03- Thư ký kinh doanh

B. NHIỆM VỤ 1. Thực hiện công việc hành chính, văn thư lưu trữ trong bộ phận. 1.1. Tiếp nhận các công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng ban trình GĐ kinh doanh phê duyệt. 1.2. Chuyền đạt các thông tin chỉ đạo từ GĐ kinh doanh đến các thành viên trong bộ phận. 1.3. Sắp xếp lịch họp, thời gian họp của GĐ kinh doanh với các thành viên trong bộ phận 1.4. Thu thập các báo cáo từ các nhóm, cá nhân trong bộ phận trình GĐ kinh doanh phê duyệt....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
03- Thư ký kinh doanh MÔ TẢ CÔNG VIỆC Mã tài liệu;KD-MTCV-03 Ngày ban hành: 01/03/2011 THƯ KÝ KINH DOANH Lần sửa đổi:00 Số trang: 1/3 Vị trí: Thư ký kinh doanh Khối: Kinh Doanh Báo cáocho: Giám Đốc kinh daonh Quản lý: kinh doanh Người mô tả: Giám Đốc kinh doanh Người phê duyệt: Tổng Giám Đốc A. CHỨC NĂNG 1. Hành chính, văn thư lưu trữ. 2. Tham mưu. B. NHIỆM VỤ 1. Thực hiện công việc hành chính, văn thư lưu trữ trong bộ phận. Tiếp nhận các công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng ban trình GĐ kinh doanh phê duyệt. 1.1. Chuyền đạt các thông tin chỉ đạo từ GĐ kinh doanh đến các thành viên trong bộ phận. 1.2. Sắp xếp lịch họp, thời gian họp của GĐ kinh doanh với các thành viên trong bộ phận 1.3. Thu thập các báo cáo từ các nhóm, cá nhân trong bộ phận trình GĐ kinh doanh phê 1.4. duyệt. Tiếp nhận các hợp đồng, các hồ sơ giấy tờ từ các thành viên, nhóm kinh doanh bán 1.5. hàng ra soát các nội dung trước khi trình GĐ kinh doanh phê duyệt và phân phối cho những người liên quan sau khi đã được phê duyệt. Trực tiếp theo dõi tổng hợp các đơn giá các sản phẩm dịch vụ của Công ty chuyển cho 1.6. các nhóm kinh doanh bán hàng. Soạn thảo các công văn giấy tờ theo yêu cầu của GĐ kinh doanh. 1.7. Thực hiện các công việc photo, fax các công văn giấy tờ. 1.8. Lưu trữ các công văn giấy tờ theo quy định văn thư lưu trữ của công ty. 1.9. 2. Tham mưu: 2.1. Tham mưu cho Giám Đốc kinh doanh về việc quản lý công việc của phòng kinh doanh. Tham mưu cho GĐ kinh doanh về thị trường giá cả các mặt hàng, vật tư liên quan đến 2.2. hàng hoá, dịch vụ của công ty theo định kỳ tháng, quý, năm. 3. Chấp hành sự điều động của Công ty, thực hiện các công việc khác do Giám Đốc kinh doanh giao phó. C. QUYỀN HẠN: 1. Được quyền yêu cầu, nhắc nhở các nhóm, cá nhân thực hiện các yêu cầu, kế hoạch mà GĐ kinh doanh đã chiển khai. 2. Từ chối làm các công việc không phục vụ cho công việc công ty hoặc trái với đạo đức, thuần phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác. D. TRÁCH NHIỆM 1. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc kinh doanh về tất cả các công việc được giao. E. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC 1. Lịch làm việc, lịch họp được sắp xếp phù hợp không sai sót. % đạt được so với quy định( Theo KPI) 2. Lưu trữ công văn giấy tờ kho học không để thất lạc, mất % đạt được so với quy định( Theo KPI) mát tài liệu. 3. Tiếp nhận, chuyền đạt các thông tin chỉ thị kịp thời, bảo mật % đạt được so với quy thông tin không được phép tiết lộ thông tin khi chưa được sự định( Theo KPI) đồng ý của GĐ kinh doanh Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ ban hành và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặ c sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. MÔ TẢ CÔNG VIỆC Mã tài liệu;KD-MTCV-03 Ngày ban hành: 01/03/2011 THƯ KÝ KINH DOANH Lần sửa đổi:00 Số trang: 2/3 4. Soạn thảo, thẩm định các công văn giấy tờ kịp thời đúng thể % đạt được so với quy thức không nhầm lẫn. định( Theo KPI) 5. Chấp hành các nội quy quy định của Công ty đề ra Số lần vi phạm nội quy, quy chế( Theo KPI) F. DANH MỤC PHẢI BÁO CÁO HỜI GIAN BÁO CÁO 1. Báo cáo các công việc đã làm được, chưa làm được cho Theo từng ngày GĐKD. 2. Báo cáo lịch làm việc, lịch họp của GĐKD Báo trước 1 ngày và trước thời gian họp, làm việc 1 giờ. Hàng tháng, quý, năm gởi cho 3. Bảng đánh giá KPI của bản thân GĐ bán hàng duyệt G. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH Trình độ học vấn Cao Đẳng 1 Trình độ ngoại ngữ Anh văn nghe, nói, đọc, viết lưu loát 2 Trình độ tin học 3 Word; Excel; Email; Internet Kiến thức 4 Hành chính văn phòng Kỹ năng Kỹ năn giao tiếp, 5 Số năm kinh nghiệm 1 năm trở lên 6 ...