10 cách kiểm soát được tài chính công ty

Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 cách kiểm soát được tài chính công ty 10 cách kiểm soát được tàichính công tySự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổbiến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏcó xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có cácqui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dướiđây sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếuđạo đức nghề nghiệp.1. Phân công công việc cho những ngườiKhông giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịchtài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ làngười ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổtheo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏtrách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khókhăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để che dấuhành động biển thủ của họ.2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàngKhông giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hộinào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc làm đãsai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoàiphải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngânhàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra nhữngtấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhậntiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc.3. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong cáctrường hợp:* Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc nhữngngười mà bạn không quen biết* Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạncho phép đối với tiền mặt* Các chữ ký trông giả mạo* Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự* Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi ngườitrong công ty của bạn* Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trongsổ đăng ký của bạn4. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạnKhông nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữchúng trong ngăn tủ có khoá và bạn là người duy nhất sở hữu nó.Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các sốséc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất.Bạn hãy lập quy trình séc mất hiệu lực để bạn có thể xác nhậntất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấmséc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phảicó hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ kýséc khống.5. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lươngLàm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạnphải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúngđược phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tênnào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãyđếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xácminh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra.Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toángốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ kýcủa bạn.Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ởngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoảnđó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trảlương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàngtháng.6. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiềnBạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểmtra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cảcác tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắcviệc mua con dấu chỉ để ký quỹ và đóng chúng lên các tấm sécđến - điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việchọ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toánchậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của kháchhàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công tybạn.7. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơiMột nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để che dấuhành vi biển thủ. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khiphát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành - vì họ khôngbao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những ngườiăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trongcông sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ.Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kếtoán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉkhoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳđóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này đểnhờ một nhân viên khác kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ranhững điều bất hợp lý.8. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyênBạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách củabạn ít nhất là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻbiển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăncắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; vàbạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian t ...