10 cách tránh lãng phí tiền cho doanh nghiệp IT

Trong bối cảnh kinh tế suy giảm, doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhiều khoản chi trong đó có công nghệ thông tin, nhưng thực tế cho thấy điều đó không hẳn là chính sách hợp lý. Việc cắt giảm phải được tính toán hợp lý, sao cho vừa đảm bảo hiệu quả, tránh lãng phí, đồng thời vẫn giúp doanh nghiệp hoạt động thông suốt. Dưới đây là 10 cách giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những khoản chi CNTT không cần thiết trong thời buổi hiện nay:1. Sử dụng nguồn điện hợp lýHóa đơn tiền điện...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 cách tránh lãng phí tiền cho doanh nghiệp IT 10 cách tránh lãng phí tiền cho doanh nghiệp ITTrong bối cảnh kinh tế suy giảm, doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhiều khoảnchi trong đó có công nghệ thông tin, nhưng thực tế cho thấy điều đó không hẳn làchính sách hợp lý. Việc cắt giảm phải được tính toán hợp lý, sao cho vừa đảm bảohiệu quả, tránh lãng phí, đồng thời vẫn giúp doanh nghiệp hoạt động thông suốt.Dưới đây là 10 cách giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những khoản chiCNTT không cần thiết trong thời buổi hiện nay:1. Sử dụng nguồn điện hợp lýHóa đơn tiền điện vẫn là một khoản chi phí lớn cho hầu hết các doanh nghiệp.Chính vì thế, chính sách sử dụng điện hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệmđược một khoản tiền không hề nhỏ. Đối với các máy chủ hoạt động thường xuyênthì khó có thể giảm thiểu được từ nguồn này. Tuy nhiên, khi không truy cập từ xahoặc cần dùng trực tiếp thì có thể thiết lập chế độ “screensaver” để tắt màn hìnhkhi không dùng đến.Theo cơ quan bảo vệ môi trường Mỹ (EPA), chúng ta sẽ tiết kiệm được từ 25 - 75USD/máy tính/năm nếu máy có sử dụng chế độ hibernation (không hoạt động) haystandby. Ngoài ra, việc tắt các đèn điện thắp sáng tại các phòng làm việc và phòngđặt máy chủ khi không có người làm việc cũng tránh lãng phí cho doanh nghiệpmột khoản tiền không nhỏ.2. Không nên chi phí quá nhiều cho công nghệ di độngCác thiết bị và điện thoại di động là những thứ cần thiết cho các chuyên gia IT.Tuy nhiên, những khoản chi và trang thiết bị được cung cấp bởi công ty có thể tốnkém hơn mức cần thiết. Trong khi đó, theo một cuộc điều tra gần đây, cứ 4 nhânviên thì mới có một người sử dụng hết 75% hóa đơn mà công ty thanh toán. Vànhư vậy hiệu suất sử dụng vẫn chưa thực sự hiệu quả trong khi chi phí đầu tư banđầu quá lớn.3. Cho phép nhân viên làm việc tại nhàNhiều cơ quan không cho phép nhân viên làm việc ở nhà với lý do không quản lývà điều hành được công việc của họ một cách trực tiếp. Hơn nữa, việc truy cập từxa của nhân viên vào hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp để làm việc rất dễ mất antoàn thông tin và gây ra nhiều nguy cơ bảo mật khiến các nhà quản lý e sợ. Tuynhiên, các công nghệ hiện đại như NAP/NAC và DirectAccess sẽ giúp người dùngtruy cập từ xa tới mạng LAN của công ty luôn được an toàn.Việc cho phép nhân viên làm việc ở nhà sẽ tiết kiệm được không gian làm việctrên cơ quan/nhà xe và chi phí điều hòa,... Đối với nhân viên, họ sẽ tiết kiệm đượcviệc mua sắm quần áo, ăn trưa và phương tiện đi lại. Vì vậy, họ sẽ yêu thích côngviệc hơn. Họ có thể làm thêm ngoài giờ để tăng sản lượng công việc và mang lạilợi nhuận cho công ty, đặc biệt là các công việc liên quan đến CNTT như các nhàphát triển và thiết kế web.4. Tham khảo ý kiến nhân viênNhiều nhân viên có thể đóng góp ý kiến phát triển cho nhà quản lý nhưng thườngbị bỏ ngoài tai. Và rồi họ lại đi thuê một nhà cố vấn và đổ rất nhiều tiền đầu tư chocuộc nghiên cứu để tìm ra những hướng phát triển cho công ty với một kết quảgiống như những ý kiến nhân viên đóng góp mà không phải mất một xu. Vì vậy,doanh nghiệp cần xem xét tới những ý kiến góp ý của nhân viên, những ngườiluôn gắn bó sát sườn với công ty, và cân nhắc lúc nào thì cần tới cố vấn.5. Tuyển thêm nhân viên hay thuê theo thời vụKhi khối lượng công việc của công ty phát sinh quá lớn như tổ chức sự kiện, đấuthầu, triển khai dự án lắp đặt trang thiết bị,... nhà quản lý cần cân nhắc giữa tuyểnthêm nhân viên hoặc thuê thêm lao động thời vụ. Điều này còn phải tùy thuộc vàotính chất công việc. Nếu công việc không cần chuyên môn cao và lâu dài thì doanhnghiệp chỉ cần thuê nhân viên theo thời vụ. Vì như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệmđược chi phí đóng bảo hiểm, trả tiền cho những ngày nghỉ lễ, ốm đau của nhânviên,...6. Tránh nâng cấp phần cứng và phần mềm không cần thiếtCó nhiều lý do để doanh nghiệp nâng cấp phần cứng và phần mềm, chẳng hạn đểcung cấp nhiều tính năng cho nhân viên làm việc dễ dàng và nhanh hơn; hoặc khimáy móc không thể chạy các chương trình buộc doanh nghiệp phải mua máy tínhmới.Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cho phép nâng cấp và thay mới hệ thống cũ mộtcách vô tội vạ, các phần mềm liên tục được nâng cấp hàng tháng. Điều này sẽkhiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc một cách không cầnthiết. Vậy nên doanh nghiệp cần phải biết đầu tư hợp lý mới có thể mang lại hiệuquả sản xuất kinh doanh chứ không phải kiểu thích chơi trội.7. Không sử dụng hệ thống quá cũTrái với việc đầu tư vô tội vạ thì doanh nghiệp cũng không nên quá tiếc tiền thaymới khi hệ thống quá cũ, quá ọp ẹp và hoạt động không còn hiệu quả. Trongtrường hợp máy tính liên lục bị hỏng và thường xuyên gọi thợ sửa thì việc thaymới là cần thiết. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí sửa chữa, tránh nguy cơ mấtan toàn thông tin và giúp cho nhân viên làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.Hơn nữa, việc tiết kiệm không nâng cấp các bản vá cho phần mềm ...