10 công cụ của Microsoft Word

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến hàng đầu hiện nay. Nó có mặt ở khắp mọi nơi, từ văn phòng, các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phi đã trải qua một khóa huấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽ chỉ biết và sử dụng một lượng rất nhỏ khả năng của nó. Điều này thực sự đáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những tính năng tuyệt vời của trình soạn thảo văn bản này....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 công cụ của Microsoft Word10 công cụ hay của Microsoft WordQuanTriMang - Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổbiến hàng đầu hiện nay. Nó có mặt ở khắp mọi nơi, từ văn phòng,các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phi đã trải qua một khóahuấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽ chỉ biết vàsử dụng một lượng rất nhỏ khả năng của nó. Điều này thực sựđáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những tính năng tuyệt vời của trìnhsoạn thảo văn bản này.Hầu hết mọi người chỉ sử dụng trung bình khoảng 10% tính năng củaWordNgười ta tin rằng hầu hết mọi người chỉ thường sử dụng khoảng 10%số tính năng của Microsoft Word. Một trong số những lý do là cónhiều tính năng hay lại bị “chôn vùi” qua rất nhiều menu và thanhcông cụ. Ngay cả khi bạn khám phá ra tính năng ẩn nào đó, cũng khóđể sử dụng nó thường xuyên. Tuy nhiên, bài viết này sẽ giúp giảiquyết vấn đề.Chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn đọc 10 công cụ trong Word2003, 2007 và 2010 mà mọi người có thể “hưởng lợi”. Một số sẽ giúptạo dữ liệu có giao diện trông đẹp hơn trong khi số khác lại giúp tiếtkiệm thời gian và công sức khi thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại.Khi được trang bị kiến thức này, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn mỗi khisử dụng phần mềm và có nhiều thời gian để tạo dữ liệu tuyệt vời.1. Tiết kiệm thời gian với templateTemplate là loại dữ liệu đặc biệt có thể lưu thông tin cấu trúc và địnhdạng đối với những dữ liệu hay dùng, ví như thư và phong bao. Bêncạnh đó, Word còn cung cấp cho người dùng rất nhiều lựa chọn vềtemplate.Để sử dụng tính năng này trong Word 2003, kích File → New và kíchvào đường link “On my computer” ở bảng bên tay phải. Chọn mộtthẻ, chọn template và kích Create New và nhớ tích vào lựachọn Document radio.Trong Word 2007, kích vào nút Office → New và chọn InstalledTemplates từ danh sách. Trong Word 2010, kích File → New →Sample Templates. Chọn một template và kích vào nút Create.Một số template có chứa hướng dẫn, nhưng nó thường đơn giản giảngiống như thay thế văn bản, sau đó giống như lưu dữ liệu như bìnhthường. Để lưu bất kì dữ liệu nào thành template, nhấn F12 vàchọn Word Templatetừ menu drop-down File type.2. Hiển thị cùng lúc 2 phần của một dữ liệuKhi làm việc với những dữ liệu dài, sẽ rất khó khăn và bất tiện khiphải cuộn lên cuộn xuống giữa những mục khác nhau. Word có mộttính năng mà ít người biết đến, có thể chia một bản dữ liệu thành 2cửa sổ riêng biệt để người dùng xem cùng lúc 2 phần.Trong Word 2003, kích vào Window → Split. Trong Word2007/2010, kích View → Split. Chuyển con trỏ chuột vào nơi muốnchia rồi kích trái chuột. Từng phần của văn bản đều có thể cuộn vàphóng to/thu nhỏ độc lập với nhau.Để thay đổi vị trí chia, kích vào dòng chia cách giữa 2 bản và kéo nósang vị trí mới. Để gỡ bỏ chia, người dùng có thể kéo thanh chia cắtxuống phia cuối của cửa sổ hoặc lặp lại các hành động đã thực hiệnvới menu bên trên rồi chọn Remove Split.3. Tạo thư cho nhiều người nhậnGửi một dữ liệu cho nhiều người nhận trở nên dễ dàng hơn nhiều vớiwizard Mail Merge trong Word. Trong Word 2003, kích Tools →Letters and Mailings → Mail Merge. Trong Word 2007/2010, kíchvào thẻ Mailingsrồi kích vào nút Start Mail Merge. Chọn Step byStep Mail Merge Wizard để khởi động wizard.Ở tất cả các trường hợp, bảng wizard sẽ xuất hiện ở bên phải dữ liệu.Bạn có thể dừng nó bằng cách kích vào nút X ở góc bên phải củabảng. Word có thể sử dụng sổ địa chỉ của Outlook. Mail merge cũngcó khả năng tạo email, phong bao và các nhãn. Hoặc, đơn giản hơn làchỉ tạo danh sách các địa chỉ để in ra (wizard sẽ gọi chúng là một sổđịa chỉ).4. So sánh 2 dữ liệu song songWord có một tính năng rất thông minh để người dùng so sánh các dữliệu bằng cách đặt chúng cạnh nhau ngay trên màn hình. Trong Word2003, mở dữ liệu, kích vào Window và chọn Compare Side bySide với dữ liệu còn lại. Nếu có hơn 2 dữ liệu đang mở, một hộp thoạisẽ xuất hiện để hỏi người dùng muốn so sánh với dữ liệu nào.2 dữ liệu cần so sánh sẽ mở rộng ra để mỗi dữ liệu chiếm một nửamàn hình. Khi người dùng cuộn chuột xuống ở dữ liệu này, bên dữliệu kia cũng sẽ có tác động tương tự. (kích vào icon ở góc cuối cùngbên trái trong thanh công cụ Compare Side by Side để disable nó).Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side. Sẽ khôngcó thanh công cụ nào khác xuất hiện nhưng bạn có thể tắt khả năngcuộn song song bằng cách kích vào View → Synchronous Scrolling.Để tắt tính năng hiển thị dữ liệu song song nhau, trong Word 2003,kích Windows → Close Side by Side. Trong Word 2007/2010,kích View → View Side by Side.5. Dịch dữ liệu và sử dụng các công cụ khácBảng Research của Word giúp người dùng có thể truy cập liên tục vàotừ điển, từ đồng nghĩa, dịch và thậm chí là tìm kiếm trực tuyến. Đểmở bảng Research, di chuyển chuột vào bất kì từ nào (hoặc highlightmột cụm từ) giữ phím Alt và kích trái chuột. Một bảng sẽ được mở ởbên phải d ...