10 công cụ hay và hữu ích của Microsoft Word 2010

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến hàng đầu hiện nay. Nó có mặt ở khắp mọi nơi, từ văn phòng, các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phi đã trải qua một khóa huấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽ chỉ biết và sử dụng một lượng rất nhỏ khả năng của nó. Điều này thực sự đáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những tính năng tuyệt vời của trình soạn thảo văn bản này....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 công cụ hay và hữu ích của Microsoft Word 2010 10 công cụ hay và hữu ích của Microsoft Word 2010Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến hàng đầu hiện nay. Nó cómặt ở khắp mọi nơi, từ văn phòng, các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phiđã trải qua một khóa huấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽchỉ biết và sử dụng một lượng rất nhỏ khả năng của nó. Điều này thực sựđáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những tính năng tuyệt vời của trình soạn thảovăn bản này. Hầu hết mọi người chỉ sử dụng trung bình khoảng 10% tính năng của WordNgười ta tin rằng hầu hết mọi người chỉ thường sử dụng khoảng 10% số tính năngcủa Microsoft Word. Một trong số những lý do là có nhiều tính năng hay lại bị“chôn vùi” qua rất nhiều menu và thanh công cụ. Ngay cả khi bạn khám phá ra tínhnăng ẩn nào đó, cũng khó để sử dụng nó thường xuyên. Tuy nhiên, bài viết này sẽgiúp giải quyết vấn đề.Chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn đọc 10 công cụ trong Word 2003, 2007 và 2010 màmọi người có thể “hưởng lợi”. Một số sẽ giúp tạo dữ liệu có giao diện trông đẹphơn trong khi số khác lại giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện nhữngtác vụ lặp đi lặp lại.Khi được trang bị kiến thức này, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn mỗi khi sử dụng phầnmềm và có nhiều thời gian để tạo dữ liệu tuyệt vời.1. Tiết kiệm thời gian với templateTemplate là loại dữ liệu đặc biệt có thể lưu thông tin cấu trúc và định dạng đối vớinhững dữ liệu hay dùng, ví như thư và phong bao. Bên cạnh đó, Word còn cungcấp cho người dùng rất nhiều lựa chọn về template.Để sử dụng tính năng này trong Word 2003, kích File → New và kích vào đườnglink “On my computer” ở bảng bên tay phải. Chọn một thẻ, chọn template vàkích Create New và nhớ tích vào lựa chọn Document radio.Trong Word 2007, kích vào nút Office → New và chọn Installed Templates từdanh sách. Trong Word 2010, kích File → New → Sample Templates. Chọn mộttemplate và kích vào nút Create.Một số template có chứa hướng dẫn, nhưng nó thường đơn giản giản giống nhưthay thế văn bản, sau đó giống như lưu dữ liệu như bình thường. Để lưu bất kì dữliệu nào thành template, nhấn F12 và chọn Word Template từ menu drop-downFile type.2. Hiển thị cùng lúc 2 phần của một dữ liệuKhi làm việc với những dữ liệu dài, sẽ rất khó khăn và bất tiện khi phải cuộn lêncuộn xuống giữa những mục khác nhau. Word có một tính năng mà ít người biếtđến, có thể chia một bản dữ liệu thành 2 cửa sổ riêng biệt để người dùng xem cùnglúc 2 phần.Trong Word 2003, kích vào Window → Split. Trong Word 2007/2010, kích View→ Split. Chuyển con trỏ chuột vào nơi muốn chia rồi kích trái chuột. Từng phầncủa văn bản đều có thể cuộn và phóng to/thu nhỏ độc lập với nhau.Để thay đổi vị trí chia, kích vào dòng chia cách giữa 2 bản và kéo nó sang vị trímới. Để gỡ bỏ chia, người dùng có thể kéo thanh chia cắt xuống phia cuối của cửasổ hoặc lặp lại các hành động đã thực hiện với menu bên trên rồi chọn RemoveSplit.3. Tạo thư cho nhiều người nhậnGửi một dữ liệu cho nhiều người nhận trở nên dễ dàng hơn nhiều với wizard MailMerge trong Word. Trong Word 2003, kích Tools → Letters and Mailings →Mail Merge. Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ Mailings rồi kích vào nút StartMail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard để khởi động wizard.Ở tất cả các trường hợp, bảng wizard sẽ xuất hiện ở bên phải dữ liệu. Bạn có thểdừng nó bằng cách kích vào nút X ở góc bên phải của bảng. Word có thể sử dụngsổ địa chỉ của Outlook. Mail merge cũng có khả năng tạo email, phong bao và cácnhãn. Hoặc, đơn giản hơn là chỉ tạo danh sách các địa chỉ để in ra (wizard sẽ gọichúng là một sổ địa chỉ).4. So sánh 2 dữ liệu song songWord có một tính năng rất thông minh để người dùng so sánh các dữ liệu bằngcách đặt chúng cạnh nhau ngay trên màn hình. Trong Word 2003, mở dữ liệu, kíchvào Window và chọn Compare Side by Side với dữ liệu còn lại. Nếu có hơn 2 dữliệu đang mở, một hộp thoại sẽ xuất hiện để hỏi người dùng muốn so sánh với dữliệu nào.2 dữ liệu cần so sánh sẽ mở rộng ra để mỗi dữ liệu chiếm một nửa màn hình. Khingười dùng cuộn chuột xuống ở dữ liệu này, bên dữ liệu kia cũng sẽ có tác độngtương tự. (kích vào icon ở góc cuối cùng bên trái trong thanh công c ụ CompareSide by Side để disable nó).Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side. Sẽ không có thanh côngcụ nào khác xuất hiện nhưng bạn có thể tắt khả năng cuộn song song bằng cáchkích vào View → Synchronous Scrolling.Để tắt tính năng hiển thị dữ liệu song song nhau, trong Word 2003, kích Windows→ Close Side by Side. Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side.5. Dịch dữ liệu và sử dụng các công cụ khácBảng Research của Word giúp người dùng có thể truy cập liên tục vào từ điển, từđồng nghĩa, dịch và thậm chí là tìm kiếm trực tuyến. Để mở bảng Research, dichuyển chuột vào bất kì từ nào (hoặc highlight một cụm từ) giữ phím Alt và kíchtrái chuột. Một bảng sẽ được mở ở bên phải dữ liệu, hiển thị kết quả tìm ...