10 mẹo sử dụng IM trong doanh nghiệp

10 mẹo sử dụng IM trong doanh nghiệpQuang cảnh tại một hãng quảng cáo lớn, nơi có hàng tá chuyên gia đang ngồi im lặng trước màn hình máy tính gần nhau, một phòng làm việc không có các bức tường và nhiều sự phân chia. Đôi khi chỉ cần có một tiếng cười cũng có thể phá tan bầu không khí tĩnh lặng. Nhưng, không ai nói. Họ chỉ truyền thông với nhau thông qua tin nhắn tức thời (IM).“Khi tôi đến thăm công ty này, tôi nhận thấy điều này (không có ai nói chuyện). Dường như đó...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 mẹo sử dụng IM trong doanh nghiệp 10 mẹo sử dụng IM trong doanh nghiệpQuang cảnh tại một hãng quảng cáo lớn, nơi có hàng tá chuyên gia đangngồi im lặng trước màn hình máy tính gần nhau, một phòng làm việckhông có các bức tường và nhiều sự phân chia. Đôi khi chỉ cần có mộttiếng cười cũng có thể phá tan bầu không khí tĩnh lặng. Nhưng, khôngai nói. Họ chỉ truyền thông với nhau thông qua tin nhắn tức thời (IM).“Khi tôi đến thăm công ty này, tôi nhận thấy điều này (không có ai nóichuyện). Dường như đó là một chuyện kỳ quặc với người bên ngoài, nhưngđiều này hiện nay đang là văn hóa trong công ty của họ,” Helen Chan, nhàphân tích cho Yankee Group, ông có nhiều bạn bè đang làm viêc tại hãngnày. Một kỹ thuật ban đầu được thiết kế cho việc trò chuyện cá nhân giữa người này với người kia trong một địa điểm làmviệc. Nhiều người đang chọn truyền thông IM bằng văn bản hơn là các cuộcgọi thực hiện qua điện thoại hay email. Họ thích tính hiệu quả và khả năngtức thì của nó đối với truyền thông thời gian thực từ các đối tác, nguồn cungcấp và đồng nghiệp đang làm việc từ xa.IM về bản chất là một phiên bản văn bản hóa cuộc trò chuyện. Tại các doanhnghiệp lớn và nhỏ, ngày càng có nhiều người sử dụng kiểu truyền thông này.Nhiều trường hợp nó được sử dụng để hỗ trợ cho các vấn đề email và một sốtrường hợp khẩn cấp khác – dẫn chứng là sau sự kiện tấn công khủng bố 11tháng 9.Tờ tạp chí Nhật ký phố Wall thông báo rằng hiện nay có hơn 100 triệu ngườiđã gửi các tin nhắn tức thời. Trong báo cáo “IM: The Sleeping Giant”, mộtcố vấn về kỹ thuật của Gartner Group đã dự báo rằng từ năm 2005 IM sẽđược sử dụng trội hơn cả email và trở thành một trong những công cụ truyềnthông online chủ yếu.Điều đó cho thấy rằng, IM có rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp đanglàm việc theo nhóm hoặc trong dự án hơn là trong những người dùng lẻ, cácchuyên gia độc lập và các thành viên khác. Điều đó cũng cho thấy rằng IMnâng cao khả năng cộng tác, nhưng tuy nhiên bản thân nó không mở thêmđược các hội viên mới. Mặc dù vậy, gạt sang một bên các vấn đề nó manglại về thời gian và sự tiết kiệm của chi phí, IM vẫn có các rủi ro và các vấnđề không an toàn khi sử dụng.Nếu bạn là một doanh nhân hoặc một người dùng Instant Message, hoặc cảhai thì đây là 10 mẹo nhỏ mách bạn cái gì nên và không nên:1. Sử dụng một chính sách người dùng đối với Instant Message. Nếu làchủ doanh nghiệp, các nhân viên của bạn phải biết xem bạn có coi InstantMessage như một phương tiện truyền thông thích hợp với khách hàng hoặccác đối tác làm ăn hay không. Bất kỳ chính sách nào cũng phải có nguyêntắc sử dụng chung của nó. Bạn có thể nghĩ rằng nó không quan trọng – trừkhi bạn biết câu truyện về một giám đốc, người đã gây ra một vụ tai tiếnglớn bởi sử dụng Instant Message để phát tán các tin đồn sai sự thật về côngty phần mềm. (Những từ ngữ trong đó là, cổ phần của công ty phần mềm bịxuống giá và vị giám đốc này cùng công ty của ông ta gặp ngay phải một sốvấn đề).2. Không sử dụng Instant Message để truyền thông những thông tinnhạy cảm và quan trọng. Hãy học lấy bài học từ ví dụ ở trên. Nếu công tycủa bạn là một doanh nghiệp cung cấp các thông tin về chứng khoán, tàichính, y tế và luật thì hoàn toàn không nên sử dụng Instant Message ở đây.Instant Message sẽ được sử dụng phù hợp hơn để thông tin nhanh về cáctrạng thái của dự án nào đó, các lần hội thảo hoặc chỗ ở của một ai đó.3. Thiết lập danh sách liên lạc để phân chia rành mạch giữa liên lạckinh doanh với liên lạc gia đình và bạn bè. Bảo đảm rằng các nhân viêncủa bạn cũng thực hiện tương tự như vậy. Ngoại trừ khả năng xảy ra liên lạcxã hội có thể lẫn trong doanh nghiệp như đối tác hoặc khách hàng.4. Không cho phép việc nhắn tin cá nhân quá mức trong công việc. Thựchiện các cuộc điện thoại cá nhân khi làm việc, gửi email cá nhân và chophép các nhân viên của bạn thực hiện tương tự như vậy. Khuyến khích việctrao đổi bằng IM cá nhân được thực hiện trong những lúc nghỉ giải lao hoặcgiờ ăn trưa – hoặc trò chuyện để tạo khách hàng mới hoặc thu thập được cácvấn đề có lợi cho doanh nghiệp.5. Hãy nhớ rằng Instant Message có thể lưu trữ được. Bạn có thể nghĩIM là tuyệt vời vì có thể giảm được sự nguy hiểm vì các thư tín sẽ bị xóasạch khi đã chấm dứt cuột trò chuyện. Những gì bạn không nhận thấy đó làbạn có thể copy và paste toàn bộ IM của bạn đến một file notepad hoặcword. Một số dịch vụ Instant Message cho phép bạn lưu trữ toàn bộ các tinnhắn. Hãy cẩn thận với những gì bạn nói, giống như những gì bạn đã thựchiện với email.6. Không làm tổn hại đến trách nhiệm pháp lý của công ty của bạn,hoặc danh tiếng của chính bản thân bạn. Các phiên tòa có thể vẫn thuthập được các Instant Message đứng dưới dạng phỉ báng, lăng mạ và nhữnglý do pháp lý khác. Các tuyên bố mà bạn đã tạo về người khác, công ty củabạn hoặc các công ty khác có thể không đưa bạn ra tòa, nhưng nó có thể làmhỏng danh ...