10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo

Các công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập những nhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được những nhân viên tốt nhất cho dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo 10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảoCác công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập nhữngnhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau về mặtđịa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được nhữngnhân viên tốt nhất cho dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt động mộtcách có hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng.Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông tin liên lạctrở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Về mặt kỹ thuật, việc phối hợp với những ngườiđồng sự ở xa hoặc tổ chức những buổi họp với nhiều người ở rải rác khắp nơi trênthế giới không còn là một thách thức nữa.Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều rào cản khiến cho hoạt động của các nhómnày không đạt được hiệu quả cao như các công ty mong đợi. Múi giờ khác nhaukhiến cho việc trao đổi nhanh những thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn, và sựkhác biệt về văn hóa có thể gây nên những sự hiểu lầm, đôi khi là nghiêm trọng,giữa các thành viên trong nhóm. Người ta nhận thấy ở những nhóm mà các thànhviên không gặp mặt nhau trực tiếp thì khó có thể phát triển một chất xúc tác thườngthấy ở những nhóm có các thành viên thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với nhau.Chất xúc tác này là mối quan hệ giữa con người với con người, là yếu tố quantrọng tạo nên năng suất của nhóm.Một cuộc khảo sát gần đây tại một số công ty đa quốc gia về các nhóm làm việc ảocó quy mô từ bốn người đến gần 200 người cho thấy nhiều nhóm gặp phải nhữngkhó khăn từ những rào cản nói trên. Trong khi đó, các công ty ngày càng muốngiảm chi phí cho những cuộc họp trực tiếp, và nhân viên cũng không muốn dichuyển xa để dự họp thường xuyên vì như thế sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe cũngnhư cuộc sống cá nhân của họ. Vì vậy, việc tìm ra một cách nào đó giúp cho cácnhóm làm việc ảo hoạt động tốt hơn là một trong những vấn đề trọng yếu của cáccông ty.Cuộc khảo sát nghiên cứu kỹ các nhóm làm việc ảo có năng suất cao tại các côngty lớn như British Petroleum (BP), Nokia và Ogilvy & Mather. Ngoài ra, mộtnhóm nghiên cứu của Trường Kinh doanh Luân Đôn cũng tiến hành thăm dò hơn1.500 thành viên của 55 nhóm làm việc ảo tại 15 công ty đa quốc gia ở Mỹ và châuÂu.Dựa trên những kết quả có được, nhóm khảo sát đã đưa ra mười quy tắc vàng giúpcho các nhóm làm việc ảo nâng cao năng suất.1. Đầu tư vào một nguồn trực tuyến để các thành viên trong nhóm cóthể nhanh chóng tìm hiểu về nhauVì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong những tháchthức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ dàng, cũng như khóbiết rõ công việc của từng người trong một dự án. Những công cụ trực tuyến có thểgiúp giải quyết vấn đề này. Những công cụ này hoạt động giống như các trang webmạng xã hội giúp các học sinh, sinh viên biết về các thành viên khác trong cộngđồng của họ. Cuộc khảo sát cho thấy công cụ đó thường không được dùng phổbiến trong các nhóm làm việc ảo dù chúng rất hữu dụng trong việc thông tin liênlạc giữa họ với nhau.David Ogilvy, người sáng lập công ty quảng cáo Ogilvy & Mather có trụ sở ở NewYork, Mỹ, đã rất chú trọng đến việc chia sẻ kiến thức trong công ty. Cách nay hơnmột thập niên, ông ta đã xây dựng một mạng nội bộ gọi là Truffles, lấy tên một loạinấm đắt tiền. Là người sành ăn, Ogilvy đánh giá cao hương vị của loại nấm này, vàông tin rằng mọi người phải “săn lùng” kiến thức với tất cả năng lực và sự nhiệttình giống như con heo miệt mài ủi đất để tìm loại nấm này trong rừng.Truffles cho phép mọi nhân viên truy cập vào những dự án dùng chung và cơ sở dữliệu tri thức của công ty. Nó tạo ra một diễn đàn cho hàng trăm cộng đồng trongcông ty với những mối quan tâm khác nhau, ở đó họ có thể chia sẻ những ý tưởng,tâm tư và nguyện vọng. Truffles cũng có một thư mục liệt kê chi tiết các thông tinvề tất cả các nhân viên của công ty. Thư mục này được cập nhật thường xuyên,mỗi nhân viên có thể đưa vào đó những lĩnh vực công việc mà họ ưa thích.Những hệ thống như thế giúp cho các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóngquen biết nhau. Ví dụ, khi một khách hàng lớn của Ogilvy & Mather muốn tung ramột chiến dịch quảng cáo cùng một lúc tại tất cả những thị trường của họ trên thếgiới, một nhóm làm việc ảo có thể bắt đầu làm việc với nhau một cách có hiệu quảchỉ trong vài ngày.2. Chọn một vài thành viên đã quen biết để thành lập nhómCác nhóm làm việc ảo sẽ có nhiều khả năng sáng tạo và nâng cao năng suất hơnnếu có một số thành viên đã từng quen biết nhau. Những mối quan hệ này đóng vaitrò rất quan trọng trong việc xây dựng nhanh chóng những mối liên lạc trong cảnhóm.Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý : nếu đa số thành viên trong nhóm đều đã quenbiết nhau thì hoạt động của nhóm có thể trở nên tẻ nhạt. Người ta nhận thấy nhữnghiểu biết sâu sắc của các nhóm đồng sự mới thường làm này sinh những ý tưởngcách tân3. Bảo đảm trong nhóm có tối thi ...