10 thắc mắc người dùng văn phòng thường hỏi nhất và cách giải quyết

Làmộtnhàquảntrịhệthốngkiêmhỗtrợkỹthuậtchongườidùngtrongdoanhnghiệp,hẳncólúcbạncảmthấyngánngẩmtrướcnhữngcâuhỏiđượclặpđilặplạinhiềulầnchodùđóchỉđơngiảnlàthắcmắclàmthếnàođểthựchiệnmộthàmxửlýtrongMicrosoftExcelhaylàmthếnàođểđịnhdạngmộttàiliệuWord.Nếucóthểtổnghợphầuhếtthắcmắcngườidùngthườnggặpvàtrảlờiđầyđủmộtlần,sauđó"xuấtbản"chúngtrênwebsitenộibộcủacôngtyđểmọingườicóthểthamkhảongaykhicầntrợgiúp.BàiviếtnàygiớithiệuvàithủthuậtvàlờikhuyênliênquanđếnnhữngthắcmắcmàngườidùngvănphòngthườnggặpphảitrongquátrìnhsửdụngExcel,Word.WORD...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 thắc mắc người dùng văn phòng thường hỏi nhất và cách giải quyết10thắcmắcngườidùngvănphòngthườnghỏinhấtvàcáchgiảiquyết Làmộtnhàquảntrịhệthốngkiêmhỗtrợkỹthuậtchongườidùngtrongdoanhnghiệp,hẳncó lúcbạncảmthấyngánngẩmtrướcnhữngcâuhỏiđượclặpđilặplạinhiềulầnchodùđóchỉ đơngiảnlàthắcmắclàmthếnàođểthựchiệnmộthàmxửlýtrongMicrosoftExcelhaylàmthế nàođểđịnhdạngmộttàiliệuWord.Nếucóthểtổnghợphầuhếtthắcmắcngườidùngthường gặpvàtrảlờiđầyđủmộtlần,sauđóxuấtbảnchúngtrênwebsitenộibộcủacôngtyđểmọi ngườicóthểthamkhảongaykhicầntrợgiúp. Bàiviếtnàygiớithiệuvàithủthuậtvàlờikhuyênliênquanđếnnhữngthắcmắcmàngườidùng vănphòngthườnggặpphảitrongquátrìnhsửdụngExcel,Word. WORD Cóthểkhẳngđịnh,Wordlàtiệníchxửlývănbảnthôngdụng,hữuíchvàdễsửdụng.Tuy nhiên,ngườidùngthậmchícóthểlàmnhiềuthứđểtănglựcchoWord,đặcbiệthữuíchhơn chonhucầulàmviệccộngtác. Thủthuật1:Sửdụngtrìnhđơn,chứkhôngphảibànphím,đểđịnhdạngtàiliệu LệnhParagraphcủatrìnhđơnFormatvàtrìnhđơnTablechophépbạnsửdụngtấtcảsức mạnhcủaWordđểđịnhdạngtàiliệu.Việcsửdụngphímkhoảngtrắng,phímTabvàphím Enterlàchuyệncủadĩvãng. Thủthuật2:SửdụngtínhnăngTrackChangesvàVersions TùychỉnhtínhnăngAutoCorrectvàAutoFormat Bạncóthểngănchặntìnhtrạnggiatăngcácphiênbảntậptinbằngcáchhướngdẫnngườidùngsửdụngtínhnăngdòvếtbiêntập(TrackChanges)vàxemnhiềuphiênbảncủatậptin(Versions).Cụthể,tínhnăngVersionstrongtrìnhđơnFilexuấthiệntừphiênbản2003chophépngườidùnglưuvàtruyxuấtnhiềuphiênbảntàiliệutrongduynhấtmộttậptinWord.Trongkhiđó,tínhnăngTrackChanges(Tools.TrackChanges)chophépngườidùnglàmviệccộngtáctrêncáctàiliệucủamình,hiểnthịnhữngthayđổitrongquátrìnhchỉnhsửa.Ngườidùngcóthểđồngýhayphủquyếtnhữngthayđổiđãđượcthựchiệntrêntàiliệu.Thủthuật3:LuôndùnglệnhPasteSpecialLệnhdán(Paste)nếuđượckhaithácđúngmứccóthểmanglạichongườidùngWordnhiềulợiích.Nếuđược,hãyhướngdẫnngườidùngsửdụngtínhnăngPasteSpecialthayvìPastenhưthôngthường,bằngcáchnàyngườidùngcóđượcnhiềutùychọnhơnkhimuốndánnộidungvàotàiliệu.NhiềungườidùngthườngsửdụngtùychọnUnformattedTextkhidánnộidungtừWebhaychépdanhsáchđượcđánhsốtừtàiliệuWordkhác.Thủthuật4:SửdụngmẫutạosẵnNhiềungườidùngnghĩrằnghọđangápdụngcácđịnhdạngtạosẵn(haycòngọilàtemplate)khisửdụngWord,tuynhiênthựcchấtkhôngphảithế.Ngườidùngthườngmởmộttàiliệu,thựchiệncácthayđổitrênđó,rồilưutàiliệudướimộtcáitênkhácvànghiễmnhiêngọiđólàtemplatehoàntoànsailầm.Templatecungcấpnhữngkhảnăngmàtàiliệuđượcđịnhdạngkhôngcó,nhưquảnlýcácmacro,dạngvănbản(style)vàđịnhdạng(format)củatàiliệu.Thủthuật5:TùybiếntínhnăngAutoFormatThẻAutoFormatvàAutoFormatAsYouType(trongtrìnhđơnTools.AutoCorrectOptions)lànhữngtínhnăngxuấtsắcmàbạncầnkhaithác.Tuynhiên,2thẻtrêncũngcấpvàithôngsố(thiếtlập)hếtsứcngớngẩn,điểnhìnhlàtuỳchọnInternetandnetworkpathswithhyperlinks.BạncóthểmởtrìnhđơnAutoCorrectsOptionstrongWordđểtuỳbiếnchúng.ChọntínhnăngPasteSpecialđểlinhđộngkhidánnộidungThủthuật6:TạotừđiểncóthểchiasẻNgườidùngtrongmộttổchứcthườngsửdụngcáchviết(haynóichínhxáclàcáchsửdụngtừngữvàngữpháp)tươngtựnhau,dođónếucóthểbạnhãytựtạomộtquyểntừđiểnchứanhữngtừthườngđượcsửdụngtronglĩnhvựccủamìnhmànhiềungườidùngkháccóthểquênhayviếtsai.Bạncóthểthuthậptừđiểntừngườidùngkhác,kếthợpvàchỉnhsửachúngtrựctiếptrongWordhaythôngquatrìnhđơnTools.Options,chọnthẻSpelling&General,sauđónhậpvàotêncủatừđiểntrongmụcCustomdictionary.Thủthuật7:KiểmsoátđịnhdạngNormalĐịnhdạngtạosẵnNormalcóthểtrởnênquátảivớicácstyle,AutoTextcũngnhưmacrobêntrong,vàtấtcảchúngcóthểlàmWordgãyngựa.Bạncũngsẽngạcnhiênkhibiếtrằngnhiềuthôngtinvềtổchứccủamìnhcóthểròrỉthôngquatemplatenày.Dođó,bạnhãytìmhiểukỹtínhphứctạpvàrủirocủađịnhdạngtạosẵnNormal,sauđóphổbiếnlạichocácđồngnghiệpcủamình.EXCELMicrosoftExcelđượcnhiềungườidùngsửdụngchomọithứ,từtạoramộtdanhsáchđơngiảnchođếnxửlýcáccôngthứckếtoánđầyrắcrối.Dùvậy,chúngtavẫncònkhánhiềuđiềucầnhọcđểkhaitháctiệníchbảngtínhthôngdụngnày.Thủthuật1:ThayđổihàmtínhtoánnhanhHầuhếtngườidùngđềubiếtrằngnếuchọncùnglúcnhiềuô(cell)trongmộtbảngtính,bằngcáchquansátởgócphảicủathanhtrạngthá ...