10 thủ thuật hay cho tính năng Table trong Excel

1. Tạo table theo hai cách Đầu tiên, bạn hãy làm quen với tính năng Table trong Excel thông qua các cách tạo một bảng dữ liệu từ giao diện. Bạn cần chuẩn bị bảng dữ liệu đã có sẵn các thông tin như tiêu đề của hàng, tiêu đề của cột, dữ liệu trong các ô. Sau đó, bạn lựa chọn vùng dữ liệu, bao gồm tiêu đề hàng và cột, rồi bấm vào menu Insert Table. Một hộp thoại xuất hiện nhằm giúp xác nhận lại vùng chọn, bạn đánh dấu chọn vào ô My table has...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 thủ thuật hay cho tính năng Table trong Excel 10 thủ thuật hay cho tính năng Table trong Excel1. Tạo table theo hai cáchĐầu tiên, bạn hãy làm quen với tính năng Table trong Excel thông qua cáccách tạo một bảng dữ liệu từ giao diện. Bạn cần chuẩn bị bảng dữ liệu đã cósẵn các thông tin như tiêu đề của hàng, tiêu đề của cột, dữ liệu trong các ô.Sau đó, bạn lựa chọn vùng dữ liệu, bao gồm tiêu đề hàng và cột, rồi bấm vàomenu Insert > Table. Một hộp thoại xuất hiện nhằm giúp xác nhận lại vùngchọn, bạn đánh dấu chọn vào ô My table has headers để tạo bảng bao gồmtiêu đề cột, bấm OK. Khi đó, Excel sẽ tạo ra một bảng theo định dạng mặcđịnh.Nếu muốn tự chọn định dạng của bảng, khác định dạng mặc định, th ì bạn chọnvùng dữ liệu rồi bấm vào menu Home (thay vì menu Insert như cách trên), chọnmột mẫu trong thư viện Format as Tables của mục Styles. 2. Gỡ bỏ tính năng Filter Nếu chỉ muốn sử dụng một số tính năng trong table của Excel mà khôngcần dùng đến bộ lọc hoặc sắp xếp dữ liệu (tính năng Filter), bạn h ãy ẩn các mũitên Filter bên cạnh các tiêu đề cột. Để thực hiện việc này, bạn bấm vào một ô trênbảng rồi vào menu Home, tìm mục Editing, bấm vào nút Sort & Filter và bấmFilter. Ngoài cách chuyển đổi ẩn và hiện mũi tên bằng chuột thì bạn có thể dùng tổhợp phím tắt Shift+Ctrl+L. 3. Chuyển đổi table sang dữ liệu thường Định dạng dữ liệu trong bảng là cách nhanh nhất để cập nhật dữ liệu ở cáccột thông qua tính năng Filter, nhưng nếu không muốn sử dụng các tính năng củabảng, hay chỉ đơn giản là chỉ dùng định dạng bảng cho sheet Excel, bạn có thểchuyển đổi bảng thành dạng dữ liệu thông thường. Để thực hiện, bạn bấm chọnvào ô trong bảng, bấm vào menu Table Tools > Design, bấm Convert to Rangetrong mục Tools, bấm Yes khi có thông báo Do you want to convert the table to anormal range? 4. Canh chỉnh tiêu đề cột Các mũi tên Filter hiển thị ở góc dưới bên phải của ô có thể che khuất tiêuđề cột. Nếu cần sử dụng các mũi tên này thì bạn hãy canh chỉnh nội dung sao chohợp lý bằng các tính năng trong mục Alignment của menu Home. Bạn có thể sửdụng tính năng Top Align (lên trên), Middle Align (canh giữa trên và dưới),Bottom Align (xuống dưới), Align Text Left (canh trái), Center (canh đều), AlignText Right (canh phải), Decrease Indent (giảm mức thụt lề trái), Increase Indent(tăng mức thụt lề trái). 5. Thêm hàng mới vào bảng Hàng trong tính năng Table có chút khác biệt so với hàng trong bảng tínhExcel thông thường. Để thêm một hàng mới vào cuối bảng, bạn bấm chuột vào ôbên phải dưới cùng (nếu hàng Total không hiển thị) và bấm phím Tab, tương tựnhư thao tác trong Word. Ngoài ra, bạn có thể thêm nhanh nhiều hàng vào bảngbằng cách kéo thả biểu tượng hình tam giác nhỏ ở hàng cuối của bảng. Để thêmmột hàng vào bên trong bảng, bạn bấm vào ô bên dưới của hàng cần thêm vào, rồibấm vào menu Home > Cells > Insert > Insert Table Row Above. Hàng mới đượctạo ra sẽ được tự động điều chỉnh theo đúng định dạng của bảng. Lưu ý, để hiểnthị tổng số hàng Total thì bạn vào menu Table Tools > Design, chọn Total Row ởmục Table Style Options. 6. Tính toán tổng số Nếu đã từng sử dụng hàm SUM trong Excel để tính tổng của các cột dữliệu, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy khó chịu đối với các hàng đã được ẩn, vì hàmSUM luôn tính tổng tất cả các ô trong vùng dữ liệu, cho dù người xem có nhìnthấy chúng hay không. Khi đó, kết quả thu được sẽ không chính xác khi in ra và cóthể gây ra những hậu quả không đáng có nếu sơ xuất trong quá trình kiểm tra sốliệu. Thay vì sử dụng hàm SUM thì bạn nên dùng hàm SUBTOTAL (tính tổng sốphụ) để tránh những vấn đề nêu trên. Excel sẽ tự động sử dụng hàm SUBTOTALkhi bạn kích hoạt tính năng Total Row trong bảng dữ liệu. Bạn có thể làm hiển thịhàng Total theo hướng dẫn ở mục 5 hoặc bấm chuột phải vào một ô trong bảng rồichọn Table trong menu ngữ cảnh và bấm Tables Row. Một hàng Total sẽ xuất hiệnở cuối bảng và Excel tự động sử dụng hàm SUBTOTAL để tổng hợp dữ liệu nếucột cuối cùng là giá trị số. Để tính toán tổng số ở các cột khác, bạn bấm chuột vàoô thích hợp ở hàng Total, cột dữ liệu cần tính, rồi chọn các tính năng trong menuthả xuống, như: Average - trung bình, Count - đếm số ô có giá trị, Count Numbers- đếm số ô có giá trị số, Max- giá trị lớn nhất, Min - giá trị nhỏ nhất, Sum - tínhtổng, vv... 7. Tạo biểu đồ động Một trong những lợi ích của định dạng bảng trong Excel là giúp tạo ra biểuđồ động, một dạng biểu đồ tự động điều chỉnh để phù hợp với vùng dữ liệu đã bịthay đổi số liệu. Nhờ đó, bạn không cần vất vả chỉnh sửa lại biểu đồ khi th êm giátrị mới vào bảng, thêm hàng dữ liệu vào dưới cùng hoặc thêm cột dữ liệu mới vàobên phải. Việc tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu của bảng cũng giống như tạo biểu đồtrong bảng tính Excel thông thường. Đầu tiên, bạn bấm chọn vào một ô trong bảng(có thể quét khối chọn cả bảng dữ liệu), rồi vào menu ...