106 thủ thuật với MS Office (phần 1)

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
106 thủ thuật với MS Office (phần 1) 106 thủ thuật với MS Office (phần 1)Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn đượcgiới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệuquả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Cóthể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệuquả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thácnhững khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phongcách riêng của mình.Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hếtnhững thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối vớiphiên bản Microsoft Office XP và 2003.Thủ thuật chungPhóng to hay thu nhỏNếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máytính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạnhoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản củamình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóngbằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoaylên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏlại.Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trongMS Office chính là Format Painter – có hình dángnhư chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool |Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượngcủa công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn,công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏchuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn(paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vàobiểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đósẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuộtlựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạnggiống như đoạn nguồn là xong.Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của FormatPainter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được saochép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đóchọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổsoạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổitrong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấycó thêm lựa chọn Save All và Close All còn trongExcel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.Xuống dòng không tạo chỉ mụcTrong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuốngdòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉcần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enterđể xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạnhãy ấn Alt-Enter.Các Smart TagsSmart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bảnMicrosoft Office XP – chính là những biểu tượngứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngaylập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp vớitính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các SmartTags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồichuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loạitags mà bạn muốn kích hoạt.Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trongbất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn SmartTag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dáncó hình giống như một clipboard) với những lựa chọnđịnh dạng phong phú - Match Destination Formatting(chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với địnhdạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting(giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán). Theo vnMedia