106 thủ thuật với MS Office (phần 7)

Một trang - Một biểu đồ Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
106 thủ thuật với MS Office (phần 7) 106 thủ thuật với MS Office (phần 7)Một trang - Một biểu đồThông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu cóliên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểuđồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏidữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đórồi vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trangriêng.Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắngMột tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trongExcel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạncó máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉvới 2 màu đen và trắng bằng cách vào File | Print sauđó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãychọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựachọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phầnxem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thịbằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnhđộ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cộtcủa biều đồ dễ dàng hơn.Tên tệp tin được in ra ở Footers Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002,Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫncủa tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đườngdẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệptin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Headerhay Footer bạn hãy theo cách sau đây:Vào View | Header and Footer hoặc File | Page Setup| Header/Footer, chọn Custom Header hoặc CustomFooter. Trong cửa sổ Custom Header hoặc CustomFooter bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn củatệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặtcon trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượnghình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên.Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã&[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.Xác nhận thông tin Nếu phải đối mặt với một bảng tính cónhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khixử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn cóthể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trongExcel.Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đókhông vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉnhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ taythì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phảinhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặtgiá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặtData Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng mộtcột…Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạnhãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhậnthông tin sau đó vào Data | Validation. Bạn đưa raquy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụngbạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng - cột cóứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúngthông tin bằng cách sau đây.Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mụcInput Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó.Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến cácô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướngdẫn cụ thể cho người sử dụng.Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnhbáo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mụcError Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.Tuỳ biến danh sách Nếu bạn thường xuyên phải nhậpcùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tínhkhác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trongcông ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danhsách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá côngviệc này.Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mụcCustom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn NewList trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạnnhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó,mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuốicùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danhsách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựachọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đócó trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đếngóc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyểnthành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danhsách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trịcòn lại. ...