106 thủ thuật với MS Office (phần 8)

Định nghĩa hằng số trong bảng tính Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
106 thủ thuật với MS Office (phần 8)106 thủ thuật với MS Office (phần 8)Định nghĩa hằng số trong bảng tínhSử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể địnhnghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính củabạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuếbạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cáchsau đây:Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate.Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giảsử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK.Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu=A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời giantrong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cáchđịnh nghĩa những con số thường được sử dụng trongbảng tính.Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số dobạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thờigian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quayvào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.Biểu đồ tự cập nhậtTrong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được mộtbiểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trịtham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiênbản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểuđồ thành một danh sách bằng cách vào Data | List |Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽrất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vàotrong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểuđồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.Công thức đúng hay sai?Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạnthường phải xem xét lại tính chính xác của chúngnhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi.Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại côngthức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tínhtoán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụbạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kếtquả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạnphải nhập =(7+5)*3.Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tínhtoán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứacông thức rồi vào Tools | Formula Auditing |Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.Dấu cột hay hàng?Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩnđi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cầnthiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trướcbạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vàoFormat | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Đểhiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãyvào Format | Row | Undide hay Format | Column |Unhide.Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheetcủa mình.Bảo vệ bảng tínhExcel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảngtính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảovệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổibảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mậtkhẩu “Password to open”. Hãy vào Tool | Options |Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Passwordto open” hay mật khẩu vào trường “Password tomodify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạnđã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ khôngthể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấpcho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vàoTool | Protection | Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩuvào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây làmật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảngtính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user ofthis worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sửdụng có thể thực hiện được những thao tác gì trênSheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thìkhông ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khingười đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây làtính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trênbảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay cómật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảovệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của cácuser trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiềungười sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phépngười đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mậtkhẩu.Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúpbạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từkhung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.Tính năng Tool | Protection | Protect and Shareworkbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảngtính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gìtrên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghilại và thông báo cho bạn biết. Theo VNMedia ...