150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Thu Vân và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

Nội dung cuốn sách "150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng" gồm ba phần: Phần I Tổng quan về văn phòng; Phần II Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu; Phần III Quản trị văn phòng. Cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 cuốn sách sau đây.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Thu Vân và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà Phần III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Câu hỏi 142: Thế nào là quản trị văn phòng? Trả lời: Khái niệm quản trị văn phòng liên quan đến kháiniệm văn phòng hiểu theo nghĩa rộng hay khái niệm theonghĩa hẹp. Nếu hiểu văn phòng chính là cơ quan, tổ chứcnói chung thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý vàđiều hành một cơ quan, tổ chức. Còn nếu hiểu văn phònglà bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của cơ quan, tổchức thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và điểuhành bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của một cơquan, tổ chức. Trong phần này, quan niệm quản trị vănphòng theo nghĩa thứ hai (nghĩa hẹp). Câu hỏi 143: Thê nào là nhà quản trị văn phòng? Trả lời: Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa rộngthì nhà quản trị văn phòng chính là người lãnh đạo. quảnlý cơ quan, tổ chức (chính lầ người đứng đầu cơ quan, tổchức và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức). 229Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa hẹp thì nhàquản trị văn phòng là những người được trao quyền lãnhđạo bộ phận văn phòng (thông thường gồm chánh vănphòng và một sô phó chánh văn phòng). Trong phần này,quan niệm nhà quản trị văn phòng theo nghĩa thứ hai(nghĩa hẹp). Câu hỏi 144: Quản trị văn phòng có những chứcnăng gì? Trả lời: Dù quản trị bất cứ đối tượng nào, nhà quản trị đềuphải thực hiện đồng thòi các chức năng như: hoạch định,tổ chức, điểu hành và kiểm tra. Hoạt động quản trị vănphòng cũng vậy. 1.C hức n ă n g h oach d in h Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chứcvà biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Hoạch định bao gồm hai loại: hoạch định chiến lược vàhoạch định tác nghiệp: + Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu củatổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trongkhoảng thời gian nhất định, về mặt thòi gian, hoạch địnhchiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. vểphạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộcác lĩnh vực công tác của tổ chức. + Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉtiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện230trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạchđịnh tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạchđịnh chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cáchkhác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra nhữngquyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch địnhchiến lược. - Nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng: Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạchđịnh trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủyếu dưới đây: + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan; + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ củavăn phòng; + Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơquan và của lãnh đạo cơ quan; + Hoạch định các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quan; + Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc củacơ quan; + Hoạch định tài chính, kinh phí bảo đảm cho cơ quanhoạt động, V . V . . - Tác dụng của hoạch định trong quản trị văn phòng: + Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mởđường của hoạt động quản trị văn phòng. Có xác địnhđược mục đích chương trình, kế hoạch mối có căn cứ đểtriển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quảntrị văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định đểthực hiện. + Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, 231 giảm tính bị động trong công tác của văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. + Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thòi gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng. - Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trongquản trị văn phòng: Vê phương pháp chung, công tác hoạch định đượctiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu,khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dungcông việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thựchiện, đánh giá kết quả.- Trong việc xây dựng chươngtrình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụthể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làmnhư th ế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? (What?Why? How? Who? Where? When?). Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụhoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta cócác công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chunghoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hằng ngày;Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hằng tháng... 2. Chức n ă n g t ổ chức Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơcấu hợp lý các mối quan hệ giữa các thành viên trongmột tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu ...