6 cách diễn đạt hiệu quả với cấp dưới

Là một người quản lý hay một người giám sát, thông thường bạn phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn trong việc chỉ huy và truyền đạt ý kiến đối với cấp dưới. Cách cư xử của bạn là điều kiện quyết định bạn có lãnh đạo được nhóm làm việc của mình hay không.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
6 cách diễn đạt hiệu quả với cấp dưới 6 cách diễn đạt hiệu quả với cấp dướià một người quản lý hay một người giám sát, thông thường bạn phải đốimặt với nhiều vấn đề khó khăn trong việc chỉ huy và truyền đạt ý kiếnđối với cấp dưới. Cách cư xử của bạn là điều kiện quyết định bạn cólãnh đạo được nhóm làm việc của mình hay không.Điều đầu tiên là bạn nên cự tuyệt với sự ra lệnh và độc đoán đối vớinhân viên, hoặc nóng giận và chỉ trích những việc làm của họ. Theocách cư xử đó dễ làm phá hỏng mọi tình huống, sự lựa chọn tốt nhất củabạn là làm thế nào để tạo ra những từ ngữ có thể diễn đạt được ý kiếncủa bạn, được cấp dưới tiếp nhận và dễ hiểu.Bằng việc tạo ra những câu hỏi bỏ ngỏ, để được tiếp thu những ý kiếnphản hồi từ cấp dưới. Đó là một điều rất quan trọng cho công việc, vừaphát huy khả năng của các thành viên trong nhóm, vừa có được những ýtưởng hay. Đó là những dạng câu hỏi như thế nào?1. Có còn ai khác nghĩ như vậy không?Thông thường trong một cuộcthảo luận giữa các nhân viên, mỗi cá thể đều mang đến một ý tưởng, mộtlời nhận xét hay một lời phê bình của mình, có thể cùng chung một ýtưởng hay cũng có thể đối lập nhau. Để nhận được đa số ý kiến chungcho một vấn đề cần thảo luận thì bạn nên hỏi Có còn ai khác nghĩ nhưvậy không? đó là cách tốt nhất để hỏi mọi người về những cảm nghĩriêng của họ cho một vấn đề chung. Cũng là cách để khuyến khích mọinhân viên đều đưa ra ý kiến.2. “Nói cho tôi biết về…”. Có lẽ đây là một vấn đề, một tình huống, haymột dự án mà bạn muốn có nhiều thông tin từ phía nhân viên. Thôngthường, phương cách có hiệu quả để khuyến khích nhân viên nói ra ýkiến của mình, cho một chuyên đề chung bằng câu nói bỏ ngỏ như làHãy cho tôi ý kiến về vấn đề này”. Lúc đó, chỉ phụ thuộc vào việc làmthế nào để họ phản ứng lại, bạn có thể quyết định làm những bước tiếptheo.3. “Tôi thích điều này [về ý tưởng và những hoạt động của anh/chị],nhưng đây là một vấn đề…” Nếu bạn đang đưa ra một lời phê bình,thông thường nó là một ý tưởng tốt để cân bằng với những ý kiến banđầu. Điều đó sẽ giúp tạo ra mối quan hệ cơ bản về sự tin tưởng, và cũngtạo ra nhiều khả năng cho cấp dưới lắng nghe và chấp nhận sự phê bình.4. Còn điều gì nữa mà anh/chị muốn nói không? Vị trí của bạn là mộtngười quản lý, thường thì bạn mong muốn nghe những ý kiến từ ngườikhác. Đặc biệt từ những vấn đề khó giải quyết nhất, có lẽ những điều đókhông được dễ chịu, hơi khó khăn, khó giải quyết đối với nhân viên,nhưng để khuấy động ý thức suy nghĩ của họ thì bạn nên nói “ Tôi thựcsự muốn biết ý kiến của các anh/chị về vấn đề đó”. Phương cách này bạnkhông chỉ chắc chắn nghe mọi thứ bạn cần để biết, mà bạn cũng muốngởi đi một thông điệp là bạn luôn sẵn lòng để tiếp thu những ý kiến củahọ.5. “Có lẽ tôi nên đưa ra một lời đề nghị”. Thỉnh thoảng do tính chấtcông việc nên buộc bạn yêu cầu cấp dưới phải làm theo mệnh lệnh củabạn. Đôi khi bạn không muốn ỷ quyền cậy thế mà đưa ra các yêu cầu đó,nhưng bạn muốn đưa ra vài lời chỉ dẫn cơ bản từ trình độ chuyên môn vàkinh ngghiệm của bản thân bạn. Nếu bạn thực sự có quyền, có lẽ bạnkhông muốn hành động một cách quá chuyên quyền, độc đoán. Nếu bạnkhông có quyền lực, bạn vẫn chỉ muốn mọi người làm theo lời chỉ dẫncủa bạn một cách nghiêm túc. Trong trường hợp này bạn nên nói “Có lẽtôi nên đưa ra một lời đề nghị”, đây là một phương cách có hiệu quả đểlàm hài lòng cho cả hai bên.6. “Làm tốt lắm”. Các nhà tâm lý học kể rằng: Những thông tin phảnhồi tích cực là một động lực tốt nhất để khuyến khích họ. Cũng nên xétđến trường hợp nhiều người không dám thừa nhận vào khả năng thực sựcủa họ, nếu cấp trên của họ thừa nhận thì đó chính là con tem có giá trịchứng thực bản thận họ, đó là điều quan trọng để đem đến lòng tin cậy.Ở bất cứ nơi đâu thì lòng tin cậy cũng được hoan nghênh. “Làm tốtlắm.” một lời khen thật đơn giản và có hiệu quả để khuyến khích nhânviên làm việc hết mình, và có một cái nhìn đầy tin tưởng vào bản thân vàcấp trên của họ. ...