7 cách để lọc, phân loại và tìm kiếm email hiệu quả

Một hòm thư lộn xộn, không được sắp xếp gọn gàng sẽ gây khó khăn cho người dùng khi tìm email cần thiết. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể khắc phục tình trạng này. Microsoft Outlook cung cấp những công cụ tuyệt vời có khả năng giúp người dùng lọc email và sắp xếp các message theo cách dễ quản lý và có ý nghĩa hơn. Outlook thậm chí còn giúp tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc cho người dùng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
7 cách để lọc, phân loại và tìm kiếm email hiệu quả 7 cách để lọc, phân loại và tìm kiếm email hiệu quảMột hòm thư lộn xộn, không được sắp xếp gọn gàng sẽ gây khó khăn chongười dùng khi tìm email cần thiết. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể khắc phục tìnhtrạng này. Microsoft Outlook cung cấp những công cụ tuyệt vời có khả nănggiúp người dùng lọc email và sắp xếp các message theo cách dễ quản lý và cóý nghĩa hơn. Outlook thậm chí còn giúp tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc chongười dùng. Cho dù đang sử dụng Outlook 2010, Outlook 2007 hay Outlook2003 đi chăng nữa, bạn vẫn có thể dễ dàng quản lý email của mình.Bạn đang sử dụng Outlook Express, hoặc các ứng dụng email khác nh ư WindowsLive Mail hoặc Windows Live Hotmail. Những phần mềm này cũng cung cấpnhiều tính năng tương tự giống như những gì được đề cập trong bài này. Tuynhiên, chúng không cung cấp các công cụ tương tự để quản lý email. Sử dụngMicrosoft Office Outlook Hotmail Connector để thêm tài khoản Hotmail vàoOutlook, sau đó bạn có thể sử dụng những mẹo nhỏ dưới đây để sắp xếp tài khoảnHotmail. Hoặc, người dùng có thể đọc kỹ những tính năng của Hotmail để sắp xếpthông tin trên hệ thống Hotmail. Ví dụ, bạn có thể trộn email từ nhiều t ài khoảnemail khác nhau, ví như Gmail và Yahoo! Mail. Từ đó, người dùng có thể nhận,đọc và trả lời tất cả các email từ một nơi duy nhất.Người dùng có thể sử dụng một hoặc nhiều công cụ có trong bài viết này để thugọn Inbox của mình cũng như giúp nó dễ dàng tìm kiếm thông tin bạn cần.1. Lọc nhanh chóng các messageOutlook 2010 có một tính năng mới rất tuyệt vời để sắp xếp các message theongày và bố trí chúng theo Conversation. Sử dụng tính năng này, những message cóchung một chủ đề sẽ xuất hiện như Conversations và người dùng có thể xem, mởrộng hoặc thu nhỏ chúng bằng cách kích vào icon ở bên trái dòng Subject. Cácmessage ở bên trong mỗi Conversations được phân loại với message mới nhấtđược đặt trên đầu. Khi có một message mới nhận được, toàn bộ Comversationchuyển lên trên cùng của danh sách email, giúp bạn dễ dàng theo dõi các luồngemail dễ dàng hơn.Để kích hoạt Conversations, ở thẻ View, trong nhóm Conversations, tích vào hộpthoại Show as Conversations. Bạn có thể giảm kích cỡ của một Conversation vớitính năng Clean Up. Tính năng này sẽ giúp xóa các message trùngtrong Conversation. Ở thẻ Home, trong nhóm Delete, kích vào Clean Up, vàkích tiếp vào Clean Up Conversation.Trong tất cả các phiên bản của Outlook, người dùng có thể tìm message trongfolder mailbox nhanh hơn bằng cách thay đổi cách chúng được phân loại trongfolder email. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp email theo ngày, người gửi, kích cỡ filehoặc mức độ quan trọng.2. Nhóm những message giống nhau vào các folderBằng cách tạo folder email mới, người dùng có thể nhóm các message có liênquan tới nhau vào folder. Ví dụ, bạn có thể nhóm message theo chủ đề, dự án, liênlạc hoặc các danh mục khác phù hợp với công việc hay sở thích của mình. Ngườidùng thậm chí còn tạo được folder cho tất cả các message được gửi từ sếp của bạnhoặc ai đó quan trọng, bao gồm những thông tin quan trọn g cần lưu.- Để tạo folder mới trong Outlook 2010, trên thẻ Folder, trong nhóm New,kích New Folder.- Để tạo folder mới trong Outlook 2007 hoặc Outlook 2003, kích vào menu File→ New → Folder.3. Tạo folder tìm kiếm để tìm message nhanh hơnSearch Folders là cách nhanh chóng và tiện dụng để tìm một bộ sưu tập emailmessage. Chúng không lưu bất kì message nào, nhưng thay vào đó là những folderảo cung cấp hiển thị tất cả các message có trong hòm thư của bạn dựa trên nhữngthuộc tính người dùng muốn tìm kiếm. Outlook cung cấp tính năng SearchFolders mặc định – ví như Unread Mail – nhưng cũng có thể tự tạo riêng chomình một rule. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Search Folders để giú p tìm tất cả cácthông tin liên quan tới một dự án nào đó, một khách hàng quan trọng hay một cuộchọp sắp diễn ra.- Để tạo Search Folder trong Outlook 2010, trong Mail, trên thẻ Folder, ởnhóm New, kích New Search Folder.- Để tạo Search Folder trong Outlook 2007 hoặc Outlook 2003, trong Mail, ởmenu File, di chuyển chuột tớiNew, sau đó kích vào Search Folder.Ở tất cả các phiên bản của Outlook, hãy xác định liệu bạn muốn sử dụng SearchFolder đã được tạo trước hoặc tạo riêng một folder cho bản thân, sau đó thực hiệntheo hướng dẫn trên màn hình.4. Định tuyến email hiệu quả bằng cách sử dụng ruleBằng cách tạo rule cho Outlook, bạn có thể tự động thực hiện hành động đối vớicả các email message đến và đi dựa trên những tiêu chí đã thiết lập trước đó. Vídụ, người dùng có thể tự động forward tới cấp trên của mình tất cả các messageđược gửi từ một người nào đó ngay khi message “cập bến”, gán mục Sales cho tấtcả những message đã gửi có chứa từ “sales” trong dòng Subject. Định tuyến emailhiệu quả không chỉ giúp sắp xếp email mà nó còn giúp tiết kiệm thời gian khi thựchiện một số tác vụ nhỏ.5. Giảm ...