7 chìa khóa cho việc chọn và quản lý Wiki công ty

Quả thực, Wiki – một trang web có thể được nhiều người dùng soạn thảo đồng thời và làm việc trên đó mà không cần đến một chút kiến thức nào về mã HTML – ngày nay được sử dụng trong một số các công ty hiện đại. Theo truyền thống, các nhóm làm việc thường phải chia sẻ thông tin với các nhau bằng email để trao đổi cho nhau các tài liệu quan trọng, tạo các kết nối giữa họ và sau đó email các tài liệu mới đến toàn bộ nhóm. Tuy nhiên nhược điểm chính của...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
7 chìa khóa cho việc chọn và quản lý Wiki công ty7 chìa khóa cho việc chọn và quản lý Wiki công tyQuả thực, Wiki – một trang web có thể được nhiều người dùng soạn thảo đồngthời và làm việc trên đó mà không cần đến một chút kiến thức nào về mã HTML –ngày nay được sử dụng trong một số các công ty hiện đại. Theo truyền thống, cácnhóm làm việc thường phải chia sẻ thông tin với các nhau bằng email để trao đổicho nhau các tài liệu quan trọng, tạo các kết nối giữa họ và sau đó email các tàiliệu mới đến toàn bộ nhóm. Tuy nhiên nhược điểm chính của phương pháp này đólà không có khả năng thay đổi một cách đồng thời và thấy được những sự thay đổicủa các đồng nghiệp thực hiện thại cùng thời điểm.Một mặt khác về ưu điểm của nó, những thay đổi đối với wiki lại được thực hiệntheo thời gian thực. wiki cũng có những điều khiển mạnh hơn nhiều, cho phép bạncó thể chuyển đổi trở về phiên bản trước đó nếu việc soạn thảo được thực hiệnkhông theo ý muốn hoặc có thể bị lỗi.Mặc dù vậy việc chọn một platform cho wiki lại không phải đơn giản chút nào. Cảcác hãng mới và cũ đều đang cung cấp rất nhiều platform cho wiki tuy nhiên trướckhi bắt đầu suy nghĩ về việc chọn hãng nào thì bạn cần để thực hiện nghiên cứucủa mình về lĩnh vực CNTT của bạn cũng như các yêu cầu của người dùng. Ý kiếnnày được đưa ra bởi Gil Yehuda một nhà phân tích tại trung tâm ForresterResearch. Trong bài này Quản trị mạng chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về 7bước trong việc chọn một wiki phù hợp với công ty bạn, tính đến cả góc độ kỹthuật và góc độ người dùng.Chọn mô hình phân phối phần mềmHầu hết các wiki đều có thể được phân phối cho công ty bạn theo ba định dạng:theo giả thuyết (on-premise) (bạn cài đặt phần mềm trên các máy tính và quản lýnó), đã cấu hình (phần mềm như một dịch vụ (SaaS), trường hợp này các hãng lưutất cả dữ liệu trên máy chủ của họ) hoặc như một ứng dụng, đây là một mô hình laigiữa hai mô hình trên.Theo Yehuda, nhiều doanh nghiệp lớn hơn chọn mô hình “on-premise” cho wiki,đặc biệt nếu lĩnh vực của họ có các yêu cầu hạn chế về kiểu dữ liệu có thể đượclưu bên ngoài hệ thống máy chủ của công ty.Mô hình SaaS có thể mang tính hấp dẫn đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ(SMB) với bộ phận IT có tài nguyên hạn chế và không thể đứng ra nhận tráchnhiệm quản lý nhiều máy chủ và phần mềm hơn. Thêm vào đó, SaaS đôi khi cũngđược chấp thuận trong các doanh nghiệp lớn đối với những doanh nghiệp có bộphận đang đợi IT của họ cung cấp một wiki hoặc các công nghệ cộng tác khác.Tùy chọn thứ ba, ứng dụng wiki, cũng rất được phổ biến. Một ứng dụng này chínhlà một phần mềm dùng để gọi thành phần plug and play. Hay nó theo cách khác,một công ty có thể cắm một ứng dụng wiki vào môi trường máy chủ đang tồn tạicủa họ, sau khi thực hiện một số cài đặt nhỏ bởi hãng, wiki sẽ hoạt động và thựchiện công việc của nó, được cấu hình trong các hệ thống máy chủ hiện hành.Yehuda nói rằng, ứng dụng wiki cũng giải quyết được hai vấn đề mang tính phứctạp mà các công ty đang quan tâm đến wiki đang phải đối mặt. Một trong số đó đólà nhiều công ty sẽ không muốn gặp phải sự phức tạp trong vấn đề tự cài đặt phầnmềm (cách thực hiện một cài đặt toàn bộ on-premise sẽ không mang tính hấp dẫn),tuy nhiên họ cũng có một số nguyên tắc hạn chế cho việc lưu trữ dữ liệu bên ngoài(loại từ SaaS). Khi đó ứng dụng “giúp những công ty này có thể khắc phục đượccác vấn đề của họ”, bằng cách cung cấp lưu trữ “in-house” nhưng vẫn tránh đượcnhững vấn đề phức tạp gặp phải trong khi cài đặt.Theo dõi: Thẩm định người dùngTheo báo cáo của Yehuda, một vấn đề mang tầm quan trọng ở wiki đó là phảiđược tích hợp với các môi trường thẩm định đang tồn tại, những thứ đó có thể làcơ chế đăng nhập một lần (single sign-on) hoặc LDAP (Lightweight DirectoryAccess Protocol). Trên một wiki công ty, không thể có hiện tượng nặc danh đốivới ai soạn thảo nó. Một wiki doanh nghiệp cần phải thẩm định sự nhận dạng củamỗi người dùng để các bản soạn thảo của họ hữu dụng đối với các người dùngkhác. Hành động trên wiki cũng cần phải trong suốt, rõ ràng và có thể điều tra.Bất kì một wiki doanh nghiệp anof cũng cần phải có các phương pháp thiết lập sựtruy cập. Cho ví dụ, một số wiki chỉ cho phép truy cập ở mức đọc và soạn thảo bởimột nhóm thành viên quan trọng, trong khi đó có một số wiki mang tính publichơn thì mọi người bên trong công ty đều có thể thay đổ