8 bí quyết sử dụng email không thể bỏ qua.

.Cùng nâng cao khả năng sử dụng email với chúng tớ nào. Email đang trở nên rất quen thuộc với người dùng Internet, khi hầu hết trao đổi đều phụ thuộc vào cánh thư điện tử. Do quá nhiều công việc cần đến email, đôi khi bạn cũng mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn và gây hậu quả đáng tiếc
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
8 bí quyết sử dụng email không thể bỏ qua.8 bí quyết sử dụng email không thể bỏ quaCùng nâng cao khả năng sử dụng email với chúng tớ nào.Email đang trở nên rất quen thuộc với người dùng Internet, khi hầu hết traođổi đều phụ thuộc vào cánh thư điện tử. Do quá nhiều công việc cần đếnemail, đôi khi bạn cũng mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn và gây hậu quảđáng tiếc.Bài viết sau đây đưa ra 8 kinh nghiệm giúp bạn làm chủ hòm thư và tươngtác thật hiệu quả nhé.1. Quên file đính kèmTình trạng gửi thư quên file đính kèm rất phổ biến, đến mức Google phảixây dựng một công cụ phát hiện sai sót cho Gmail. Tuy nhiên, không phảilúc nào máy móc cũng đảm bảo an toàn tuyệt đối. Mẹo nhỏ là bạn hãy đínhkèm file trước khi soạn thư. Giới chuyên gia nhận định rằng, nếu bạn đợiđến lúc viết xong email, não bộ dễ nhảy sang nhiệm vụ khác thay vì đínhkèm file cần thiết.2. BccHẳn nhiều bạn đã biết tính năng CC (Carbon copy) hỗ trợ gửi email đếnnhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, sử dụng Bcc (Blind carbon copy) trongnhiều trường hợp sẽ ưu việt hơn hẳn. Chúng giúp làm ẩn địa chỉ email, khiếnnhững người không muốn địa chỉ hòm thư của mình bị công khai cảm thấyyên tâm. Ngược lại, nếu muốn email của mình được giữ kín, đừng ngần ngạichỉ dẫn cho bạn bè tính năng này nhé.3. Gửi email khi nóng giận hoặc không tỉnh táoGửi email khi tức giận có thể gây rắc rối ngoài ý muốn. Bởi vậy, bạn hãy tậpghi lại email dưới dạng thư nháp và suy nghĩ có nên nhấn nút Sendhay không. Nhiều khả năng bạn sẽ xóa chúng hoặc thay thế bằng ngôn từnhẹ nhàng hơn.Bên cạnh đó, lúc không thật sự tỉnh táo, tốt nhất bạn đừng nên viết email,nhất là nội dung liên quan đến công việc. Bạn cũng có thể thư giãn nhờ tiệních giải toán của Google, xem mình có đủ sáng suốt trước khi gửi email.4. Sử dụng toàn Caps LockViệc sử dụng Caps Lock để viết hoa mọi ký tự trong email là mất lịch sự,bởi chúng giống như bạn đang hét vào mặt người nhận vậy. Ngoài ra, cũngkhó khăn hơn khi phải đọc những email được viết hoa trăm phần trăm. Màbạn biết không, Google đã bỏ luôn nút Caps Lock trên Chromebook củamình rồi nhé.5. Đừng chỉ dùng spell-checkTrình duyệt hay ứng dụng email có thể check lỗi spelling (chính tả) khá tốt,song bạn còn phải quan sát lỗi ngữ pháp nữa. Theo đó, bạn nên copy nộidung vừa soạn vào Microsoft Word và sử dụng tính năng này, như vậy mọithứ sẽ chỉn chu hơn nhiều.6. Không sử dụng biểu tượng (emoticon) trong thư công việcBiểu tượng cảm xúc giúp email trông biểu cảm hơn, như vui vẻ, dễ thươnghay buồn chán. Tuy nhiên, phải tránh tuyệt đối điều này trong email liênquan đến công việc, bởi đối phương có thể nghĩ rằng bạn thiếu nghiêm túc.Nếu mối quan hệ thân thiết hơn, bạn có thể dùng chúng nhưng đừng nên quáthường xuyên theo kiểu câu nào cũng thấy.7. Cắt bớt nội dung một số emailNhững email đi và đến có thể khiến nội dung trở nên cồng kềnh, khó theodõi. Thế nên, hãy cắt bỏ một số phần không cần thiết để mọi thứ nhìn sángsủa hơn. Ngoài ra, điều này cũng khiến người nhận đánh giá cao tính cẩnthận của bạn.8. Undo trong GmailUndo (hoàn tác) trong Gmail là một tính năng hay, cho phép bạn hủy quátrình gửi email trong khoảng thời gian từ 5 đến 30 giây tùy chọn. Thao tácnày nhằm khắc phục việc người dùng vô tình bấm nhầm nút gửi hoặc chẳngmay nhớ ra điều còn thiếu sót.