8 công cụ hữu ích sẵn có trong Microsoft Word

Microsoft Word có đầy đủ các công cụ có thể giúp bạn làm việc một cách nhanh hơn và thông minh hơn, nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Sau đây là một danh sách giới thiệu những công cụ đó. Bạn có thể thấy một vài công cụ rất quen thuộc nhưng một vài người khác thì lại chưa hề biết tới. Bạn đã sẵn sàng để tiếp nhận thêm những công cụ hữu ích chưa
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
8 công cụ hữu ích sẵn có trong Microsoft Word 8côngcụhữuíchsẵncótrongMicrosoftWord(26/3) Microsoft Word có đầy đủ các công cụ có thể giúp bạn làm việc một cách nhanh hơn và thông minh hơn, nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Sau đây là một danh sách giới thiệu những công cụ đó. Bạn có thể thấy một vài công cụ rất quen thuộc nhưng một vài người khác thì lại chưa hề biết tới. Bạn đã sẵn sàng để tiếp nhận thêm những công cụ hữu ích chưa!Co ngắn văn bản vào một trang giấy. Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiềugiấy trắng sẽ là một sự lãng phí và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thưvài tài liệu của bạn trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy.Nếu bạn xem văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắnbị tràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink One Page(Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy lúc này sẽ rất gọn gẽ.Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để Undo lại hành động vừa làm.Tính toán trong bảng. Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trongtài liệu Word, nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụngchính những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột cầntính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007) hoặc chọnFormula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), nhưng bạncó thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài việc chọn các biến ABOVE (trên),BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT (phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trênhướng tương ứng, bạn có thể tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán vớicông thức giống như Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)Kết hợp gửi e-mail. Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng nàythường dùng để trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuynhiên sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nội dungthư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này sẽ không phảilà vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có thể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện bức thư, kích vào Finish & Mergevà chọn Send E-mail Messages từ menu. Trong Word 2003, chọn E-mail messages tạibước đầu tiên của Mail Merge wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề(Subject) cho toàn bộ các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của ngườinhận.So sánh 2 văn bản. Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửathông tin gì đó sau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấuthành phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khác nhaugiữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong Word có một côngcụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản. TrongWord 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn Compare and Merge Documents từ menuTools và chọn văn bản mới. Trong Word 2007 chọn Compare | Compare từ tabReview và chọn cả văn bản cũ và văn bản mới.Kiểm tra một tài liệu. Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thôngtin hơn là bạn tưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạnvăn bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thông tinkiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiều thông tintrong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái, vào phần Preparevà chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 không hoàn toàn như vậy, nhưngbạn cũng có thể sử dụng tab Security trong hộp thoại Options, kiểm tra phầnRemove personal information from file properties on save và Warn before printing,saving, or sending a file that contains tracked changes or comments.Tích hợp công cụ dịch. Phần Research có trong cả Word 2007 và Word 2003, nó baogồm một tùy chọn có thể dịch đoạn văn bản đang được chọn hoặc toàn bộ văn bảnchuyển đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau. Bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ nguồn và ngônngữ đích cần đọc.Tạo các công thức toán học. Để chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạnvào Equation | Insert New Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanhEquation Design. Trong Word 2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọnInsert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và kích OK, sau đó sử dụng các công cụtrong thanh Equation.Sử dụng autocorrect cho ký tự toán học (Word 2007) Tất cả các ký hiệu toán họccó trong Equation Design, tuy nhiên nếu bạn chỉ dùng những ký hiệu cơ bản, có thểsử dụng math autocorrect. Kích vào nút Office ở phía trên trái, chọn Word Options,Proofing, kích vào AutoCorrect Options và chọn hộp Use Math AutoCorrect rulesoutside of math regions. Sau khi chọn xong tùy chọn này, ...