8 thủ thuật nâng cao cho người dùng Word

Thủ thuật định dạng là một phần quan trọng nhằm cải thiện khả năng đọc tài liệu và cung cấp một cái nhìn trực quan cho người sử dụng tài liệu. Với 8 thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn sử dụng các định dạng đó một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
8 thủ thuật nâng cao cho người dùng Word 8 thủ thuật nâng cao cho người dùng WordThủ thuật định dạng là một phần quan trọng nhằm cải thiện khả năng đọc tài liệu và cungcấp một cái nhìn trực quan cho người sử dụng tài liệu. Với 8 thủ thuật sau đây sẽ giúpbạn sử dụng các định dạng đó một cách hiệu quả và nhanh chóng.Loại bỏ định dạng khi sao chépKhi sao chép nội dung văn bản từ một nguồn khác, thậm chí là trong một tài liệu Word,mặc định Word sẽ giữ lại các định dạng nguồn nội dung của nó trên văn bản mới, bạn cóthể loại bỏ các định dạng nguồn của nội dung như kiểu chữ, cỡ chữ, khoảng cách giữ cácdòng… bằng các bước sau : Sao chép nội dung vào Clipboard bằng tổ hợp phím Ctrl + C. Trên tài liệu đích, đặt con trỏ nháy tại vị trí muốn dán và sau đó nhấn vào thẻHome (trên phiên bản Microsoft Word sử dụng ribbon). Trong nhóm Clipboard, chọn tùy chọn Keep Text Only từ thanh đổ xuống Pastenhư hình dưới đây. Trên Word 2003, chọn tùy chọn Keep Text Only từ biểu tượng PasteOptions sau khi dán nội dung.Chèn ngắt vùngViệc phân chia một tài liệu Word thành các vùng khác nhau cho phép bạn áp dụng cácđịnh dạng khác nhau cho từng vùng tùy theo từng mục đích sử dụng tài liệu. Ví dụ bạn cóthể thiết lập một trang nào đó là trang nằm ngang trong khi các trang khác trong tài liệu làtrang đứng. Hoặc bạn muốn tiêu đề header và số trang sẽ thay đổi trên các trang khácnhau. Dùng ngắt vùng, bạn có thể áp dụng các định dạng khác nhau khi cần thiết.Để chèn một ngắt vùng, bạn vào thẻ Page Layout và chọn tùy chọn Breaks trên nhómPage Setup. Đối với Word 2003, để sử dụng ngắt vùng bạn có thể vào Insert và chọnBreak. Các loại ngắt vùng bạn có thể chèn là: Next Page: bắt đầu một vùng mới trên trang kế tiếp. Thích hợp để bắt đầu mộtchương trong tài liệu. Continuous: bắt đầu vùng mới trên cùng một trang. Thích hợp cho việc thay đổiđịnh dạng. Even Page: bắt đầu vùng mới trên trang chẵn kế tiếp. Odd Page: bắt đầu một vùng mới trên trang lẻ kế tiếp.Hai tùy chọn Even Page và Odd Page thích hợp với việc bạn muốn các chương trong tàiliệu sẽ bắt đầu ở trang chẵn hoặc trang lẻ.Trong trường hợp muốn xóa một dấu ngắt vùng, bạn cần phải hiện mã định dạng tài liệubằng cách nhấn vào biểu tượng Show/Hide trên nhóm Paragraph ở thẻ Home. Đối vớiWord 2003, biểu tượng Show/Hide nằm trên thanh công cụ Standard. Để xóa ngắt vùng,hãy chọn dòng chữ Section Break như hình sau và nhấn phím Delete.Gỡ bỏ định dạngViệc loại bỏ các định dạng một văn bản không phải là khó. Có nhiều cách khác nhau đểcó thể làm điều này. Khi muốn loại bỏ một định dạng duy nhất như in đậm hoặc innghiêng, bạn có thể chọn văn bản và nhấn vào một tùy chọn thích hợp, hầu hết là bật tắt.Chẳng hạn, nhấn vào biểu tượng Bold hoặc Italic để bật hoặc tắt định dạng in đậm hoặcin nghiêng. Bạn có thể vào hộp thoại Font và bỏ chọn các tùy chọn để gỡ bỏ thêm cácđịnh dạng khác.Nếu muốn gỡ bỏ tất cả định dạng, có một phương pháp nhanh hơn đó là bạn chọn vănbản cần gỡ bỏ định dạng, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Spacebar. Phím tắt này sẽ gỡ bỏtất cả các định dạng ngoại trừ các định dạng được định nghĩa của Style được áp dụngtrong tài liệu. Để loại bỏ định dạng của một đoạn văn bản, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+ Q.Loại bỏ đường thẳng biênNếu bạn gõ ba dấu gạch ngang và nhấn Enter, Word sẽ thay thế chúng bằng một đườngthẳng liền mạch kéo dài từ trái sang phải. Có những lúc bạn gõ ba dấu gạch ngang ngayphía dưới văn bản, Word sẽ tạo ra đường thẳng đó và gắn nó như một định dạng đóngkhung dưới của đoạn văn bản đó.Nếu bạn muốn gỡ đường thẳng biên này thì sao? Bạn chọn đoạn văn bản và đường thẳngđó. Kế tiếp nhấn vào No Border trên nhóm Paragraph như hình sau. Đối với Word 2003,tùy chọn này nằm trên thanh công cụ Formatting.Dùng Find And Replace để thêm định dạngThông thường bạn sử dụng tính năng Find And Replace của Word để tìm và thay thế vănbản. Nhưng bạn có thể sử dụng tính năng này để thêm định dạng. Ví dụ, bạn muốn thêmđịnh dạng của đoạn văn bản nào đó từ in đậm và chuyển sang kết hợp với in nghiêng thìphải làm thế nào. Hãy làm theo các bước sau: Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find And Replace. Tại thẻ Replace, nhấn vào More. Đặt con trỏ tại vị trí ô văn bản bên cạnh Find what, chọn Format -> Font. Sau đóchọn Bold từ danh sách Font style. Nhấn OK. Đặt con trỏ tại vị trí ô văn bản bên cạnh Replace with, chọn Format -> Font. Sauđó chọn Italic từ danh sách Font style như bạn có thể thấy ở hình dưới đây. Nhấn Replace All.Thêm văn bản được định dạng như một mục của AutoCorrectTính năng AutoCorrect giúp giảm thời gian nhập liệu cũng như hạn chế lỗi gõ sai chínhtả, nhưng nó cũng có thể lưu các định dạng văn bản. Chỉ cần bạn lưu văn bản với cácđịnh dạng thích hợp như một mục của AutoCorrect như sau: Nhập và định dạng văn bản. Chẳng hạn gõ Xã hội Thông tin và định dạng nóthà ...