Bài giảng Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư lưu trữ - TS Nguyễn Lệ Nhung

Bài giảng "Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ" do TS Nguyễn Lệ Nhung của trung tâm nghiên cứu khoa học biên soạn có các nội dung: Tổng quan về ISO 9000; các bước tiến hành áp dụng ISO 9000; áp dụng ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư lưu trữ. Mời các bạn tham khảo tài liệu chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư lưu trữ - TS Nguyễn Lệ NhungÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝCHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung Trung tâm Nghiên cứu khoa học I. TỔNG QUAN VỀ ISO 90001.Khái niệm ISO 90001.1. Tổ chức ISO- ISO là chữ viết tắt của International Standardition Organization, dịch là “Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.- Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển của công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới- Nhiệm vụ của ISO là xây dựng, công bố các tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC International Electronic Commitee).- Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất khuyến khích áp dụng.- Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới.1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000- Khái niệm: ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn được soát xét để đưa ra những phiên bản mới hàng năm, phù h ợp với sự phát triển của toàn xã hội(ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5 năm được soát xét một lầnISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét và bổ sung năm 2000)2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 và năm 2005 gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau:(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000: 2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ vựng: mô tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng.(2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lýchất lượng - các yêu cầu: Đây là tiêuchuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000, quy định các yêu cầu đối với mộthệ thống quản lý của một cơ quan, tổchức áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy địnhcác hoạt động cần thiết phải xem xéttrong khi triển khai hệ thống quản lý chấtlượng trong hoạt động của cơ quan, tổchức.(3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiếnhệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩnnày được sử dụng nhằm mở rộng hơnnhững lợi ích đạt được từ ISO 9001: 2000,không những đối với bản thân tổ chức màcòn đối với tất cả các bên liên quan đếnhoạt động của tổ chức(4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánhgiá hệ thống quản lý chất lượng: Hướngdẫn việc xác nhận khả năng của hệ thống,thường được dùng để đánh giá trong nội bộcủa tổ chức hoặc đánh giá bên cung ứng. Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêuchuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn ISO 9001là tiêu chuẩn có vai trò quan trọng, cóthể đứng độc lập, quy định các yêucầu của hệ thống quản lý chất lượng.Trong một cơ quan, tổ chức có thể chỉtiến hành áp dụng độc lập tiêu chuẩnISO 9001, không thể độc lập áp dụngcác tiêu chuẩn còn lại.3. Các nguyên tắc của hệ thống QLCL theo ISO 90003.1. Nguyên tắc định hướng vào khách hàng3.2. Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất3.3. Nguyên tắc hợp tác triệt để3.4. Nguyên tắc hoạt động theo quá trình3.5. Nguyên tắc hệ thống3.6. Nguyên tắc cải tiến liên tục3.7. Nguyên tắc quyết định dựa trên CSDL5.8. Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO - Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 phải đáp ứng các yêu cầu sau:4.1. Yêu cầu chung4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm4.1. Các yêu cầu chung - Xây dựng hệ thống văn bản, - Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng - Thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống. - Xác định mối liên hệ giữa các quá trình - Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình - Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết …4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu• Khi áp dụng ISO 9000, các cơ quan, t ổ chức cần chuẩn bị các tài liệu sau:- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng- Sổ tay chất lượng- Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo yêu cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra- Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát- Các hồ sơ theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo- Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.- Đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng đầy đủ- Đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phải phù hợp- Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần hoạch định việc xem xét trách nhiệm c ...