Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng

Tiếp nội dung phần 1 Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 cung cấp nội dung chính như sau: Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong tuyển dụng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng Chƣơng 4. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH NỘI DUNG CHƢƠNG: 4.1. Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 4.2. Các loại báo cáo viết trong kinh doanh 4.3. Một số loại báo cáo viết chính thức 4.1. SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 4.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinhdoanh Báo cáo, theo nghĩa thông thƣờng, là bản thuật lại những sự việc đã làm (Nguyễn Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, trang 92). Trong cuộc sống làm việc, học tập, kinh doanh, báo cáo đƣợc viết trong nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau. Nhà quản trị thƣờng xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm,.... Sinh viên viết báo cáo trong suốt quá trình học đại học: báo cáo về một đề tài nghiên cứu khoa học, viết đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đoàn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp,... Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây đƣợc ấn tƣợng tốt với ngƣời đọc, với cấp trên, với đối tác. Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vƣợt qua đối thủ cạnh tranh và đƣợc tuyển chọn. Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là đƣa thông tin đến ngƣời đọc và giúp ngnời đọc đƣa ra quyết định. Trong từng trƣờng hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo khác nhau. Báo cáo có thể đƣợc lƣu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Một báo cáo viết tốt không những gây đƣợc ấn tƣợng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những ngƣời cộng sự. Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho ngƣời viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức đƣợc tiến triển tốt hơn. Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính: - Báo cáo tính khả thi - Báo cáo tiến độ 92 - Các đề xuất Báo cáo tính khả thi: Đơn vị thực hiện nhiều công việc/dự án. Là lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo các bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn đƣợc lãnh đạo cấp trên phân công đánh giá tính khả thi của các dự án. Bạn tiến hành điều tra thực tế,phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giátính khả thi cùng ƣu, nhƣợc điểm của từng dự án, công việc. Trên cơ sở đóviết báo cáo trình độ lãnh đạo cấp trên, trong đó nêu rõ những đánh giá của bạn về thực trạng và tính khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và đề xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi. Báo cáo tiến độ: Là trƣởng một dự án, định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm, bạn phải báo cáo trƣớc ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài lực, vật lực, nhân lực để thực hiện dự án, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để thực hiện đề xuất/ công việc trong giai đoạn tiếp theo. Các đề xuất (proposals): Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo tiến trình phát triển là loại báo cáo viết về các sự kiện đã và đang diễn ra thì đề xuất là loại báo cáo viết về các ý tƣởng để thực hiện những công việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) sẽ diễn ra trong tƣơng lai. Đề xuất đƣợc viết để đáp ứng những yêu cầu nhất định (RFP- Request for Proposals). Một nhóm yêu cầu có thể sẽ có nhiều đề xuất đƣợc viết ra. Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết phục ngƣời có yêu cầu (ngƣời đặt hàng) lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện đề xuất. Từ đây dẫn đến điểm khác biệt giữa đề xuất với các loại báo cáo khác. Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo quá trình phát triển có mục đích chính là phản ánh, đánh giá hiện thực, thì đề xuất có mục đích chính là thuyết phục ngƣời đọc chấp nhận ý tƣởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý tƣởng của mình. Chính vì vậy, viết đề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác. 4.1.2. Kỹ thuật nghiên cứu Phƣơng pháp (hay kỹ thuật) nghiên cứu là một hệ thống quy trình đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những ngƣời hoạt động trong bất kì lĩnh 93 vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh nhƣ thế nào. Các bƣớc nghiên cứu: có năm bƣớc, đó là: 1. Lập kế hoạch nghiên cứu. 2. Thu thập thông tin. 3. Phân tích thông tin. 4. Đƣa ra giải pháp. 5. Viết báo cáo. 4.1.2.1. Lập kế hoạch nghiên cứu Lập kế họach nghiên cứu bao gồm nêu ra vấn đề, lập ra các giới hạn, nhận dạng và phân tích khán giả, quyết định các qui trình đƣợc tiếp theo. Nêu vấn đề: Vấn đề đƣa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu điều gì. Trƣớc hết, để hoàn thành báo cáo về vấn đề, các giám đốc hoặc những ngƣời chủ chốt khác phải thảo luận: nên nghiên cứu điều gì hoặc thống nhất tiến hành điều tra sơ bộ. Kiểm tra tài liệu, trao đổi với nhân viên, đọc các bài báo cáo tƣơng tự nhau, trao đổi với ngƣời bán hoặc đƣa ra những thắc mắc là các hoạt động giúp cho ngƣời nghiên cứu biết rõ điều gì cần đƣợc làm. Đây là các ví dụ về vấn đề nêu ra cho việc nghiên cứu: - Quyết định cách để nâng cao tinh thần nhân viên. - Thiết kế một qui trình mới để xử lý các đơn đặt hàng trực tuyến. - Thành phố nào tốt nhất để đặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam?. - Chúng ta có nên thay thế khăn giấy bằng máy sấy không khí ở tất cả các toitlet hay không?. Xác định các giới hạn nghiên cứu Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hƣởng đến các giới hạn bài nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu: Các nhân tố sẽ đƣợc nghiên cứu quyết định phạm vi nghiên cứu. Nên giới hạn lƣợng thông tin bằng cách tập trung vào yếu tố quan trọng nhất. Ví dụ: Vấn đề: Xác định giải pháp n ...