Bài giảng Hành vi tổ chức: Bài 6 - ThS. Nguyễn Thanh Hương

Bài giảng "Hành vi tổ chức: Bài 6 - Giao tiếp trong nhóm và trong tổ chức" được biên soạn với các nội dung chính sau đây: Khái niệm và chức năng của giao tiếp; Quá trình giao tiếp; Hướng giao tiếp trong tổ chức; Các hình thức giao tiếp phổ biến; Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp; Các biện pháp nâng cao hiệu quả quá trình giao tiếp. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Hành vi tổ chức: Bài 6 - ThS. Nguyễn Thanh Hương Bài 6 Giao tiếp trong nhóm và trong tổ chức ThS. Nguyễn Thanh Hương Huong.nguyenthanh4@hust.edu.vn Tài liệu tham khảo  Robbins S.P., Timonthy A. Judge (2015), Essentials of Organizational Behavior, 13th Ed, Pearson, Part 4, Chap 9 (Communication at work).  McShane, S., Von Glinow (2008), 4 Ed, Organizational Behavior, International Edition, McGraw-Hill Education, New York, Chap 9 (Communicating in Teams and Organizations).  Nguyễn Hữu Lam (1998), Hành vi tổ chức, Nhà xuất bản Giáo dục, Chương 7 (Thông tin).  Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương (2009), Giáo trình hành vi tổ chức, NXB Đại học kinh tế quốc dân , Chương 7 (Giao tiếp trong tổ chức) Mục tiêu Sau khi học bài này, sinh viên cần:  Nắm được khái niệm và chức năng của giao tiếp  Hiểu được quá trình giao tiếp  Phân biệt được các hướng giao tiếp trong tổ chức  Biết cách lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp với thông tin muốn truyền đi  Nắm được các biện pháp giúp nâng cao hiệu quả của giao tiếp Nội dung 1- Khái niệm và chức năng của giao tiếp 2- Quá trình Giao tiếp 3- Hướng giao tiếp trong tổ chức 4- Các hình thức giao tiếp phổ biến 5- Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp 6- Các biện pháp nâng cao hiệu quả quá trình giao tiếp 6.1. Khái niệm và chức năng của giao tiếp 6.1.1. Khái niệm giao tiếp 6.1.2. Các chức năng giao tiếp 6.1.1. Khái niệm giao tiếp - “Giao tiếp là xây dựng một bản thông điệp và chuyển nó đi với hy vọng người nhận sẽ hiểu được nội dung của thông điệp đó”. (Shanon, 1948) - “Giao tiếp là quy trình trong đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta”. (Martin.P.Andelem, 1950) - “Giao tiếp là sự trao đổi với nhau tư duy hoặc ý tưởng bằng lời”. (John B.HoBen, 1954) 6.1.1. Khái niệm giao tiếp Thông điệp Người nhận Người gửi “…là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để đối tượng có thể hiểu những thông điệp được truyền đi”. (Bùi Anh Tuấn, Giáo trình Hành vi tổ chức, tr157). Câu hỏi thảo luận? Chuyên gia nước ngoài có buổi làm việc với nhóm kỹ sư người Việt. Vị chuyên gia trao đổi các vấn đề bằng Tiếng Pháp. Trong khi đó, các kỹ sư người Việt đều không ai biết tiếng Pháp. Do đó, họ đều không hiểu được những gì mà chuyên gia nói.  Trong trường hợp này, quá trình giao tiếp đã diễn ra? 6.1.1. Khái niệm giao tiếp Giao tiếp hoàn chỉnh nếu có đủ 3 yếu tố sau: Sự trao đổi thông tin hai chiều Ít nhất hai đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp Thông tin phải được hai bên hiểu rõ 6.1.2. Các chức năng giao tiếp  Kiểm soát hành động của các thành viên: giao nhiệm vụ cho nhân viên, kiểm soát hành vi của những người không tuân thủ chuẩn mực nhóm  Động viên: giải thích rõ công việc phải thực hiện, phản hồi kết quả làm việc, hình thành mục tiêu cụ thể  Biểu lộ cảm xúc: thể hiện cảm xúc với người xung quanh, giảm căng thẳng khi làm việc.  Cung cấp thông tin: giúp cá nhân hoặc nhóm đưa ra quyết định 6.2. Quá trình giao tiếp Nguồn: Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh, Thái Trí Dũng, 1997 Các thành phần của quá trình giao tiếp  NGƯỜI GỬI: người gửi xây dựng/mã hóa thông điệp  NGƯỜI NHẬN: người giải mã thông điệp.  THÔNG ĐIỆP: lời nói, cử chỉ, ngữ điệu, hay những biểu tượng, ký hiệu khác  KÊNH TRUYỀN TIN: phương tiện để truyền thông điệp  PHẢN HỒI: phản ứng với thông điệp nhận được.  NHIỄU: bất cứ sự can thiệp nào làm ảnh hưởng đến quá trình trao đổi thông tin/giao tiếp NGƯỜI GỬI VÀ NGƯỜI NHẬN - Người gửi cần phải gửi thông tin ở dạng mà người nhận sẽ hiểu được. - Việc chuyển các thông tin ở dạng mà người nhận sẽ hiểu được là quá trình mã hóa THÔNG ĐIỆP  Là ý kiến hoặc cảm xúc của người gửi muốn chia sẻ  Có thể được mã hóa ở nhiều dạng khác nhau: lời nói, văn bản hoặc cử chỉ (dưới dạng các biểu tượng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ) KÊNH GIAO TIẾP - Kênh giao tiếp: là phương tiện được sử dụng để truyền hoặc mã hóa thông điệp (ví dụ thư, fax, điện thoại, e-mail...) - Sau khi được truyền đi, thông tin cần được người nhận dịch ra. Quá trình này được hiểu là quá trình giải mã thông tin. THÔNG TIN PHẢN HỒI  Phản ứng hoặc ghi nhận của người nhận về thông điệp của người gửi  Tạo cho người gửi cơ hội để cải thiện và làm cho giao tiếp của người gửi hiệu quả hơn NHIỄU THÔNG TIN Là những rào rản đối với việc giao tiếp hiệu quả  Một sự ngắt quãng tại bất cứ điểm nào trong quá trình giao tiếp và làm cho quá trình giao tiếp không hiệu quả  Có thể xảy ra ở nhiều dạng khác nhau: tiếng ồn từ đường phố, tiếng ồn của loa, đường truyền lỗi, viết xấu, giọng nói quá to hoặc quá nhỏ,….. Thậm chí khi 2 người đang nói với nhau cùng ngôn ngữ các vấn đề vẫn có thể xảy ra vì sự hiểu lầm do các yếu tố sau gây ra :  Sự mong đợi khác nhau của 2 bên  Ngôn ngữ cử chỉ không rõ ràng và không đẹp  Không rõ về ngữ điệu và cách chọn từ 6.3.Hướng giao tiếp Giao tiếp được thực hiện theo chiều dọc hoặc chiều ngang  Giao tiếp theo chiều dọc: từ trên dưới hoặc từ dưới lên - Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới: lãnh đạo, trưởng nhóm giao các chỉ tiêu, hướng dẫn công việc, thông báo về chính sách, thủ tục,…--- thường theo dạng văn bản - Giao từ dưới lên: phản hồi cho lãnh đạo về kết quả công việc, vấn đề tồn tại,….---giúp nhà quản lý nắm bắt được cảm tưởng của nhân viên về công việc, đồng nghiệp, tổ chức,…  Giao tiếp theo chiều ngang Giao tiếp giữa các thành viên cùng cấp bậc trong nhóm, giữa các nhà quản lý cùng cấp hoặc giữa các nhân viên có cấp tương đương giúp tiết kiệm thời gian và phối hợp công việc. 6.4. Các hình thứ ...