Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 7 - ThS. Phan Quốc Tuấn

Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 7 Thông tin trình bày về ba cấp độ của quá trình thông tin, mô tả quá trình thông tin, phát triển kỹ năng lắng nghe, tầm quan trọng của thông tin, quá trình thông tin cần được phân tích trên 3 cấp độ khác nhau.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 7 - ThS. Phan Quốc Tuấn CHƯƠNG 7 THÔNG TIN LOGO Mục tiêu: Kết thúc chương này, bạn sẽ biết rõ hơn: 1 Ba cấp độ của quá trình thông tin 2 Mô tả quá trình thông tin 3 Phát triển kỹ năng lắng nghe Tầm quan trọng của thông tin: Thông tin được xem là ……… của tổ chức, nó là ……. gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Quá trình thông tin cần được phân tích trên 3 cấp độ khác nhau: Thông tin tổ chức Thông tin trong nhóm Thông tin qua lại giữa các cá nhân I- Thông tin qua lại giữa các cá nhân: 1.1- Quá trình thông tin 1.2- Lắng nghe 1.3- Thông tin phi ngôn ngữ 1.4- Phản hồi LOGO 1.1- Quá trình thông tin: Ý tưởng Thấu hiểu Nhận thức Phản hồi Nhận thức Người gởi Người nhận Môi trường Mã hóa Trung gian Giải mã Môi trường trong quá trình truyền đạt luôn bị nhiễu Những rào cản trong thông tin: Tiếng ồn, sự bỏ sót/ lược bỏ Văn hóa DN Ngôn ngữ Những rào cản Các mối quan hệ quyền hạn Môi trường Tình cảm/cảm xúc 1.1- Quá trình thông tin (tt): Truyền đạt có hiệu quả: 1 Sự hiểu biết 2 Sự hài lòng/ thú vị 3 Ảnh hưởng thái độ 4 Hoàn thiện, phát triển các quan hệ 5 1 Hành động 1.2- Lắng nghe …% …% …% 1.2- Lắng nghe (tt): Định nghĩa: Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thông điệp được nói ra bằng lời và/ hoặc không bằng lời. Lắng nghe là hoạt động rất quan trọng cho quá trình thông tin hiệu quả. Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự thấu cảm và sử dụng những kỹ năng lắng nghe hiệu quả. 1.2- Lắng nghe (tt): Mục đích của lắng nghe: Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ thông tin (4Ss- Search, Sift, Sort and Store) Thể hiện sự tôn trọng Phát hiện sự mâu thuẫn Phát hiện những điểm then chốt có giá trị Đánh giá hiểu biết 1.2- Lắng nghe (tt): Thói quen lắng nghe: Không tốt Tốt Lơ đãng Chăm chú Để cảm xúc chi phối Nhận biết và kiểm soát cảm xúc Vội vàng phán xét Lắng nghe toàn bộ thông điệp trước khi phán xét Bị rối trí Tỉnh táo Không ghi chép hoặc ghi chép Ghi chép những ý chính mọi thứ Bỏ qua những phần khó hiểu Yêu cầu giải thích Bỏ phí lợi thế thời gian suy nghĩ Tận dụng lợi thế thời gian suy nghĩ Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả: Nguyên tắc Người biết nghe Người không biết nghe 1. Tìm kiếm những vùng lợi ích 2. Không chú trọng vào những lỗi của phát biểu 3 Không vội phán quyết. Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả (tt): Nguyên tắc Người biết nghe Người không biết nghe 4. Lắng nghe những ý tưởng 5. Ghi chép 6. Phản ứng tích cực. 7. Chống lại sự lơ đãng. Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả (tt): Nguyên tắc Người biết nghe Người không biết nghe 8. Thách thức những suy nghĩ 9. Làm tăng hiểu biết với sự suy nghĩ tích cực khi nghe. 10. Giúp đỡ và khuyến khích người nói. 1.3- Thông tin phi ngôn ngữ: Sức mạnh của phi ngôn ngữ: 7% ………………38% …………….. 55% 93% 1.3- Thông tin phi ngôn ngữ (tt): 5 biến chủ yếu ảnh hưởng đến ý nghĩa của thông điệp: Sự gần gũi Dáng điệu cử chỉ Nét mặt Giọng nói Ngoại hình 1.4- Phản hồi: Phaûn hoài laø hoaït ñoäng raát quan troïng ñeå ñaûm baûo raèng: Thoâng tin truyeàn ñi ñöôïc ngöôøi nhaän hieåu ñuùng Ngöôøi ñöa thoâng tin hieåu ñöôïc suy nghó, caûm xuùc cuûa ngöôøi nhaän thoâng tin Taêng löôïng thoâng tin trao ñoåi Khuyeán khích taêng phaûn hoài thoâng tin Khi nhaän phaûn hoài thoâng tin caàn thöïc teá, lòch söï, vui veû 1.4- Phản hồi (tt): Ñöa phaûn hoài: Cuï theå, coù choïn loïc, bieát chaéc chaén Moâ taû, khoâng phaùn quyeát Traùnh suy luaän veà ñoäng cô hay caûm xuùc Khoâng neù nhöõng phaûn hoài tieâu cöïc Ñöa ra nhöõng ñeà nghò hoaëc lôøi khuyeân Ñuùng thôøi ñieåm 1.4- Phản hồi (tt): Nhaän phaûn hoài Côûi môû vôùi nhöõng ñieàu ñöôïc nghe Neân ghi cheùp laïi Ñeà nghò neâu ví duï cuï theå (neáu caàn) Ñöøng tìm caùch giaûi thích ñeå ngöôøi nghe caûm nhaän söï bieän minh II- Thông tin trong nhóm LOGO Các nhân tố ảnh hưởng tới thông tin 1 2 3 Cơ hội Địa vị Sự vững tương tác chắc Mạng thông tin Có 5 loại mạng thông tin Mạng hình sao Mạng vòng tròn Mạng dây chuyền Mạng đan chéo Mạng phân nhóm Mạng thông tin Vậy mạng nào tốt nhất? Và trong điều kiện nào? Mạng thông tin Tiêu chí Mức độ tập trung Mức độ phân tán Sự chính xác Mức độ thỏa mãn của các thành viên Xuất hiện lãnh đạo III- Thông tin trong tổ chức LOGO Hướng của dòng thông tin 1 2 3 Thông tin từ trên Thông tin từ Thông tin theo xuống: dưới lên ...