Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 bài giảng "Hệ thống thông tin kế toá" tiếp tục cung cấp đến các bạn kiến thức về: Hệ thống thông tin chu trình doanh thu; Hệ thống thông tin chu trình chuyển đổi; Hệ thống thông tin chu trình tài chính; Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông lOMoARcPSD|16911414 CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU Mục tiêu của chương - Giới thiệu về khái niệm, các nguyên tắc cơ bản của một chu trình doanh thu - Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình doanh thu - Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 4.1. Khái quát chung về chu trình doanh thu 4.1.1. Khái niệm Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Các đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống gồm: - Khách hàng: Là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp; - Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu. - Hệ thống lương: căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. - Ngân hàng, các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu chi tiền tại ngân hàng. 68 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Thanh toán Ngân hàng Khách hàng Đặt hàng Thanh toán Chu trình doanh thu Cung cấp HH Yc mua hàng CT Chi phí Dữ liệu Yêu cầu sx Doanh số tính HT kế toán/báo lương cáo CT sản xuất Chu trình nhân sự/lương Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình doanh thu 4.1.2. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. 4.1.3. Chứng từ Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order) Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan. Lệnh bán hàng (Sale Order) Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho 69 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán. Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip) Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán. Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading) Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice) Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên hoá đơn, ngoài các thông tin được chuyển đến từ các chứng từ liên quan, các điều khoản thanh toán như hình thức thanh toán, chiết khấu thanh toán… cũng được thể hiện. Hoá đơn phải được đánh số trước nhằm mục đích kiểm soát. Giấy báo thanh toán (Remittance Advice) Do ...