Bài giảng Kĩ năng tổ chức sự kiện

Nội dung của bài giảng gồm: Định nghĩa "sự kiện", phân loại sự kiện, nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện, kế hoạch và quy trình tổ chức sự kiện, quy trình quản lý tổ chức sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Kĩ năng tổ chức sự kiện TRAINING 2013 MARKETING DEPARTMENT MS. CLAUDIA VU KĨ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KiỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Định nghĩa “sự kiện” Phân loại sự kiện Nhiệm vụ của một người  tổ chức sự kiện (TCSK) Kế hoạch + Quy trình  TCSK ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN”         “Một  phần  của  PR,  các  hoạt  động  nhằm  quảng  bá  cho  thương  hiệu,  hình  ảnh,  sản  phẩm/dịch  vụ  của  doanh  nghiệp;  hoặc  xây  dựng,  duy  trì  mối  quan  hệ  với  cổ  đông,  nhân  viên, đối tượng mục tiêu.” PHÂN LOẠI SỰ KIỆN  Đối ngoại – Đối nội:          + Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng…          + Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…  Mức độ trang trọng:              Very formal – Smart casual – Conference/Seminar ­ Casual  Mục đích:             + Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ…            + Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…  Địa lý, bản chất: NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.  Hiểu biết cặn kẽ về: - Mục đích, tính chất sự kiện - Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến 2. Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan  đến sự kiện: - Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện  (nếu có) NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. Lường trước các sự cố      Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu       liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra 4. Quản lý tốt về truyền thông     ­ Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp     ­ Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu 5. Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:  Mục đích tổ chức sự kiện?    BRAINSTORM Các thành phần tham gia? Tính chất, quy mô sự kiện? Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện? Ngân sách định mức dành cho sự kiện?  QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2. LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự  kiện Phác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện Liệt kê các vật tư, nhân lực cần thiết cho sự kiện Check giá các hạng mục đã liệt kê, lập bảng dự trù  kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI  TIẾT: Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần),  làm việc trước với cơ quan quản lý hành  chính.  QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT: Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài trợ/  cộng tác Thi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn  âm thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí… Lập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết. Lựa chọn  MC, PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận.  QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT: Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị  phương án tiếp đón VIP, bài diễn văn của VIP… Quan tâm đến quà tặng cho khách sau sự kiện Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các  khoản phát sinh. Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ  QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN  4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN: Ngay trước sự kiện: - Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn  của đại biểu - Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí… - Chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định - Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIP QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN  4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN: Trong sự kiện: - Luôn đứng gần sân khấu để kiểm soát các tình  huống - Theo sát kịch bản chương trình - Cắt cử người đứng trực tại khu đại biểu QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN  4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN: Sau sự kiện: - Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đến địa điểm kế  tiếp - Nhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV . Chọn lọc  những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí - Thanh toán cho các nhà cung cấp QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5. LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ: Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu  tổ chức, rút kinh nghiệm.   Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi bộ phận kế  toán.  Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo  $$$ REPORT THỰC HÀNH Lên kế hoạch tổ chức các sự kiện sau: 1. Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013 2. Event “Chào xuân 2013” khuấy động không khí tại  cơ sở 2, Trần Đại Nghĩa của Anh ngữ New Ocean 3. Triển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013 4. Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp giữa  New Ocean và sinh viên ĐH Thương Mại ~ Gracias por atención~ ...