Bài Giảng Microft Access - Tin học B

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môitrường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực vàđầy sức mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin.- Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liênkết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh.Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạngCSDL khác nhau.- Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sửdụng thiết...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài Giảng Microft Access - Tin học BChương I: Tổng quan về Microsoft Access CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS1.1 Giới thiệu chung - Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môitrường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực vàđầy sức mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin. - Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, kh ả năng liênkết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh.Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạngCSDL khác nhau. - Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người s ửdụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêucầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáotrong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.1.2 Cài đặt Microsoft Access :1.2.1 Yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành - Máy vi tính cấu hình 486 trở lên, chạy trên nền hệ điều hànhWindows 95 trở lên. - Bộ nhớ RAM tối thiểu 32MB - Dung lượng đĩa cứng tối đa 640MB1.2.2 Cài đặt Microsoft Access - Khởi động hệ điều hành Windows thành công. - Đưa bộ cài đặt chương trình và kích hoạt chúng từ tập tin Setup.exe - Trả lời yêu cầu lệnh cụ thể theo từng màn hình.1.3 Thiết kế một cơ sở dữ liệu :1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu. - Dưới góc độ của Microsoft Access, CSDL là một kho ch ứa thông tin– là tập hợp những số liệu liên quan đến một ch ủ đ ề hay m ột m ục đíchquản lý khai thác nào đó. - Trước khi chúng ta sử dụng Microsoft Access để thực sự xây dựngcác Table, các Form, và các đối tượng khác sẽ làm nên cơ sở dữ li ệu c ủachúng ta, điều quan trọng là phải dành thời gian để thiết kế cơ s ở d ữ li ệuCho dù chúng ta đang sử dụng một cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc mộtđề án Microsoft Access, thì việc thiết kế tốt cơ sở dữ liệu là nền tảng chủ Trang 1Chương I: Tổng quan về Microsoft Accessyếu để tạo một cơ sở dữ liệu nhằm thực hiện những gì mà chúng ta muốnmột cách hiệu quả, chính xác.1.3.2 Các bước thiết kế một cơ sở dữ liệu và xác định mục tiêu khaithác. Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Đi ều nàyquyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access. Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Bước 3: Xác định trường Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế.1.3.3 Xác định các bảng cần thiết trong cơ sở dữ liệu. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng ph ải được thi ết k ếsao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo gi ảm tối đatình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tìnhtrạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một s ố bảng. Tác h ại c ủahiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượngdữ liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thờitạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong cácbước tiếp theo .1.3.4 Xác định trường. Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ rathông tin nó cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi lo ạithông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu tin trong cùng một b ảng đ ều cóchung cấu trúc các trường. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, nhữngtrường (thông tin) cần quản lý l: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌCVỊ”, “HỌC HÀM”,...1.3.5 Xác định các mối quan hệ. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên h ệthế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới đểlàm ra mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quanhệ tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu.1.3.6 Tinh chế lại thiết kế. Trang 2Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, tạo bảng dữ liệu và nh ậpvào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào v ới nh ững yêu c ầu truyxuất của chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đókhông. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết.1.3.7 So sánh quan hệ cơ sở dữ liệu và ứng dụng vào tính Những ứng dụng cơ sở dữ liệu có thế được chia thành hai lo ại cơbản: các ứng dụng làm việc với cơ sở dữ liệu độc lập và các ứng d ụng làmviệc với cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng tính Excel là một chương trình xử lýcơ sở dữ liệu độc lập đó là các bảng. Trong bảng, tất c ả thông tin liên quanphải được đưa vào cùng một bảng. Có nghĩa là bất cứ thông tin nào dùngchung cho một số mẫu tin (bản ghi) sẽ được lặp lại cho mỗi b ản ghi đó.Ngược lại trong Ms Access, một cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng nhi ều b ảngkhác nhau. Một mối quan hệ cho phép bạn nhập thông tin vào một bảng vàkết ...