Bài giảng Microsoft Excel: Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

(NB) Tiếp nội dung phần 1, Bài giảng Microsoft Excel: Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Xử lý dữ liệu; Đồ thị trong excel; Định dạng trang và in bảng tính. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Microsoft Excel: Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ Bài 4. XỬ LÝ DỮ LIỆU Mục tiêu: Sau khi học xong phần này người học có khả năng: - Trình bày được một số khái niệm về cơ sở dữ liệu trên Excel. - Sắp xếp được dữ liệu, trích lọc cơ sở dữ liệu theo yêu cầu. - Sử dụng được một số hàm về cơ sở dữ liệu. - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. Nội dung: 4.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL. 4.2. SẮP XẾP DỮ LIỆU. - Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: Bước 1: Chọn các ô muốn được sắp xếp. Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home. + Click nút Sort Ascending (A-Z) nếu muốn sắp xếp dữ liệu tăng dần. + Click nút Sort Descending (Z-A) nếu muốn sắp xếp dữ liệu giảm dần. Hình 4.1: Mô tả chọn công cụ sắp xếp dữ liệu trên tab Home. - Tùy chỉnh sắp xếp. Để sắp xếp nhiều hơn một cột: + Bước 1: Chọn các ô muốn được sắp xếp. + Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home. + Bước 3: Click chọn Custom Sort…xuất hiện hộp thoại như hình 4.2. + Bước 4: Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên. + Bước 5: Click Add Level. + Bước 6: Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp. + Bước 7: Click OK. 58 Hình 4.2: Hộp thoại Sort cho phép tùy chỉnh sắp xếp nhiều cột. 4.3. LỌC CSDL. Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. 4.3.1. Quy trình lọc đơn giản: Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc. Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home  Filter. Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc. Bước 4: Click vào ô check Select All để bỏ chọn dữ liệu đã mặc định. Bước 5: Click vào ô check của dữ liệu sẽ lọc ra (xem hình minh họa). Bước 6: Click OK. Hình 4.3: Ví dụ minh họa chọn dữ liệu lọc đơn giản. 4.3.2. Quy trình lọc phức tạp: Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc. Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home  Filter. Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc. 59 Bước 4: Click Text Filter (nếu cột dữ liệu bạn chọn thuộc dạng Text, Date Filte nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng ngày tháng, Number Filter nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng số). Bước 4: Click chọn Custom. Xuất hiện hộp thoại. Hình 4.4: Hộp thoại Custom AutoFilter. Trong đó: + Equals: Bằng nhau. + Does not equals: Không bằng nhau. + Is greater than: Lớn hơn. + Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng. + Is less than: Nhỏ hơn. + Is less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng. + Begin with: bắt đầu với. + Does not begin with: Không bắt đầu với. + Ends with: Kết thúc với. + Does not ends with: Không kết thúc với. + Contains: Chứa đựng, bao gồm. + Does not contains: Không chứa đựng. Bước 5: Click chọn 1 trong các thực đơn đơn lệnh như mô tả ở trên. Hình 4.5: Chọn thực đơn lệnh để lọc phức tạp Bước 6: Click Ok.  Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter  Click Clear. 4.3.3. Lọc cao cấp (Advanced). Bước 1: Đặt điều kiện lọc. Bước 2: Chọn vùng cơ sở dữ liệu cần lọc. Bước 3: Click tab Data  Advanced (hộp thoại Advanced Filter – xem hình 4.6). Bước 4: Click chọn Copy to another location. Bước 5: Đặt con trỏ tại ô Criteria range  chọn vùng điều kiện đã đặt ở bước 1. Bước 6: Đặt con trỏ tại ô Copy to:  sau đó chọn vùng sẽ đặt kết quả lọc. 60 Bước 7: Click OK. Xem hình và thực hiện các bước lần lượt như đã ghi chú ở hình. 1 Đặt vùng điều kiện 2 Địa chỉ vùng Chọn dữ liệu Địa chỉ vùng 3 điều kiện Vùng địa chỉ mới sẽ chứa kết quả 5 Địa chỉ vùng 4 chứa kết quả Hình 4.6: Hình minh họa các bước lọc dữ liệu với Advanced. 4.4. CÁC HÀM VỀ CSDL. Là những hàm chỉ sử dụng đối với cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng các hàm này thì đã có cơ sở dữ liệu và đã tạo vùng điều kiện. 4.4.1. Hàm DSUM. Cú pháp: Dsum (CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện). Công dụng: Tính tổng các ô trong “cột” ở các ô mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL. Ví dụ: Tính tổng thành tiền của những mặt hàng có tên là Cassette. =DSUM(B15:H20, 7, $I$14:$I$15)  25500000. 61 Hình 4.7: Màn hình ví dụ tính tổng thành tiền của những mặt hàng Cassette. 4.4.2. Hàm DMAX. Cú pháp: Dmax(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện). Công dụng: Lấy giá trị ô lớn nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL. Ví dụ: CSDL xem hình 4.8. Tìm xem mặt hàng nào bán có giá trị thành tiền lớn nhất trong tháng. = DMAX(B15:H20,7,$I$14:$I$15)  27000000 Hình 4.8: Ví dụ sử dụng hàm Max tìm giá trị thành tiền lớn ...