Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 6

SOẠN THẢO VĂN BẢN XÍ NGHIỆPI. II. III. ĐẶT VẤN ĐỀ. THƯ TỪ. THÔNG BÁO SỰ VỤ. 1. Đặt tính. 2. Các mục bắt buộc. 3. Cách hành văn. THÔNG BÁO THÔNG TIN. 1. Định nghĩa. 2. Một công cụ thông tin khách quan. THƯ THÔNG BÁO. 1. Định nghĩa. 2. Cùng một thông tin, có thể có nhiều đối tượng khác nhau. BẢN TỔNG HỢP. 1. Định nghĩa. 2.. Cách thức của soạn thảo. BẢN TƯỜNG TRÌNH (BIÊN BẢN). 1. Định nghĩa. 2. Mục tiêu. 3. Phương pháp. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 6 CHÖÔNG VI SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN XÍ NGHIEÄPI. ÑAËT VAÁN ÑEÀ.II. THÖ TÖØ.III. THOÂNG BAÙO SÖÏ VUÏ. 1. Ñaët tính. 2. Caùc muïc baét buoäc. 3. Caùch haønh vaên.IV. THOÂNG BAÙO THOÂNG TIN. 1. Ñònh nghóa. 2. Moät coâng cuï thoâng tin khaùch quan.V. THÖ THOÂNG BAÙO. 1. Ñònh nghóa. 2. Cuøng moät thoâng tin, coù theå coù nhieàu ñoái töôïng khaùc nhau.VI. BAÛN TOÅNG HÔÏP. 1. Ñònh nghóa. 2.. Caùch thöùc cuûa soaïn thaûo.VII. BAÛN TÖÔØNG TRÌNH (BIEÂN BAÛN). 1. Ñònh nghóa. 2. Muïc tieâu. 3. Phöông phaùp.VIII. BAÙO CAÙO KYÕ THUAÄT. 1. Ñònh nghóa. 2. Thu thaäp caùc thoâng tin. 3. Choïn loïc thoâng tin cho baûn baùo caùo. 4. Soaïn thaûo moät baùo caùo.IX. BAÛNG CAÂU HOÛI THAÊM DOØ. 1. Xaùc ñònh thoâng tin caàn tìm hieåu. 2. Soaïn thaûo caùc caâu hoûi.* KEÁT LUAÄN. 57 CHÖÔNG VI SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN TRONG XÍ NGHIEÄPI. Ñaët vaán ñeà. Trong moät xí nghieäp, caùc caù nhaân coù theå hieåu ñöôïc caùch thöùc laøm vieäcthoâng qua caùc vaên baûn, bôûi thöïc chaát xí nghieäp ñöôïc xay döïng treân cô sôû heäthoáng caùc vaên baûn. Trong lónh vöïc quaûn lyù Trong lónh vöïc kyõ thuaät * Thö töø * Baøi baùo kyõ thuaät * Thoâng baùo söï vuï * Vaên baûn kinh teá kyõthuaät * Thoâng baùo thoâng tin * Löu yù veà kyõ thuaät * Thö thoâng baùo * Taäp tin kyõ thuaät * Baûn toång hôïp * Baûng phaùt minh * Baûn töôøng trình (bieân baûn) * Caùc baûngnghieäm thu Caùc vaên baûn naøy phaûi thöïc söï mang laïi hieäu quaû (ñôn giaûn, deã hieåu). Neáuvaên baûn coù khaû naêng chuyeån taûi moät caùch chính xaùc caùc thoâng tin thì ñoù cuõngchính laø moät caùch giao tieáp giöõa caùc caù nhaân trong xí nghieäp. - Vaäy ta seõ choïn loaïi naøo? - Caàn nghieân cöùu ñaëc tính cuûa moãi vaên baûn. - Hieåu roõ vai troø taùc duïng cuûa vaên baûn. - Naém roõ qui caùch cuûa vaên baûn baèng caùc lyù luaän: + Taïi sao vieát? + Vieát theá naøo? + Vieát cho ai? - Höôùng noäi dung vaên baûn taäp trung vaøo nhu caàu cuûa ngöôøi nhaän: + Ngöôøi nhaän caàn bieát ñieàu gì? + Ngöôøi ñoïc vaên baûn coù theå hieåu vaên chöông ôû möùc ñoä naøo? - Toùm laïi: Ta muoán noùi vôùi ngöôøi ñoïc veà ñieàu gì.II. Thö töø. Noù dieãn taû moái quan heä cuûa ngöôøi naøy vôùi ngöôøi kia khoâng keå ñeán ñòa vòcuûa hoï trong moät toå chöùc hay moät ñôn vò. Noù nhaèm giaûi quyeát vaán ñeà döïatreân treân moät haønh ñoäng. 58 Boá cuïc cuûa kieåu thö töø nhö sau: Ngöôøi gôûi: Nôi: Veà vieäc: Ngöôøi nhaän: Ñòa chæ: Lôøi xöng hoâ vôùi ngöôøi nhaän (phaàn chaøo xaõ giao) 1. Ñieàu gì khieán toâi vieát laù thö naøy (nguyeân nhaân vieát thö) 2. Hieän taïi toâi caàn gì (noäi dung thö) 3. Trong töông lai toâi mong ñôïi gì ôû ngöôøi nhaän thö töø? (chôø söï traû lôøi, neâu caùc laäp luaän) Caâu chaøo xaõ giao khi keát thuùc thö (chaøo hay caùm ôn) Kyù teânIII. Thoâng baùo söï vuï: (hoï phaûi laøm moät chuyeän gì ñoù) Noù truyeàn ñaït caùc thoâng tin maø ngöôøi nhaän caàn phaûi thöôøng xuyeân theodoõi vaø caäp nhaät. Gioïng ñieäu, caùch dieãn ñaït ñöôïc söû duïng coù khi vöôït quaù söïñôn giaûn thoâng thöôøng cuûa moät thö töø. ÔÛ ñaây ngoân töø dieãn taû moïi traïng thaùitrong moái quan heä taâm lyù vaø kinh teá cuûa moät toå chöùc. Do vaäy thoâng caùo söï vuï coù theå taïo neân moät söï caêng thaúng hay xoa dòu,noù cuõng coù theå taïo ra söï hieåu laàm, söï ñoái khaùng, söï taùn ñoàng. Thöôøng thìngoân töø cuûa thoâng baùo laøm cho ngöôøi ñoïc khoù chòu. 1. Ñaëc tính. Ñaây laø daïng vaên baûn ngaén goïn, ñöôïc nieâm yeát nhaèm thoâng baùo veà moätquyeát ñònh chính thöùc. Noù chuyeån taûi thoâng tin, lôøi caên daën, caùc yeâu caàu,meänh leänh, ngöôøi nhaän caàn tuaân thuû thöïc hieän. Ñaây laø daïng vaên baûn chính thöùc vaø phaûi do ngöôøi chòu traùch nhieäm soaïnthaûo kyù. Caùc muïc baét buoäc: - Ngaøy thoâng baùo 59 - Teân vaø chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù - Teân ngöôøi nhaän - Chuû ñeà va ...