Bài giảng môn học Quản trị văn phòng: Chương 6 - TS. Nguyễn Nam Hà

Bài giảng môn học "Quản trị văn phòng - Chương 6: Thể thức & kỹ thuật trình bày văn bản" cung cấp cho người học các kiến thức: Văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng môn học Quản trị văn phòng: Chương 6 - TS. Nguyễn Nam Hà CHƯƠNG 6 SỐ TIẾT GIẢNG: 3 TỰ HỌC: 6 01/16/17 1 CHƯƠNG 6 SỐ TIẾT GIẢNG: 3 TỰ HỌC: 6 01/16/17 2 NỘI DUNG BÀI GIẢNG ◘ Văn bản quy phạm pháp luật điều  chỉnh ◘ Thể thức văn bản ◘ Kỹ thuật trình bày văn bản ◘ Thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao  văn bản 01/16/17 3 VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ◘ Thông tư liên tịch 55_06/5/2005 của Bộ  Nội vụ và Văn phòng Chính phủ “Hướng  dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn  bản”  ◘ Thông tư 01_19/01/2011 của Bộ Nội vụ  “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình  bày văn bản hành chính” (có hiệu lực từ  8/3/2011 thay thế các quy định về thể thức  và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính  quy định tại TTLT 55)  01/16/17 4 01/16/17 5 1. THỂ THỨC VĂN BẢN 1.1. KHÁI NIỆM THỂ THỨC VĂN BẢN ◘ Tập hợp các thành phần cấu thành văn  bản, gồm: ● Thành phần chung: Áp dụng đối với  tất cả các loại văn bản. ● Thành phần bổ sung: Áp dụng cho  một số loại văn bản nhất định. 01/16/17 6 1.2. ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC VĂN BẢN ◘ Quy định mang tính pháp lý ◘ Áp dụng chung cho văn bản của cơ  quan, tổ chức Việt Nam, gồm: ● Văn bản quy phạm pháp luật; ● Văn bản hành chính; ● Văn bản tư pháp; ● Bản sao văn bản. 01/16/17 7 1.3. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VB (1) Quốc hiệu (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành (3) Số, ký hiệu của văn bản (4) Địa danh & ngày, tháng, năm ban hành (5) Tên loại & trích yếu nội dung (6) Nội dung văn bản (7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có  thẩm quyền (8) Dấu của cơ quan, tổ chức 01/16/17 8 1.3. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VB (9) Nơi nhận (10) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật Thành  (11) Chỉ dẫn phạm vi lưu hành  phần (12) Chỉ dẫn dự thảo văn bản bổ sung (13) Ký hiệu người / bộ phận soạn thảo &  số lượng bản phát hành  (14) Địa chỉ; E­Mail; Website; Số điện thoại, số Fax (Công văn) Bổ sung (15) Biểu tượng (Logo) in chìm 01/16/17    9 2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 2.1. KHÁI NIỆM ◘ Là việc xác định khổ giấy, kiểu trình  bày, định lề trang văn bản, vị trí trình  bày các thành phần thể thức, phông chữ,  cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình  bày khác. 01/16/17 10 2.2. KHỔ GIẤY ◘ A4 (210mm x 297mm) ◘ Giấy giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu  chuyển, phiếu gởi có thể dùng khổ giấy  A5 (148mm x 210mm) 01/16/17 11 2.3. KIỂU TRÌNH BÀY ◘ Trình bày theo chiều dài trang giấy. ◘ Bảng, biểu có thể trình bày theo chiều  rộng trang giấy. 2.4. PHÔNG CHỮ (FONT) ◘ Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự  Unicode theo TCVN 6909:2001. 01/16/17 12 2.5. ĐỊNH LỀ VĂN BẢN (A4) Trang mặt trước ● Lề trên (Top): 20 – 25 mm ● Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm ● Lề trái (Insize): 30 – 35 mm ● Lề phải (Outsize): 15 – 20 mm Trang mặt sau ● Lề trên (Top): 20 – 25 mm ● Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm ● Lề trái (Insize): 15 – 20 mm ● Lề phải (Outsize): 30 – 35 mm 01/16/17 13 2.6. SỐ TRANG ◘ Vị trí: Góc phải ở cuối trang giấy  (phần footer) ◘ Kiểu số: Ả­rập (1,2,3...) ◘ Cỡ chữ 13­14, kiểu chữ đứng, không  đánh số trang thứ nhất. ◘ Số trang phụ lục đánh số riêng theo  từng phụ lục. 01/16/17 14 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC  THÀNH PHẦN THUỘC THỂ THỨC  CỦA VĂN BẢN 1 15 01/16/17 15 1 QUỐC HIỆU CỘNG HÒA XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT  NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ◘ Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12­13, kiểu  chữ đứng, đậm ◘ Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ từ 13­ 14, kiểu chữ đứng, đậm ◘ Đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dòng  chữ (lệnh Draw, không dùng Underline) 01/16/17 16 2 TÊN TỔ CHỨC BAN HÀNH BỘ CÔNG THƯƠNG VD TRƯỜNG ĐHCN TP.HCM ◘ Chữ in hoa, cỡ chữ: 13­14, kiểu chữ:  đứng, đậm ◘ Cấp trên nếu có: Chữ in hoa, cỡ chữ: 13­ 14, kiểu chữ: đứng. ◘ Dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài  bằng từ 1/3 ­ 1/2 dòng chữ. 01/16/17 17 3 SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN Văn bản QPPL + Tư pháp ◘ Số thứ tự/Năm ban haønh/Loại văn bản - cơ quan ban haønh Ví duï: Soá: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn bản Hành chính ◘ Số thứ tự/Loại văn bản - cơ quan, chöùc danh ban haønh Ví duï: Soá: 10/QĐ-GĐ 01/16/17 18 3SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN ◘ Số văn bản: Số thứ tự đăng ký tại văn  thư, bắt đầu từ số 01 vào ngày 1/1 và  kết thúc ngày 31/12 hàng năm. ◘ Ký hiệu văn bản: Chữ viết tắt tên loại  văn bản và chữ viết tắt tên tổ chức  (chức danh) ban hành văn bản 01/16/17 19 4 ĐỊA DANH ◘ Tên đơn vị hành chính (tên tỉnh, thành  phố, huyện, xã) nơi cơ quan, tổ chức  đóng trụ sở.  ◘ Nếu đơn vị hành chính đặt theo tên  người / chữ số / sự kiện lịch sử thì ghi  tên gọi đầy đủ ◘ Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13­14 01/16/17 20 ...