Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

(NB) Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Nghiệp vụ phòng; Kỹ năng giao tiếp. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ -------  ------- BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mã số: MH19. NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX. Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Email: cntt.cnnlnb@gmail.com. [Lưu hành nội bộ] -2019- GIỚI THIỆU Hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan doanh nghiệp, đây là bộ phận cốt yếu tham mưu cho các nhà quản lý trong việc tổ chức, vận hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Ngày nay, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, làm hành chính văn phòng người làm hành chính văn phòng phải năng động và sáng tạo, chuyên nghiệp, thành thục kỹ năng hành chính, mà còn phải có khả năng tiếp cận với công nghệ hiện đại và thích ứng cao với hoàn cảnh thì mới có thể hoàn thành tốt công việc. Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như: Lễ tân văn phòng; Thư ký hỗ trợ; Quản lý hạ tầng - trang thiết bị; Soạn và lưu trữ văn bản hồ sơ; Chấm công - thực thi chính sách; Duy trì môi trường làm việc; Xử lý thông tin ra vào; Tiếp khách. Để đáp ứng được nhu cầu công việc hành chính văn phòng với cách làm việc theo cơ chế mở, có tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao, theo yêu cầu của các nhà tuyển dụng, các ứng viên văn phòng phải đa năng, có thể làm được nhiều việc. Tài liệu được xây dựng cho Học sinh – Sinh viên học tập gồm các phần cụ thể như sau: - Chương 1: Nghiệp vụ phòng. - Chương 2: Kỹ năng giao tiếp. - Chương 3: Văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày. - Chương 4: Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Tài liệu được biên soạn có tham khảo từ các tài liệu, bài giảng và kinh nghiệm giảng dạy của tập thể giáo viên Khoa, nên không thể tránh khỏi các thiếu soát rất mong nhận được ý kiến góp ý để tài liệu hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Khoa Công nghệ thông tin, Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ. Điện thoại: 0274 3772 899; Email: cntt.cnnlnb@gmail.com. Chân thành cảm ơn ! Bình Dương, ngày 01 tháng 4 năm 2019 Nhóm biên soạn 2 MỤC LỤC GIỚI THIỆU ............................................................................................................................... 1 MỤC LỤC ................................................................................................................................... i NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN ..................................................... 3 DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU......................................................................................... 3 Chương 1. NGHIỆP VỤ PHÒNG. ............................................................................................ 4 1.1. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG. ...................................................................................... 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ............................................................................................ 5 1.1.2. Chức năng của văn phòng...................................................................................... 5 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng. ....................................................................................... 7 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị. ............................................ 9 1.1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng. ....................................................................... 12 1.2. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG. .................... 12 1.2.1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp. ................................................................. 12 1.2.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký. ........................................................ 15 1.2.3. Lập chương trình, kế hoạch công tác. ................................................................ 19 1.2.4. Yêu cầu đối với nhân viên tiếp khách. ................................................................ 21 1.2.5. Kỹ thuật tiếp khách. ............................................................................................. 22 1.2.6. Tiếp chuyện qua điện thoại. ................................................................................. 24 CÂU HỎI ÔN TẬP. ................................................................................................................. 27 Chương 2. KỸ NĂNG GIAO TIẾP. ........................................................................................ 29 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP. .......................................................................... 30 2.1.1. Khái niệm. ............................................................................................................. 30 2.1.2. Vai trò của giao tiếp. ............................................................................................ 30 2.1.3. Chức năng của giao tiếp. ...................................................................................... 30 2.2. CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP CƠ BẢN............................................................... 33 2.2.1. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ. ................................................................ 33 2.2.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ. ................................................................... 35 2.3. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN. ...................................................................... 45 2.3.1. Lắng nghe. .......... ...