Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp - TS Nguyễn Lệ Nhung

Tài liệu tham khảo Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp dành cho các bạn sinh viên tham khảo. Hy vọng tài liệu sẽ hữu ích, phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu của các bạn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp - TS Nguyễn Lệ Nhung Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 Thànhphầntàiliệucủadoanhnghiệp• Điềulệcôngty;sửađổi,bổsungĐiềulệcôngty;quy chếquảnlýnộibộcủacôngty;sổđăngkýthànhviên hoặcsổđăngkýcổđông;• Giấychứngnhậnđăngkýkinhdoanh;vănbằngbảohộquyềnsởhữucông nghiệp;giấychứngnhậnđăngkýchấtlượngsảnphẩm;cácgiấyphépvà giấychứngnhậnkhác;• Tàiliệu,giấytờxácnhậnquyềnsởhữutàisảncủacôngty;• BiênbảnhọpHộiđồngthànhviên,Đạihộiđồngcổđông,Hộiđồngquảntrị; cácquyếtđịnhcủadoanhnghiệp;• Bảncáobạchđểpháthànhchứngkhoán;• BáocáocủaBankiểmsoát,kếtluậncủacơquanthanhtra,kếtluậncủatổ chứckiểmtoánđộclập;• Sổkếtoán,chứngtừkếtoán,báocáotàichínhhàngnăm;• Cáctàiliệukháctheoquyđịnhcủaphápluật. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu- Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ- Mục đích của thu thập tài liệu:• Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan• Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:• Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)• Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)• Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)• Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu Yêu cầu đối với việc thu thập tài liệu• Cần được tiến hành thường niên• Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận• Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ 2. Phân loại tài liệu- Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ).- Mục đích của phân loại tài liệu:• Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng• Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp• Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu 2. Phân loại tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:• Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu• Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọn Các cách phân loại tài liệu+ Theo đơn vị tổ chức+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động+ Theo thời gian Cách phân loại tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức• Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch)• Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức (phòng)• Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo từng mảng hoạt động của đơn vị• Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp tục được phân chia đến hồ sơ ví dụ: Các hồ sơ tài liệu được hìnhthành trong hoạt động của một cơ quan A1.Hồ sơ về mua trang thiết bị văn 7. Hồ sơ về nâng lương cho cán phòng năm 2008 bộ năm 20082. Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan 8. Hồ sơ quyết toán tài chính 2008 công trinh A năm20083. Hồ sơ về sửa chữa trang thiết bị văn phòng 2008 9. Hồ sơ tổng kết công tác năm 20084. Hồ sơ về tuyển dụng cán bộ năm 200b 10. Tập báo cáo tài chính năm5. Hồ sơ đấu thầu công trình A năm 2008 2008 11. Hồ sơ khen thưởng cán bộ6. HỒ sơ về nộp thuế kinh doanh 12. Kế hoạch tài chính năm 2008 năm 2008 13. Hồ sơ về thành lập Phòng Kinh doanh năm 2008 Yêu cầu đối với việc phân loại tài liệu• Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được bảo quản tại 1 địa chỉ• Hồ sơ tài liệu sau khi được phân loại phải được hệ thống hoá theo một trật tự logic theo các cách sau:+ Theo vấn đề+ Theo a,b,c+ Theo địa dư+ Theo tác giả ban hành văn bảnVí dụ: tài liệu của Phòng Tổ chức cán bộ• Vấn đề về tổ chức • Vấn đề về nhân sự bộ máy • + Tuyểndụng+ Thành lập tổ chức • + Bổ nhiệm, miễn+ Giải thể, chia tách nhiệm • + Khen thưởng, kỷ luật • + Lương 3. Xác định giá trị tài liệu- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu- Mục đích của xác định giá trị tài liệu:• Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quan• Loại hủy những tài liệu hết giá trị 3. Xác định giá trị tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:• Bám sát quy đinh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệu• Lập danh mục tài liệu hết giá trị• Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá tr ...