Bài giảng: Quản trị hành chánh văn phòng - ĐH Quảng Nam

Bài giảng: Quản trị hành chánh văn phòng - ĐH Quảng Nam gồm 7 chương với nội dung: những vấn đề chung về văn phòng, các loại hình văn phòng ở nước ta hiện nay, quản trị văn phòng,... Cùng tham khảo nhé.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng: Quản trị hành chánh văn phòng - ĐH Quảng Nam TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT ï BÀI GIẢNG QUẢN TRỊHÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD) Biên soạn: - Võ Thiện Chín Quảng Nam, tháng 7 năm 2010 Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG1- Khái niệm Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui địnhchức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì kháiniệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơquan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụcủa cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơquan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dântối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường,bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòngHành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọilà phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàngngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trongđó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, nhữngcông việc liên quan đến công tác văn thư. - Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ tráchcông việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơquan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử líthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩthuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan.2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng2.1. Chức năng: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đápứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan vàbảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòngnghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức côngviệc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung củacơ quan. - Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiệncho cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiêncứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc 2sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sửdụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đềunhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.2.2. Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quanđó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Vănphòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kếhoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Vănphòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầuquản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quanban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩnbị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên banhành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với cáccơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp cácđơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị,hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộchọp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưutrữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vậtchất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng.2.3. Cơ cấu tổ chức: + Lãnh đạo văn phòng: - Chánh văn phòng: là người điều hành ch ...