Bài giảng Quản trị văn phòng - GV. Nguyễn Thị Kim Tuyến

Bài giảng Quản trị văn phòng trình bày về công tác tổ chức văn phòng, tổ chức lao động văn phòng, một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tổ chức công tác lễ tân, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, công tác hồ sơ, soạn thảo văn bản. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị văn phòng - GV. Nguyễn Thị Kim Tuyến Quản trị văn phòng Số tín chỉ: 2 Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Tuyến 1 Chương 1: Công tác tổ chức văn phòng I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Khái niệm văn phòng  Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.  Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. 2 Đặc điểm:  Văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan.  Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Bản chất của văn phòng là hoạt động thông tin Điều kiện để thực hiện hoạt động văn phòng là phải có công cụ, cơ sở vật chất phục vụ cho việc truyền dẫn và xử lý thông tin, đội ngũ nhân viên văn phòng. 3 2. Chức năng của văn phòng 4 3. Nhiệm vụ của văn phòng  Tổng hợp kế hoạch, đôn đốc thực hiện.  Xây dựng kế hoạch công tác của ban lãnh đạo.  Thu thập, xử lý và quản lý sử dụng thông tin.  Truyền đạt các quyết định của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện. 5  Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu.  Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng.  Tổ chức công tác lễ tân  Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo  Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan  Tổ chức công tác bảo vệ trật tự cho cơ quan. 6 II. Tổ chức văn phòng 1. Cơ cấu tổ chức văn phòng  Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng (hay sự phân chia thành số lượng phòng ban, bộ phận với nhiệm vụ quyền hạn nhất định trong văn phòng). 7 8 9 2. Bố trí văn phòng 2.1. Các yêu cầu của bố trí văn phòng  Đảm bảo sự tiện dụng  Đảm bảo tiết kiệm được chi phí tiền bạc, vật chất và thời gian.  Tận dụng tối đa mặt bằng và sử dụng tối đa diện tích văn phòng  Đảm bảo sức khỏe: ánh sáng, môi trường, không khí, an toàn lao động.  Tiết kiệm chi phí lắp đặt  Tuân thủ các quy tắc về an toàn lao động. 10 2.2. Các phương pháp bố trí văn phòng 2.2.1. Bố trí, sắp xếp theo mức độ tập trung * Văn phòng tập trung  Ưu điểm:  Dễ quản lý  Giảm chi phí đầu tư  Chuyên môn hóa của nhân viên văn phòng cao  Tận dụng tối đa công suất của máy móc, thiết bị.  Hạn chế:  Công việc bị ùn tắc, xử lý không kịp  Làm cho nhân viên ở các phòng ban, bộ phận khác bị phụ thuộc. 11 * Văn phòng phân tán  Ưu điểm:  Các bộ phận chủ động trong công việc, bảo đảm phục vụ kịp thời  Tiết kiệm thời gian.  Hạn chế:  Chi phí đầu tư lớn, không cần thiết  Khó quản lý  Không sử dụng hết công suất của thiết bị. 12 2.2.2. Bố trí căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận * Văn phòng kín  Ưu điểm:  Đảm bảo cho nhân viên không gian làm việc yên tĩnh, độc lập  Tính bảo mật của thông tin cao.  Nhược điểm:  Hạn chế sự trao đổi thông tin, giao tiếp giữa mọi người.  Tốn diện tích, chi phí đầu tư  Khó quản lý 13 * Văn phòng mở  Ưu điểm:  Tận dụng được tối đa diện tích  Tính cơ động cao, dễ bố trí lại văn phòng  Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận.  Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên.  Nhược điểm:  Gây ồn ào, giảm sự tập trung cho công việc  Khó bảo đảm bí mật thông tin 14 3. Trang thiết bị văn phòng 3.1. Các đồ dùng văn phòng  Bàn ghế  Tủ đựng hồ sơ  Giá đựng tài liệu  Tủ hoặc mắc áo  Các đồ vật khác 15 3.2. Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin  Máy vi tính  Máy photocopy  Máy in  Điện thoại  Thiết bị hội nghị: máy trình chiếu, máy điều hòa…  Máy ghi âm  Máy fax 16 4. Hiện đại hóa công tác văn phòng III. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng 17 18 Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng I. Thư ký văn phòng 1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký  Xử lý thư tín: quản lý văn bản đến, văn bản đi  Quản lý lưu trữ hồ sơ.  Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách.  Thực hiện các công tác hành chính hậu cần. 19  Xin thị thực, ...