Bài giảng Quản trị văn phòng: Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

Bài giảng Quản trị văn phòng: Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo có nội dung trình bày về việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và cho người lãnh đạo, tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội, tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ trong cơ quan và của người lãnh đạo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị văn phòng: Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƢỜI LÃNH ĐẠO 1. XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO 2. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI 3. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA NGƢỜI LÃNH ĐẠO XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH, LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO 1. Nguyên Tắc Xây Dựng Lịch Làm Việc 2. Những Công Việc Cần Tiến Hành Khi Xây Dựng Lịch Và Chƣơng Trình Làm Việc Theo bạn: Chƣơng trình, kế hoạch là gì? Các cơ quan phải xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, hoạt động gửi về cho VP vào lúc nào?? Hỏi: Chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm việc của cơ quan gồm những loại nào? Đáp: - Chƣơng trình, kế hoạch hoạt động trong 1 năm - Kế hoạch hoạt động của CQ trong 1 tháng - Lịch làm việc của CQ, LĐ trong từng tuần, từng ngày. Hỏi: Hoạt động của CQ diễn ra dƣới những hình thức nào? Đáp: - Hội họp, hội thảo - Tiếp khách và làm việc với khách - Đi công tác và khảo sát - Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên môn tại phòng làm việc 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc Không trùng lặp Ưu tiên Điều Dự chỉnh lịch phòng 1.1 Nguyên tắc không trùng lặp Không trùng lặp 02 trong 03 yếu tố: Thời gian – địa điểm – nhân sự Ví dụ: - Giám đốc không thể điều hành 02 cuộc họp trong cùng một thời gian. - 02 cuộc họp không thể tiến hành ở 01 hội trƣờng nếu trùng về mặt thời gian. Đòi hỏi ngƣời TK phải khéo léo 1.2 Nguyên tắc ƣu tiên - TK cần nắm vững CN-NV đơn vị, lãnh đạo - Tầm quan trọng, tính cấp thiết - Hỏi ý kiến lãnh đạo (các hoạt động trùng thời gian, nên đi bên nào?) - Yêu cầu các BP thông báo hoạt động của ĐV mình lên VP trƣớc đó bao nhiêu ngày (hoạt động nào quan trọng, không thể trì hoãn) 1.3 Nguyên tắc dự phòng Dự kiến những tình huống đột xuất xảy ra Để ứng phó kịp thời, Thay đổi khi cần thiết Không ảnh hƣởng đến HĐ chung. Khi xếp lịch cần bố trí thời gian để lãnh đạo nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển (thời gian dự phòng) Hỏi: Ý kiến của bạn về ví dụ xếp lịch cho Giám đốc sau: - Từ 8h-10h Giám đốc họp giao ban trên Tổng công ty - Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật Nó có khả thi không? Tại sao? 1.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch “Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc thay đổi” Điều chỉnh và thay đổi lịch trong những trƣờng hợp: - Thời gian ( có khả năng kip thời báo cho nhân sự) - Địa điểm (khoảng cách 2 nơi, khó khăn cho ngƣời tham dự, chi phí) - Nhân sự (cần hạn chế) phải đƣợc báo trƣớc. Giải quyết tình huống? “Một cuộc họp quan trọng và đông ngƣời (trên 30 ngƣời tham dự), các đại biểu lại từ các tỉnh xa về họp, nếu có sự thay đổi về thời gian cuộc họp chuyển sang ngày hôm sau mà chƣa đƣợc báo trƣớc…” 2. Những công việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chƣơng trình làm việc - Quy định các bộ phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau, tháng sau, gửi lên VP vào cuối tuần, cuối tháng. - VP cử TK có kinh nghiệm tập hợp đề nghị của các BP, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể và lịch của lãnh đạo. - Khi xếp lịch, trao đổi với lãnh đạo, với các BP có liên quan - Gửi lịch vào ngày làm việc cuối tuần - Theo dõi lịch (tiến hành, trì hoãn) *Nếu là thƣ ký riêng: - Xếp lịch cá nhân TK phù hợp lịch làm việc của ngƣời thủ trƣởng - Thƣờng xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trƣởng - Chuẩn bị tài liệu Đòi hỏi ngƣời TK phải: Có tƣ duy, Nắm trình độ Nhanh vững tổ chức, nhạy, nhiều điều linh vấn đề hành hoạt