Bài giảng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Powerpoint - ThS. Nguyễn Đăng Tỵ

Bài giảng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Powerpoint doThS. Nguyễn Đăng Tỵ biên soạn nhằm giúp cho các bạn biết được cách khởi động và thoát khỏi ứng dụng; tạo một trang báo cáo (slide); chèn các đối tượng vào slide; tạo liên kết động giữa các slide; in các slide ra máy in.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Powerpoint - ThS. Nguyễn Đăng Tỵ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWERPOINT TRUNG TÂM TIN HỌC ĐẠI HỌC KHXH & NV Giảng viên chính: ThS. NGUYỄN ĐĂNG TỴ  NỘI DUNG I. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ỨNG DỤNG II. TẠO MỘT TRANG BÁO CÁO (SLIDE) III. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE IV. TẠO LIÊN KẾT ĐỘNG GIỮA CÁC SLIDE V. IN CÁC SLIDE RA MÁY IN I. KHỞI ĐỘNG & THOÁT Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong môi  trường Windows: 1. Từ Shortcut Bar, chọn ứng dụng Microsoft  PowerPoint. 2. Từ Menu Start, chọn Run, gõ lệnh Powerpnt [ [­s]  ] rồi Enter. 3. Từ Menu Start, chọn Program Files\Microsoft  Office\Power point . 4. Tạo Icon trên Desktop liên kết với chương trình  “c:\Program Files\Microsoft Office\ Office\Powerpnt.exe”. 1.1. GIAO DIỆN I Khi mới khởi động, màn hình PowerPoint có d PowerPoint ạng: Chọn “Blank Presentation” để tạo mới, hoặc “Open  An Existing Presentation” để mở file đã có. 1.2. GIAO DIỆN II Khi chọn “Blank Presentation”, một màn hình  với 1 trang trắng xuất hiện: 1.3. CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE Công cụ định dạng (Formatting) Cửa sổ mục lục Hệ thống chức năng (Menu) Cửa sổ nội dung Slide Công cụ vẽ hình (Drawing) 1.3.1. CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CÔNG CỤ Hầu  hết  các  công  cụ  văn  phòng  của  Microsoft  đều  có  4  thanh công cụ thông dụng nhất:  Menu, Standard, Formatting  và Drawing, trong đó thanh Menu luôn luôn được hiển thị. 1.Thanh chức năng hệ thống (Menu): Thanh Menu bao gồm các chức năng chính nhau: File: Các chức năng cơ bản về file (tập tin) như: Tạo mới  1 file ­ New; Mở file đã có ­ Open; Lưu file lên đĩa ­ Save; Lưu  file với tên khác –  Save As;  Đóng file đang làm việc ­  Close;  Thiết lập kích thước trang –  Page Setup;  In file ra máy in –  Print; Thoát khỏi ứng dụng – Exit. Edit: Các chức năng cơ bản trong soạn thảo / hiệu chỉnh  như: Chép vào bộ  đệm –  Copy; Dán và văn bản –  Paste; Xóa  bỏ –  Cut; Hủy bỏ thao tác –  Undo; Lặp lại thao tác –  Redo;  Tìm kiếm – Find; Thay thế chuỗi – Replace;  (Tiếp theo) View:  Cách  hiển  thị  file  như:  Normal  ­  Xem  từng  trang;  Slide  Sorter  ­  Sắp  xếp  các  trang;  Slide  Show  ­  Trình  chiếu;  Ruler  ­  Thước  đo...  Quan  trọng  nhất  là  chức  năng  con  Toolbars ­ Hiển thị để chọn/bỏ thanh công cụ. Insert:  Chèn  thêm  trang,  hay  các  đối  tượng  khác  như  ký  hiệu­Symbol  ;  Số  trang­Slide  number;  Tranh  ảnh­ClipArt;  Chữ  nghệ  thuật­WordArt;  Phim  ảnh­Movies;  Bảng­Table;  Biểu đồ­Chart; ... Format:  Định  dạng  Slide,  bao  gồm  đặt  Font  chữ­Font;  Khoảng cách  đoạn/dòng­Line Spacing; Gióng le à­ Alignment;  Đổi  chữ  hoa/thường  ­  Change  case;  Chọn  màu  nền­ Background; Mẫu nền Slide­Template; Màu sắc ­Color... (Tiếp theo) Tools: Các công cụ hỗ trợ như: Sửa tự  động­AutoCorrect;  Phát hiện và sửa lỗi chính tả/văn phạm­Spelling & Grammar,  ... Và các tùy chọn khác­Options. Slide Show: Bao gồm các chức năng cơ bản về việc thiết  lập hiệu  ứng­Animation; Cách chuyển dịch  Slide­Transition;  Thao  tác  khi  chiếu­Slide  Action;  Tạo  nút  chức  năng­Action  Buttons; ... Window: Các chức năng về cách sắp xếp các cửa sổ hiển  thị file. Help: Hướng dẫn sử dụng và công cụ tự  động phát hiện  và hiệu chỉnh văn bản – Detect & Repair.  (Tiếp theo) 2. Thanh chuẩn  (Standard): Bao gồm các nút chức năng thay  thế  cho  một  số  thao  tác  chọn  và  thực  hiện  các  chức  năng  con  của  Menu.  Hình  dạng  của  thanh  công  cụ  chuẩn  như  dưới đây: Lần lượt các nút chức năng từ trái qua: Tạo mới file ppt;  Mở  file ppt đã có; Lưu file lên đĩa; Gửi  Slide qua E­Mail; In  Slide ra máy in; Kiểm tra lỗi chính tả­Spelling; Cắt/xóa văn  bản;  Sao  chép  vào  bộ  đệm­Copy  to  Clipboard;  Dán  từ  bộ  đệm  vào  Slide­Paste;  Sao  chép  định  dạng­Format  Painter;  Hủy  bỏ  các  thao  tác  đã  làm­Undo;  Làm  lại  thao  tác  đã  hủy  bỏ­Redo;  Tạo  liên  kết­Hyperlink;  Đường  viền­Borders;  Thêm  bảng­Insert  Table;  Vẽ  biểu  đồ­Chart;  Thêm  trang  trắng  mới­New  Slide;  Mở  rộng  văn  bản  cửa  sổ  trái;  Hiển  thị  của  sổ  mục  lục  theo  Font  của  Slide;  Phóng  to/thu  nhỏ­ Zoom. (Tiếp theo) 3. Thanh định dạng văn bản  (Formatting): Bao gồm các nút  chức  năng  định  dạng  dữ  liệu  trên  Slide.  Hình  dạng  của  thanh công cụ chuẩn như dưới đây: Các  chức  năng  lần  lượt  từ  trái  qua  là:  Đặt  Font;  Đặt  kích  thước­Size;  Đặt  kiểu  dáng­Style  (Bold­Đậm,  Italic­Nghiêng,  Underline­Gạch  chân,  Shadow­Có  bóng  mờ);  Căn  trái­Left  Alignment;  Căn  giữa­Center;  Căn  phải­Right;  Đánh  số/ký  hiệu đề mục­Bullets & Numbering;  4.  Thanh  vẽ  hình  (Drawing):  Bao  gồm  công  cụ  để  vẽ  đoạn  thẳng, hình chữ nhật, hình Ellipse, ... 5. Các Thanh công cụ khác có thể được chọn bởi chức năng: \View\Toolbars như trong Slide sau:  \View\Toolbars (Tiếp theo) 1.3.2. MỘT SỐ LƯU Ý  Các  Slide  bài  giảng  nên  được  viết  chữ  đen  trên  nền  trắng,  hoặc  chữ  trắng  trên  nền  xanh  đậm  để  tạo  màu  tương  phản  –  màu  này  rất  thích hợp cho các báo cáo khoa học.  Tiêu đề chính (Title) nên có kích thước chữ   (size) từ 30 đến 44.  Tiêu đề phụ (Subtitle) nên có kích thước chữ  nhỏ hơn, khoảng 24 đến 32.  Chữ trong trang chi tiết (Text) có kích thước  từ 16 đến 28 (tùy theo font chữ). 1.4. TRÌNH CHIẾU THỬ MỘT BÁO CÁO TRONG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO Cách 1: Vào Menu View, chọn chức năng Slide Show,  hoặc nhấn phím F5.(luôn luôn chiếu từ Slide đầu) (Tiếp theo) Cách  2:  (chiếu  từ  Slide  hiện  tại).  Bấm  ...