Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Soạn thảo văn bản

Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết người sử dụng máy đều phải biết và ứng dụng nó là việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản. Chương này của bài giảng sẽ giới thiệu và hướng dẫn người học một số chức năng và thao tác cơ bản trong chương trình soạn thảo văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Soạn thảo văn bản Ch−¬ng 2 so¹n th¶o v¨n b¶n 1 Giíi thiÖu chung vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n 1.1 Ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n Trong qu¸ tr×nh sö dông m¸y vi tÝnh, mét trong sè c¸c øng dông mµ hÇu hÕt ng−êi sö dông m¸y ®Òu ph¶i biÕt vµ øng dông nã lµ viÖc sö dông m¸y vi tÝnh ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n. Ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n trªn m¸y tÝnh thùc chÊt lµ mét ch−¬ng tr×nh nh»m khai th¸c c¸c ®Æc ®iÓm cña viÖc ®−a d÷ liÖu vµo tõ bµn phÝm, c¸ch l−u tr÷ th«ng tin vµ c¸ch tæ chøc ®−a th«ng tin ra trªn mµn h×nh hoÆc m¸y in ®Ó sao cho ta cã thÓ sö dông m¸y vi tÝnh nh− c«ng cô ®¸nh m¸y kÕt hîp víi c«ng cô l−u tr÷ tµi liÖu. 1.2 C¸c c«ng viÖc cÇn lµm khi so¹n th¶o v¨n b¶n - NhËp v¨n b¶n vµo m¸y vµ l−u tr÷ chóng trªn c¸c thiÕt bÞ l−u tr÷ nh− ®Üa tõ. - HiÖu chØnh l¹i v¨n b¶n: thùc chÊt lµ qu¸ tr×nh so¸t lçi cña thao t¸c nhËp v¨n b¶n. Víi c¸c v¨n b¶n tiÕng Anh, hÇu hÕt c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n ®Òu cung cÊp cho ng−êi dïng nhiÒu c«ng cô t×m vµ söa lçi rÊt h÷u Ých, nh− kiÓm tra vµ söa lçi chÝnh t¶ (Spelling), ng÷ ph¸p (Grammar), tra cøu tõ ®ång nghÜa - tr¸i nghÜa (Thesaurus), söa lçi tù ®éng vµ gâ t¾t (Autocorrect), tù ®éng ng¾t tõ (Hyphenation),.... - Tr×nh bµy v¨n b¶n: lµ qu¸ tr×nh trang trÝ cho v¨n b¶n ®óng víi ý ®Þnh vµ môc ®Ých cña ng−êi sö dông. VÒ khÝa c¹nh nµy, phÇn lín c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n hiÖn nay ®Òu cung cÊp c¸c c«ng cô t−¬ng ®èi m¹nh cho phÐp ng−êi dïng thµnh th¹o cã thÓ t¹o ra nh÷ng b¶n in mang tÝnh chuyªn nghiÖp. - §−a v¨n b¶n ra mµn h×nh hoÆc m¸y in: th«ng th−êng, c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n ®Òu cã c«ng cô xem v¨n b¶n ®· trang trÝ tr−íc khi in. C«ng cô nµy cho phÐp ng−êi dïng kiÓm tra l¹i lÇn cuèi tÊt c¶ c¸c b−íc tiÕn hµnh so¹n th¶o v¨n b¶n, ®Æc biÖt lµ qu¸ tr×nh tr×nh bµy v¨n b¶n. 17 2 HÖ so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word 2.1 Giíi thiÖu vÒ hÖ so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word Microsoft Word, gäi t¾t lµ MS Word lµ mét ch−¬ng tr×nh chuyªn dông trong lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n. Ngoµi nh÷ng chøc n¨ng th«ng dông cña mét hÖ so¹n th¶o v¨n b¶n, MS Word cßn cung cÊp nh÷ng c«ng cô h÷u hiÖu vµ th©n thiÖn gióp ng−êi sö dông cã thÓ xö lý hÇu hÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n. Trong phÇn nµy chóng t«i giíi thiÖu hÖ so¹n th¶o MS Word trong bé ch−¬ng tr×nh Microsoft Office XP. 2.2 Khëi ®éng vµ tho¸t khái ch−¬ng tr×nh 2.2.1 Khëi ®éng ch−¬ng tr×nh KÝch chuét t¹i biÓu t−îng MS Word trªn mµn h×nh chÝnh cña hÖ ®iÒu hµnh Windows. HoÆc kÝch chuét t¹i nót Start, sau ®ã ®−a chuét tíi môc All Programs, råi kÝch chuét t¹i môc MS Word. HoÆc thùc hiÖn Start -> Run -> gâ vµo ®−êng dÉn tíi tÖp ch−¬ng tr×nh. 2.2.2 Tho¸t khái ch−¬ng tr×nh KÝch chuét t¹i menu File, chän Exit. HoÆc tho¸t khái ch−¬ng tr×nh b»ng c¸ch ®ãng cöa sæ ch−¬ng tr×nh MS Word L−u ý: Trong tr−êng hîp tho¸t khái ch−¬ng tr×nh mµ ch−a ghi l¹i nh÷ng thay ®æi trong tÖp v¨n b¶n ®ang so¹n, MS Word sÏ ®−a ra th«ng b¸o: Chän Yes: l−u l¹i nh÷ng thay ®æi trong v¨n b¶n Chän No: kh«ng l−u l¹i nh÷ng thay ®æi tr−íc ®ã Chän Cancel: ngõng thao t¸c ®ãng v¨n b¶n trë l¹i mµn h×nh so¹n th¶o. 2.3 Mµn h×nh giao tiÕp Sau khi khëi ®éng ch−¬ng tr×nh thµnh c«ng, mµn h×nh giao tiÕp cña MS Word bao gåm c¸c thµnh phÇn c¬ b¶n sau: 18 - Dßng tiªu ®Ò (title bar): chøa tªn ch−¬ng tr×nh vµ tªn tÖp v¨n b¶n ®ang so¹n th¶o. - Dßng menu (menu bar): chøa c¸c lÖnh cña MS Word. - Thanh c«ng cô (tool bar): chøa mét sè biÓu t−îng (icon) thÓ hiÖn mét sè lÖnh th−êng dïng. Chän c¸c lÖnh b»ng chuét. - Th−íc (ruler): lµ th−íc vµ chøa 1sè kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng th«ng dông. Cã mét th−íc ngang vµ mét th−íc däc. T¾t (më) b»ng c¸ch chän menu View Æ Ruler - Vïng nhËp v¨n b¶n (text area): cöa sæ v¨n b¶n lµ phÇn lín nhÊt, dïng ®Ó nhËp v¨n b¶n. - Thanh cuèn (scroll bar): Dïng ®Ó di chuyÓn mµn h×nh cöa sæ v¨n b¶n b»ng chuét. Cã thanh cuèn bªn ph¶i vµ phÝa d−íi. - Dßng tr¹ng th¸i (status bar): cho biÕt mét sè tr¹ng th¸i lµm viÖc (tæng sè trang trong tÖp, trang hiÖn ®ang lµm viÖc, ...) 2.4 C¸c chÕ ®é lµm viÖc Cã rÊt nhiÒu c¸ch tr×nh bµy cöa sæ v¨n b¶n nh−: - Normal: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n theo mét th−íc ngang vµ thÓ hiÖn dÊu hiÖu ph©n trang. - Print Layout: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n theo hai th−íc, ®−îc ph©n trang theo trang giÊy in. 19 - Outline: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n kh«ng cã th−íc, chØ thÝch hîp trong tr−êng hîp thÓ hiÖn nh÷ng v¨n b¶n dµi. Muèn lµm viÖc ë chÕ ®é nµo chän menu View vµ chän môc t−¬ng øng. 2.5 NhËp vµ ®iÒu chØnh v¨n b¶n - NhËp lÇn l−ît c¸c kÝ tù. Kh«ng sö dông phÝm Enter ®Ó xuèng dßng, mµ chØ sö dông phÝm nµy ®Ó kÕt thóc mét ®o¹n v¨n b¶n (paragraph). - Ng¾t mét ®o¹n v¨n b¶n thµnh nhiÒu ®o¹n b»ng c¸ch tíi vÞ trÝ ®Þnh ng¾t, Ên phÝm Enter ®Ó chÌn dÊu kÕt thóc ®o¹n v¨n b¶n (dÊu paragraph) vµo vÞ trÝ ®· ®Þnh. - Nèi hai ®o¹n v¨n b¶n b»ng c¸ch xãa dÊu kÕt thóc ®o¹n n»m ë cuèi ®o¹n trªn (®Õn ®Çu ®o¹n v¨n b¶n d−íi vµ nhÊn phÝm Backspace, hoÆc ®Õn cuèi ®o¹n v¨n b¶n trªn vµ nhÊn phÝm Delete). 2.6 C¸c thao t¸c víi khèi v¨n b¶n Khèi v¨n b¶n lµ mét phÇn v¨n b¶n liªn tôc. Cã mét sè thao t¸c c¬ b¶n víi khèi nh−: 2.6.1 Chän khèi v¨n b¶n (®¸nh dÊu khèi v¨n b¶n) - Chän khèi b»ng bµn phÝm: Gi÷ phÝm Shift, ®ång thêi dïng c¸c phÝm di chuyÓn con trá mµn h×nh ®Ó chän khèi. - Chän khèi b»ng chuét: + Rª chuét tõ ®Çu khèi ®Õn cuèi khèi. + KÝch chuét t¹i kÝ tù ®Çu cña khèi, sau ®ã gi÷a phÝm Shift ®ång thêi kÝch chuét t¹i kÝ tù cuèi cña khèi. + NÕu khèi chän lµ mét dßng th× ®−a con trá chuét vÒ ®Çu dßng sao cho con trá chuét cã h×nh mòi tªn råi kÝch chuét. + NÕu khèi chän lµ mét tõ th× kÝch kÐp vµo tõ ...