Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2 - Bảng tính và Microsoft Excel

Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2 - Bảng tính và Microsoft Excel cung cấp cho các bạn những kiến thức về khái niệm bảng tính; giới thiệu về Microsoft Excel 2007 (cách thức tổ chức thông tin trong Excel, mô tả địa chỉ của một ô trong excel, mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô, liệt kê các loại định dạng số).
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2 - Bảng tính và Microsoft Excel Bài 2 BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCEL TÓM TẮT BÀI TRƯỚC  Khái quát về ICDL  Phần mềm soạn thảo văn bản  Microsoft Word 2007  Các tính năng mới của Microsoft Word 2007 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 2 NỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAY  Khái niệm bảng tính  Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng  Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính  Liệt kê các phần mềm bảng tính  Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô  Khái niệm về hằng số và biểu thức  Giới thiệu về Microsoft Excel 2007  Cách thức tổ chức thông tin trong Excel  Mô tả địa chỉ của một ô trong excel  Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô   Liệt kê các loại định dạng số  Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 3 CÁCH THỨC TỔ CHỨC THÔNG TIN  Thông tin sinh viên: Tên  Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát Cách 1: Cách 2: • Họ tên: Tom, Thể dục: 10, Hát: 8 Tên Thể dục Hát • Họ tên: Jerry, Thể dục: Tom 10 8 Jerry 8 10 8, Hát: 10 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 4 LƯU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN DẠNG BẢNG  Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin  thông dụng:  Không bị lặp lại  Dễ theo dõi  Dễ tính toán Tên Thể dục Hát TB Tom 10 8 9 Jerry 8 10 9 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 5 BẢNG TÍNH  Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin  được trình bày dưới dạng bảng.   Chức năng chính:  Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào  Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ   Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu  Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn  Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 6 ỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNH  Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:  Các công việc văn phòng, hành chính  Các công việc kế toán  Công việc quản lý  Công việc phân tích và thiết kế  … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 7 CÁC PHẦN MỀM BẢNG TÍNH THÔNG DỤNG  Microsoft Excel  Apple iWorks – Apple Numbers  Open Office – Calc : phần mềm miễn phí  Google docs : phần mềm trực tuyến  … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 8 CÁC KHÁI NIỆM CHUNG TRONG BẢNG TÍNH  Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo  bởi các hàng và các cột  Dữ liệu được chứa trong các ô  Nội dung của ô:  Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, …  Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 9 HẰNG SỐ VÀ BIỂU THỨC TRONG BẢNG TÍNH  Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi  Biểu thức:   Hằng số   Địa chỉ của một ô   Các phép tính cơ bản: + / ­ / x /:  Các phép so sánh: >,  100, “Nhiều hơn 100%,  SUM(A1:A6))  Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 10 MICROSOFT EXCEL 2007  Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên  bản thứ 12  Giống như các phần mềm khác trong bộ MS Office 2007,  Excel 2007 cung cấp giao diện mới, đem lại sự tiện lợi cho  người sử dụng  Giảm kích cỡ tệp tin Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 11 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG EXCEL  Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:  Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook có thể bao gồm  nhiều Worksheet.  Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các  dòng và các cột  Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel. Một ô có thể  chứa số hoặc chữ  Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và  1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản  cũ.   Ví dụ: Bảng lương  Worksheet: Tháng 1, …, Tháng 12  Ô: Họ tên nhân viên, lương, … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 12 ĐỊA CHỈ Ô VÀ CÁCH THỨC THAM CHIẾU  Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa  chỉ cột và dòng  Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …  Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …  Ví dụ:  A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13  Địa chỉ ô:   Địa chỉ dòng/cột tương đối:  /   Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $/$  Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 13 THAM CHIẾU TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI  Trong Excel, nếu một công thức chưa tham chiếu tương đối,  khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động  thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.  Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự  động chuyển C2 = A2 + B2  Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng  tham chiếu tương đối hay tuyệt đối Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 14 MIỀN CÁC Ô (RANGE)  Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn  bở ...