Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 5 - Nguyễn Thị Phương Dung

Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 5 cung cấp cho người học những kiến thức như: Quy trình để in ấn; Tính năng Page Setup; Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; Chèn số trang tự động; Xem tài liệu trước khi in; Chuẩn bị dữ liệu; Soạn mẫu tài liệu trộn; Chèn các trường tin lên tài liệu; Thực hiện trộn; Thanh công cụ Maillings. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 5 - Nguyễn Thị Phương Dung Bài 5 IN ẤN VÀ TRỘN TÀI LIỆU Giảng viên : Nguyễn Thị Phương Dung Khoa Công nghệ thông tin – ĐH SP Hà Nội Email : dungntp@hnue.edu.vn Bài giảng : fit.hnue.edu.vn/~dungntp/TinVP IN ẤN TÀI LIỆU NỘI DUNG • In ấn – Quy trình để in ấn – Tính năng Page Setup – Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang – Chèn số trang tự động – Xem tài liệu trước khi in – In tài liệu Quy trình in Định dạng trang in Soạn thảo tài liệu Thiết lập tiêu đề Xem tài liệu trước khi in Thực hiện in Thiết lập trang in • Mở hộp thoại Page Setup: – Vào ribbon Page Layout – Kích mở nhóm lệnh Page Setup • Thiết lập trang in: – Margin: căn lề – Orientation: Hướng giấy • Thiết lập khổ giấy: – Vào tab Paper – Chọn các kích cỡ giấy in trong mục Page size Thiết lập trang in • Mở hộp thoại Page Setup: – Vào ribbon Page Layout – Kích mở nhóm lệnh Page Setup • Thiết lập trang in: – Margin: căn lề – Orientation: Hướng giấy • Thiết lập khổ giấy: – Vào tab Paper – Chọn các kích cỡ giấy in trong mục Page size Chia cột văn bản – Lựa chọn đoạn văn bản cần chia cột – Trên thẻ Page Layout, kích nút lệnh Columns – Chọn số cột cần chia Chia cột văn bản • Preset: chọn kiểu cột cần hiển thị • Number of Columns: số cột cần chia • Width and spacing: xác định độ rộng (Width) và khoảng cách giữa các cột (spacing) • Equal column width: các column có cùng độ rộng • Line between: Tạo đường kẻ phân cách giữa các cột • Apply to: Phạm vi » Selected text: văn bản đang chọn » Whole document: toàn bộ văn bản Tạo tiêu đề đầu trang (Header) • Tạo tiêu đề đầu – Vào ribbon Insert  Chọn Header – Chọn một định dạng tiêu đề đầu – Nhập tiêu đề đầu ở phía trên cùng trang Tạo tiêu đề cuối trang (Footer) • Tạo tiêu đề cuối – Vào ribbon Insert  Chọn Footer – Chọn một định dạng tiêu đề cuối – Nhập tiêu đề ở phía dưới cùng trang Header/Footer khác nhau • Mục đích: tạo các dòng tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang khác nhau tại mỗi chương của tài liệu: • Cách làm: – Tạo mỗi chương là 1 section • Đứng tại đầu mỗi chương. • Vào thẻ: Page Layout/Break/Next Page (trong nhóm Section Break) – Sửa Header/Footer của mỗi chương là không liên kết với section trước Cách tạo section • Đặt con trỏ chuột tại đầu mỗi chương. • Chọn thẻ Page Layout/ chọn lệnh Breaks/ Chọn Next Page Cách tạo Header khác nhau • Sửa Header/Footer của mỗi chương là không liên kết với section trước B1: Nháy kép chuột vào vùng này để sửa B2: Bấm chuột vào đây để bỏ lựa header của chương chọn liên kết đến section trước sau B3: gõ nội dung mới vào đây Đánh số trang, ngày tháng • Thêm số thứ tự trang: – Vào ribbon Design  chọn Page Number • Thêm ngày tháng hiện tại: – Ấn chọn Header hay Footer cần thêm trường – Vào ribbon Design  chọn Date & Time – Chọn định dạng thời gian/ngày tháng Xem tài liệu trước khi in • Xem tài liệu trước khi in: – Vào File  Print: – Bên phải màn hình hiển thị trang văn bản trước khi in Thiết lập in 1. In tất cả các trang 2. In vùng đang chọn 3. In trang hiện thời 4. In các trang tự chọn 5. In các trang lẻ 6. In các trang chẵn Thiết lập in 3.In 2.Chọn số bản in 1.Chọn máy in TRỘN TÀI LIỆU NỘI DUNG  Khái niệm  Chuẩn bị dữ liệu  Soạn mẫu tài liệu trộn  Chèn các trường tin lên tài liệu  Thực hiện trộn  Thanh công cụ Maillings