Bài giảng Văn bản quản lý hành chính Việt Nam: Thư từ giao dịch - TS. Lưu Kiếm Thanh

Bài giảng Văn bản quản lý hành chính Việt Nam: Thư từ giao dịch trình bày tổng quan, phân loại, yêu cầu nội dung, bố cục & thể thức một số loại thư từ giao dịch.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Văn bản quản lý hành chính Việt Nam: Thư từ giao dịch - TS. Lưu Kiếm Thanh Thư từ giao dịch Xin kính chào, anh chị em Học viên TS. Lưu Kiếm Thanh Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính Học viện Hành chính 77 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội 048357083; 047730849 Thư từ giao dịch Tổng quan Phân loại Yêu cầu nội dung Bố cục & Thể thức Một số loại thư 1. Tổng quan • Hoạt động thường ngày của các nhà doanh nghiệp. • Loại hình văn bản sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh; trong giao dịch với đối tác. • Công cụ quan hệ giữa doanh nghiệp với các cấp chính quyền, tổ chức và cá nhân khác. 1. Tổng quan • Thư từ là tên gọi chung cho những văn bản có nội dung thông tin giao dịch do nhà doanh nghiệp soạn thảo và gửi đi theo đường bưu điện hoặc trao tay tới các đối tác của mình trong hoạt động kinh doanh. 1. Tổng quan • Thư từ khác với quyết định ở chỗ không đưa ra quyết định quản lý mà chỉ dùng để trao đổi thông tin; khác với các văn bản hành chính có tên loại (báo cáo, tờ trình, biên bản, v.v...) và công văn ở chỗ nó được viết với tư cách cá nhân các nhà doanh nghiệp, và cũng do đó nó có nội dung và hình thức uyển chuyển hơn, thủ tục đơn giản hơn. 1. Tổng quan • Thư từ có thể là để giải quyết công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của nhà doanh nghiệp - đó là thư từ giao dịch, hoặc có thể dùng để giao tiếp sinh hoạt đời thường - thư từ tư (tư thư). ở đây chỉ xem xét thư từ với nghĩa là thư từ giao dịch. 1. Tổng quan Mặc dù hiện nay, với sự phát triển không ngừng của các ph ương tiện truyền tin hiện đại và thuận tiện, nhanh chóng như các phương tiện điện tử (thư điện tử; điện thoại, v.v...) song theo các chuyên gia thì thư từ vẫn đang và lâu dài sẽ vẫn là phương tiện trao đổi thông tin quan trọng bậc nhất. Theo số liệu khảo sát tại Mỹ vào những n ăm cuối thế kỷ XX, hơn 80% nhân viên Quốc hội cho rằng những cú điện thoại, những công thư dù được đăng ký vào sổ tốt mấy đi nữa vẫn có thể bị người ta lãng quên nhanh chóng, song những thư giao dịch cá nhân thể hiện mối quan hệ liên nhân cách lại được quan tâm chú ý hơn nhiều. Theo nghiên cứu của hãng Parker Pen, hơn 30% các thư ký của nhóm lãnh đạo cao cấp cho rằng những bức thư (trong những trường hợp nhất định kể cả mang tính công vụ) được viết bằng tay và theo những phương thức giao dịch thông thường sẽ tác động có hiệu quả hơn tới các nhà lãnh đạo. Thư tín được soạn thảo trên máy vi tính chiếm vị trí thứ hai (29%), sau đó đến thư bưu tín (24%) và cuối cùng là thư điện tử (14%). Thư từ & Điện thoại Thông thường viết thư sẽ rẻ hơn gọi điện thoại hoặc thân chinh đến gặp gỡ. Luôn luôn đến tay người nhận (trừ trường hợp thất lạc do lỗi bưu điện hoặc một số trường hợp khác) và người nhận dù đi vắng hay bận rộn gì đó thì sớm muộn gì cũng có thể đọc được. Một số loại thư từ có thể sẽ trở thành hồ sơ giao dịch được lưu dưới dạng văn bản và có giá trị pháp lý nhất định. Thư từ đảm bảo tính chất bí mật, thường được đọc riêng; được đọc riêng và nghiên cứu kỹ lưỡng hơn. Có thể kèm theo những văn bản, tài liệu khác khó truyền đạt qua điện thoại như biểu mẫu, sơ đồ, v.v... hoặc quá dài. Có thể được chuyển nhanh và ngay một lúc cho nhiều đối tượng tiếp nhận. Có thời gian để nghiền ngẫm và trình bày sao cho có hiệu quả nhất. Thư từ & Nghệ thuật giao tiếp Cũng vì thư từ không bị hạn chế, ràng buộc bởi những quy định chính thức nào nên việc viết chúng không hề đơn giản. Để có được một bức thư đạt yêu cầu, người viết cần nắm được những thao tác kỹ thuật nhất định, đồng thời phải có một cảm nhận nghệ thuật soạn thảo nhất định do chính cuộc sống tạo nên. 2. Phân loại thư từ 2.1. Về chức năng - Thư tuyên bố (đơn từ); - Thư đề nghị, đề xuất; - Thư chỉ đạo; - Thư khiếu nại; - Thư từ chối; - Thư yêu cầu; - Thư đảm bảo (xác lập một - Thư đặt hàng; sự đảm bảo, thí dụ: bảo - Thư chúc mừng; hành); - Thư mời. - Thư quảng cáo; - Thư khẳng định, xác nhận; - Thư chào hàng; - Thư thông báo; - Thư cảm ơn; - Thư giới thiệu; - Thư chia buồn; - Thư nhắn tin; - Thư truyền tin; - Thư nhắc nhở; - Thư kèm theo. - Thư cảnh báo, cảnh cáo; 2. Phân loại thư từ 2. Về tính chất địa chỉ nhận - Thư một địa chỉ; - Thư nhiều địa chỉ. 3. Về hình thức chuyển giao - Thư qua đường bưu điện thông thường. - Thư điện tử; - Thư điện tín. - Thư chuyển tay. 2. Phân loại thư từ 4. Về tính chất quan hệ giữa nhà doanh nghiệp với người nhận - Thư giao dịch với bên ngoài; - Thư nội bộ. 5. Về tính chất vấn đề giao dịch - Thư vui; - Thư bình thường; - Thư gay cấn. Hoặc: - Thư thương mại; - Chuyên môn; - Xã giao 1. Tổng quan • Văn bản giao dịch trong lĩnh vực thương mại? 1. Tổng quan Điều 5. Giải thích từ ngữ Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1- Hành vi thương mại là hành vi của thương nhân trong hoạt động thương mại làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với các bên có liên quan; 2- Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân, bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội; 3- Hàng hoá gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng, các động sản khác được lưu thông trên thị trường, nhà ở dùng để kinh doanh dưới hình thức cho thuê, mua, bán; 4- Dịch vụ thương mại gồm những dịch vụ gắn với việc mua bán hàng hoá; 5- Xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ th ...