Bài thuyết trình về trộn và in văn bản trong Microsoft Word 2010

Tài liệu tham khảo danh cho các bạn đang tìm hiểu về cách trộn và in văn bản trong Microsoft Word 2010. Việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra giấy.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài thuyết trình về trộn và in văn bản trong Microsoft Word 2010H CH Giáo viên thực tập: Lê Thị Tiển Giảng viên hướng dẫn: Trương Thế QuyKhái niệm trộn văn bản?Là việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu cósẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ragiấyI/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản1/ Tạo văn bản mẫu(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...)2/ Tạo nguồn dữ liệu(Lập danh sách những người được mời được thông báo,..)II/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước)III/ In văn bản1/ Xem trước khi in(Print Preview)2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản:1/ Tạo văn bản mẫu(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...)+Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản nàychứa nội dung không thay đổi.+ Lưu ở dạng *.DOCX+ Văn bản mẫu: I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản: 2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..)+ Là một bảng biểu mà :vMỗi hàng là thông tin của một đối tượng.vMỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy.vLà bảng biểu, lập ở 1 file riêng và đặt ở trang đầu tiên của filevKhông chứa bất kì 1 đối tượng nào kể cả kí tự rỗng+ Lưu ở dạng *.DOCX+ Nguồn dữ liệu:II/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước) II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có 2 cách chọn (theo giao diện) để tiếp tục thực hiện trộn văn bản:Cách 1Cách 2II/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước)Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnhCách 1: +Letters | Select Recipients... rồitrộnchọn 1 trong các lựa chọn sau:II/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước)Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnhCách 1: Ý nghĩa từng mục chọn như sau:trộnII/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước)Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnhtrộn Cách 1: + Chọn tiếp Edit Recipient List... Xuất hiện hộp thoạiII/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước)Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnhtrộnCách 1:... tiếp tục tùy chỉnh các mục chọn: Find Duplicates (Tìm Checkboxs trùng lắp) Sort (Sắp xếp) Find Recipient Validate Addressees Filter (Lọc) (Xác nhận địa chỉ)Checkboxs: Những cá nhân đượctích ở trong hộp checkboxs lànhững người sẽ được gửi ở trongtrộn thư (mail merge). Nếu bạnkhông muốn gửi cho một cá nhânnào trong danh sách bỏ nút tích ởtrong checkboxs.Sort (Sắp xếp): Nhấp chuộtvào tùy chọn sắp xếp để sắpxếp người nhận theo thứ tự nhưmong muốn ví dụ theo thứ tựA,B,C của tên hoặc ngày thángnăm sinh….Filter (Lọc): Nhấp chuộtvào Filter để truy cập vàohộp thoại bộ lọc và lựa chọncột lọc theo mong muốn.Find Duplicates (Tìm trùng lắp):Nhấp chuột vào Find Duplicates,một hộp thoại sẽ mở ra với danhsách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1lần. Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùngđể tránh gửi lặp thông tin.Find Recipient: Tùy chọnnày cho phép bạn tìm thôngtin của một cá nhân cụ thểmột cách dễ dàng.Validate Addressees (Xácnhận địa chỉ): Tùy chọn nàychỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xácnhận địa chỉ tồn tại. (Cácmáy tính của Việt Nam hiệnchưa cài đặt phần mềm này)II/ Các bước tiến hành trộn văn bản(gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộnCách 2:+ Step by Step Mail Merge Wizard để bắtđầu thực hiện 6 bước chọn trong giao diệnmàn hình Word 2003+ 3 trong 6 bước chọn gồm:q Chọn kiểu cho văn bản chính, thông thường là Letter, rồi bấm Next: StartingDocumentq Chọn Use The Current Document (sử dụng văn bản tạm thời để trộn thư, bấmNext : Select Recipients. Xuất hiện hộp thoại tiếp tục bước chọn 3q Chọn nguồn dữ liệu: Chọn Use Existing List và bấm chọn Browse để chỉ ra tênvà vị trí đường dẫnSau khi chọn file, ta thấy hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện hộp Ta quyết định chọn các đối tượng và nhấn OK II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thưQuá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất. Và có thể sửađổi và xem lại kết quả•Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư• Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để kiểmtra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào vănbản và phát hiện các lỗi về fontchữ, cỡ chữ…. Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge) ...