Bạn có nghe tôi nói không?

Chức năng của các phòng ban là nhằm giúp các thành viên tiếp cận được nhiều thông tin về nhau, khi những ban này không thực hiện đầy đủ chức năng của mình đã gây ra không ít vấn đề. Tôi đã quan sát các cuộc họp ban của 1/5 số công ty của Mỹ và có những cuộc phỏng vấn lãnh đạo để hiểu tại sao chức năng thông báo thông tin và phát ngôn của các phòng ban lại bị sao lãng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bạn có nghe tôi nói không? B n có nghe tôi nói không? Ch c năng c a các cu c h p ban là truy n t thông tin và phát ngôn v nh ng k ho ch c a công ty. Nhưng ôi khi các cu c h p này b nhi u thông tin hơn là th c hi n t t ch c năng c a nó? T i sao l i như v y? Ch c năng c a các phòng ban là nh m giúp các thành viên ti p c n ư c nhi u thông tin v nhau, khi nh ng ban này không th c hi n y ch c năng c a mình ã gây ra không ít v n . Tôi ã quan sát các cu c h p ban c a 1/5 s công ty c a M và có nh ng cu c ph ng v n lãnh o hi u t i sao ch c năng thông báo thông tin và phát ngôn c a các phòng ban l i b sao lãng. Có hai tr ng i l n làm nhi u ngu n thông tin t phía các nhà lãnh o. Th nh t, m c dù m t cu c h p ban ư c coi như cu c h p c a m t nhóm ngư i, nhưng th c ch t cu c h p này ch có hai nhóm: giám c và qu n lý. Có quá nhi u lu ng thông tin khác nhau s khi n vi c ti p nh n c a các nhà lãnh o b nhi u sóng nh ngu n: www.khoahoc.com.vn Theo như quan sát, các giám c ch dành 15% th i gian h p làm công vi c tương tác, còn l i là dành cho nh ng nhà qu n lý c p dư i. Chính vì v y, cách h ti p nh n thông tin, ti p thu ý ki n c a nh ng ngư i khác cũng không mang tính tr c ti p và ch mang tính ch n l c, không y . Th hai, lãnh o gi tr ng trách kép r t khó khăn: giám sát và c v n. H qu n lý nh ng v n vĩ mô và b o ms ng thu n khi th c hi n vi c qu n lý chi n lư c. H có nh ng bư c i th n tr ng, b i h ang m b o vai trò c a hai v trí và ph i h p tác v i nhau trong vi c th c hi n chúng. B i vì s óng góp c a nh ng nhà qu n lý có th b m i ngư i xem là h ang phân quy n hơn là ti n hành m t trong hai ch c năng, chính i u này khi n cho vi c truy n t thông tin có tính ch t m c a nh ng nhà qu n lý – tư v n này b gư ng ép. Tôi nh n th y r ng, nhi u lãnh o ưa ra nh ng l i ch trích dè d t v nh ng ý ki n e d a s cân b ng gi a hai ch c năng mà h ang m nh n, th m chí là không ưa ra nh n xét gì tránh mâu thu n. Hai nguyên nhân trên d n n tình tr ng lãnh o thư ng không c pt iv n t và nh quy n h n trong các bu i h p ban mà n khi cu c h p k t thúc vì khi ó v n này ư c bàn b c d dàng hơn, hi u qu và an toàn hơn. M c dù v y, ôi khi s n ph m c a nh ng cu c h p bên l không chính th c này cũng t o ra nh ng thay i quan tr ng. H cho ra ngoài m t vài lãnh o và m t s khác l i tr thành h u qu c a thông tin, i u này ã bóp méo truy n thông. Trong m t vài trư ng h p, h còn i v trí c a nh ng giám cb t ng quan i m trong cu c h p v i nhau, và h u qu c a vi c này là ngư i qu n lý c p dư i không ch u nghe theo ý ki n lãnh o. Tôi ã nh n ra r ng hai y u t gi cho m t cu c h p hi u qu và ý nghĩa là ban qu n tr và s ch o tích c c trong cu c h p. Các phòng ban òi h i ph i có m t ban qu n tr mà không làm công vi c qu n lý. Tuy nhiên, ây l i thư ng là i u b b qua và l i sau cùng trong các cu c h p, khi các nhà lãnh o ã m t m i và s n sàng b ra kh i u m i ý ki n. Song, do vi c t n t i c a qu n lý thư ng c n tr s phát huy ch c năng c a truy n thông, nên ban này ph i có s c n ng c bi t. Hai phòng ban có ch c năng quan tr ng giúp ban qu n tr ho t ng úng theo quy nh ng u là ch t ch ho c lãnh o. Nh ng ban qu n tr này theo sát l ch trình bao g m c th i i m ưa ra nh ng v n m i. Chúng cũng phát tri n m t quá trình xu t ý ki n lên giám c i u hành m t cách chính th c. Phương pháp này th hi n vai trò ngày m t quan tr ng c a ban qu n tr trong t ng b ph n. Ban qu n tr s giúp t o ra s k t n i gi a các lãnh o, thành ph n quan tr ng t o hi u qu truy n thông trong toàn b bu i h p ban. Hãy tích c c l ng nghe thông tin trong các cu c h p phát huy hi u qu c a truy n thông nh ngu n: nghenghiep.jobviet.com S lãnh o tích c c trong cu c h p s vư t quá nghĩa v hành chính thông thư ng phát huy hi u qu c a truy n thông và giúp ho t ng c a các ban như m t nhóm. Nh ng lãnh o các ban có ch c năng quan tr ng ưa ra cu c th o lu n v ch c năng c a ban oàn th là làm gì và th c hi n ch c năng này thì h c n ph i làm như nh ng gì. H s ph i h i các giám c làm sáng t nh ng v n còn vư ng m c, bên c nh ó cũng ưa ra cho nh ng nhà giám c c cơ h i cũng như s ng ý th hi n s il p c a mình, cũng như nh ng quan i m trái ngư c. M t s nhà lãnh o ã thăm dò ý ki n theo t ng th i kỳ c a nh ng giám c bu c h ph i tìm hi u sâu hơn v m t s lĩnh v c n m ngoài chuyên môn c a b n thân, ...