Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữa

Karen Motylewski Phần giới thiệu: Tân trang toà nhà lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển chương trình bảo tồn của cơ quan chủ quản. Quá trình tân trang có thể khắc phục những bất cập về lắp đặt thiết bị khi xây dựng như thiếu hệ thống phòng cháy, hệ thống kiểm soát môi trường kém hiệu quả, mái dột, và sử dụng các khoảng không chưa hợp lý. Tuy nhiên, bất cứ một dự án xây dựng nào cũng gắn liền với những hiểm họa. Sách và các tư liệu bằng giấy đặc...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữaBảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữaKaren MotylewskiPhần giới thiệu:Tân trang toà nhà lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc phát triểnchương trình bảo tồn của cơ quan chủ quản. Quá trình tân trang có thể khắcphục những bất cập về lắp đặt thiết bị khi xây dựng như thiếu hệ thống phòngcháy, hệ thống kiểm soát môi trường kém hiệu quả, mái dột, và sử dụng cáckhoảng không chưa hợp lý.Tuy nhiên, bất cứ một dự án xây dựng nào cũng gắn liền với những hiểm họa.Sách và các tư liệu bằng giấy đặc biệt dễ bị hư hại do cháy, khói, nước, bụibẩn, các chất ô nhiễm hoá học, và vận chuyển không đúng cách, mà toàn bộcác yếu tố trên đều liên quan đến việc tân trang sửa chữa. Thư viện, nơi lưutrữ và bảo tàng cần có thêm các biện pháp bảo vệ thường xuyên để đảm bảoviệc xây dựng toà nhà đúng tiêu chuẩn. Bất cứ rủi ro ở phạm vi nào cũng mấtthời gian để xử lý và cứu chữa và có thể còn đòi hỏi phải thay thế, in ấn lại tàiliệu, hay đòi hỏi các biện pháp bảo tồn, phục chế đối với các tư liệu bị hưhỏng.Trong trường hợp xấu nhất, bản thân toà nhà lưu trữ cũng bị thiệt hại do hoảhoạn liên quan đến quá trình xây dựng. Nên di chuyển các tư liệu lưu trữ raxa khỏi khu vực xây dựng hoặc rào chắn, che phủ kỹ lưỡng các tư liệu lưu trữtrong quá trình xây dựng, tuy vậy rất khó thực hiện việc này. Trong nhiềutrường hợp không có đủ người và cũng không có đủ chỗ để di chuyển tư liệu.Việc rào chắn che phủ tư liệu kỹ lưỡng cũng tốn nhiều công sức và làm chokhông thể truy cập được tư liệu ở một phạm vi rộng, trong khi đó có thể cơquan chủ quản vẫn phải thực hiện công việc truy cập. Do đó cần có nhữngcách ứng phó với từng trường hợp cụ thể. Bản hướng dẫn này có ý định cảnhbáo các cơ quan chủ quản trước các nguy cơ thông thường dẫn đến thiệt hạiliên quan đến quá trình xây dựng và đưa ra một số giải pháp cho các khókhăn có thể tiên liệu được.Trong mọi trường hợp, rất quan trọng khi đưa ra đầy đủ các chi tiết trong cácđiều khoản quy định của hợp đồng để đảm bảo rằng các nhà thầu: (1) hiểu rõkhách hàng đòi hỏi việc tuân thủ hợp đồng một cách nghiêm ngặt về các vấnđề an toàn; (2) chấp nhận chi phí phát sinh để thực hiện một cách nghiêmngặt các biện pháp an toàn; và (3) áp dụng các biện pháp xử lý rủi ro mộtcách hữu hiệu. Tuy nhiên, không nên hy vọng nhà thầu sẽ thực hiện các biệnpháp bảo hộ như đã yêu cầu trong hợp đồng nếu không có sự giám sát tíchcực của khách hàng. Rất khó phát giá chính xác cho các dự án lớn, mà giá bỏthầu để có tính cạnh tranh thì thường thấp hơn giá phát. Do đó các nhà thầucó thể sẽ tìm cách cân đối khoản thâm hụt này bằng cách làm tắt hợp đồng.Nhiều nhà thầu cho rằng khắc phục hậu quả sau thảm hoạ còn rẻ hơn là tìmcách phòng tránh. Vì vậy khi mời thầu nên đưa ra chi phí cho việc thay thếhoặc bảo tồn đối với một số tư liệu đặc trưng, điều đó có thể sẽ thuyết phụccác nhà bỏ thầu suy nghĩ một cách nghiêm túc về các biện pháp phòng ngừahiểm họa.Tầm quan trọng của công tác điều hành và giám sátĐể đảm bảo đầy đủ công tác bảo vệ tư liệu, đòi hỏi phải phân chia có hệthống các hoạt động xây dựng thành các giai đoạn cũng như đòi hỏi có sựliên hệ chặt chẽ giữa kiến trúc sư, nhà thầu, ban điều hành của khách hàng, vàliên lạc viên dự án. Nhân viên của cơ sở chủ quản phải có khả năng lập đượckế hoạch cho việc tiếp tục truy cập các tư liệu nhiều người sử dụng và các tưliệu lưu trữ quan trọng. Những nhân viên này phải nắm được các kế hoạchxây dựng và lịch thi công ở những khu vực lưu trữ quan trọng ngay khi có kếhoạch, vì những khu vực này đòi hỏi phải có sự quan tâm đặc biệt đến vấn đềbảo vệ và an ninh. Cũng phải báo trước cho các nhân viên này về những thayđổi không tránh khỏi trong kế hoạch thi công khi tiến hành dự án. Cần đưa racác điều khoản về trách nhiệm thông báo và phổ biến thông tin trong các quyđịnh của hợp đồng cũng như trong kế hoạch nội bộ về quản lý dự án của cơquan chủ quản.Tốt nhất là nên chỉ định một liên lạc viên dự án, có thể là nhân viên của cơquan chủ quản hoặc thuê nhân viên tư vấn. Liên lạc viên dự án cần đảm bảothực hiện đúng tiến trình các bước vận chuyển di dời khi có hiểm hoạ và đảmbảo sao cho các nhân viên được huấn luyện phù hợp để có thể thực hiện cáctiến trình này. Liên lạc viên dự án phải phối hợp với đội phòng cháy chữacháy địa phương để lên kế hoạch phòng cháy chữa cháy, và phải làm việcchặt chẽ với các nhà chức trách địa phương cũng như với nhà thầu để đảmbảo tuân theo các nội quy cần thiết.Liên lạc viên dự án cần xem lại toàn bộ hợp đồng và mọi điều khoản để đảmbảo tư liệu lưu trữ được bảo vệ đầy đủ cũng như được thu hồi khi xảy ra thiệthại. Có thể thực hiện việc này dưới sự tư vấn của cố vấn pháp luật của cơquan chủ quản. Cần đưa ra các điều khoản và quy trách nhiệm trong cáctrường hợp cần thiết như trong quá trình thu dọn hoặc quá trình che phủ tưliệu khỏi các khí thải và nước. Hợp đồng cũng cần định rõ t ...