Bảo vệ các tài liệu dùng chung

Bạn muốn bảo vệ các tập tin Word và Excel không bị thay đổi khi bạn gửi chúng tới những người khác. Các tập tin dùng chung rất dễ bị thay đổi, chỉnh sửa lại. Vậy có cách nào để giữ nguyên định dạng và nội dung các tập tin bạn gửi?Bảo vệ tài liệu WordBạn có thể bảo vệ được các tập tin Word, tuy nhiên sự bảo vệ này không phải là hoàn hảo. Trong Word 2003, bạn chọn menu Tools - Protect Document....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bảo vệ các tài liệu dùng chungBảo vệ các tài liệu dùng chungBạn muốn bảo vệ các tập tin Word và Excel không bịthay đổi khi bạn gửi chúng tới những người khác. Cáctập tin dùng chung rất dễ bị thay đổi, chỉnh sửa lại. Vậycó cách nào để giữ nguyên định dạng và nội dung các tậptin bạn gửi?Bảo vệ tài liệu WordBạn có thể bảo vệ được các tập tin Word, tuy nhiên sự bảovệ này không phải là hoàn hảo. Trong Word 2003, bạn chọnmenu Tools -> Protect Document. Bạn đánh dấu chọn vàomục Allow only this type of editing in the document. Bạnhãy để nguyên giá trị No changes (Read only), hoặc chọnComments- lựa chọn này cho phép người nhận có thể thêmcác chú thích vào tài liệu. Bạn có thể thêm tài liệu bằng cáchInsert -> Comment mà không làm thay đổi nội dung tài liệu.Sau đó, bạn nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, nhậpmật khẩu 2 lần, nhấn OK.Trong Excel 2003, bạn chọn Tools -> Protection -> ProtectSheet. Trong danh sách các hoạt động được phép, bạn hãy bỏchọn tất cả đánh dấu ngoại trừ 2 lựa chọn đầu tiên (Selectlocked cells và Select unlocked cells). Tiếp theo, bạn nhậpmật khẩu, nhấn OK, và lặp lại bước này một lần nữa. Bởi vìtất cả các ô đều bị khóa nên người sử dụng không có mậtkhẩu sẽ không thể thay đổi được.Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không cho phép người sửdụng khác có thể thay đổi các tập tin của bạn, nhưng vớinhững người sử dụng máy tính có kinh nghiệm thì sự bảo vệnày quá đơn giản với họ. Chẳng hạn, họ có thể sao chép(copy) và dán (paste) các đoạn văn bản từ tài liệu của bạnsang một tài liệu mới, xóa tài liệu gốc đi, thay đổi tên tài liệumới thành tên tài liệu của bạn.Bảo vệ tài liệu ExcelKhông những thế, trên Internet còn có vô số các tiện ích chophép bẻ khóa mật khẩu các tài liệu của Office.Còn một cách nữa, bạn chuyển các tài liệu của mình sangđịnh dạng PDF hoặc lưu lại thành dạng ảnh, cách này sẽ gâykhó khăn hơn khi người nhận định thay đổi tài liệu của bạn.Tuy nhiên, bạn dù cách nào đi nữa thì người nhận cũng cóthể tìm ra cách để phá vỡ. Vì vậy, điều đó còn tùy thuộc vàosự tin tưởng của bạn nơi người nhận.