BENCHMARKING là gì?

Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục dùng để đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành. Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp “tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong ngành”.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
BENCHMARKING là gì? BENCHMARKING là gì?Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục dùng để đánh giá, cải tiến sảnphẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành. Phương pháp nàycũng được định nghĩa như là một phương pháp “tìm kiếm những cách thức tốt nhấttrong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong ngành”.Không giống như các phương pháp phân tích cạnh tranh trước kia tập trung vào mộtngành riêng biệt và xác định “điểm chuẩn” của ngành, benchmarking có thể so sánhđược các phương thức kinh doanh tương tự nhau mà không cần xem liệu sản phẩmđầu ra các khác nhau hay hoặc đầu ra khó tính toán. Điều này đặc biệt thích hợp khi sosánh việc cung cấp dịch vụ IS/IT do việc so sánh tuyệt đối chính xác khó thực hiệnđược..Tại sao benchmarking lại quan trọng?Chính phủ muốn phát triển các dịch vụ công cộng hiện đại, có chất lượng cao, hiệuquả và tập trung vào khách hàng. Các tổ chức giống như tổ chức của bạn sẽ được yêucầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và các tiêu chuẩn dịch vụ hơn là chỉ đơn giảntập trung vào các hoạt động và phương pháp kinh doanh của họ, do vậy, bạn cũng sẽcần phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ cho đáng với số tiền người mua bỏ ra .Bạn cần phải biết rằng tổ chức của bạn đang hoạt động tốt ở mức nào so với nhữngtổ chức khác, bạn cũng cần biết nơi nào đáng bỏ thời gian và tiền bạc ra để cải tiến.Có một vài lợi thế lớn khi sử dụng phương pháp cấu trúc như benchmarking khi tìmkiếm các cơ hội để cải thiện dịch vụ và/hoặc giảm chi phí vì có hiệu quả.Đối với các dự án xây dựng, benchmarking là một bộ phận quan trọng của “AchievingExellence initiative” theo đó, các tổ chức là khách hàng phải so sánh việc quản lý cácdự án xây dựng với những gì mà các tổ chức khác đã đạt được.Những lợi ích tiềm tàngCác tổ chức sử dụng phương pháp benchmarking thành công cho biết phương pháp nàysẽ thu lại lợi ích ít nhất là gấp mười lần chi phí bỏ ra. Benchmarking có thể được sửdụng để giúp cho tổ chức xác định những quy trình nào cần phải hoàn thiện – nghĩa làchúng ta phải đặt mục tiêu đạt được mức tối ưu trong những mặt nào. Phương phápnày cũng có thể giúp cho việc xây dựng mục tiêu – nghĩa là khoảng cách giữa quy trìnhkinh doanh hiện tại trong tổ chức của bạn và thực tiễn hoạt động tối ưu so với các tổchức khác là gì? Nó cũng có thể trợ giúp khi sử dụng kết hợp với một số phương thứccải thiện tình hình hoạt động như phân tích kinh doanh và thiết kế lại quy trình kinhdoanh.Những ai liên quan đến benchmarking?Trong một tổ chức, có 3 bên liên quan đến benchmarking:- Bộ phận kinh doanh – có nghĩa là giám đốc phụ trách kinh doanh chịu trách nhiệm tìmra các dịch vụ để đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh. Mối quan tâm của kháchhàng trong benchmarking sẽ là: “ Tôi có thể cải thiện tình hình hoạt động trong việcmua các dịch vụ và kiểm soát các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời hỗ trợ hoạt độngkinh doanh thông qua những dịch vụ của tổ chức”- Những người sử dụng cuối cùng bên ngoài như công chúng – nghĩa là, bất kỳ ai sửdụng các dịch vụ của tổ chức để tiếp cận thông tin hoặc tiến hành các giao dịch vớichính phủ. Mối quan của họ (thông qua các cơ quan đại diện cho người sử dụng) trongbenchmarking sẽ là: ”Các dịch vụ có thể được cải thiện như thế nào để đáp ứng nhucầu của chúng tôi?” (Bộ phận Performance and Innovation có cung cấp những báo cáonghiên cứu về sự am hiểu của công chúng trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ điện tử,xem thêm báo cáo của Văn phòng Chính phủ “The View from the Queue”)- Các nhà cung cấp dịch vụ, cung cấp các dịch vụ theo thoả thuận cung cấp dịch vụ dokhách hàng thương lượng và kiểm soát. Mối quan tâm của nhà cung cấp trongbenchmarking sẽ là: ” Chúng ta sẽ cải tiến phương pháp cung cấp dch vụ như thế nàođể đáp ứng yêu cầu của khách hàng và dịch vụ nào có hiệu quả về chi phí cũng nhưđược cung cấp kịp thời?”.Các cấp độ áp dụng benchmarkingBenchmarking có thể được áp dụng tại 3 cấp độ sau:- Cấp độ hoạt động - áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ (ví dụ,benchmarking sự tham gia của người sử dụng trong các dự án)- Cấp độ chức năng - có thể xem xét toàn bộ tổ chức (ví dụ, quá trình cung cấp vàquản lý hợp đồng). Áp dụng benchmarking ở cấp độ này sẽ giúp ích cho tất cả các bộphận trong tổ chức- Cấp độ chiến lược – có ảnh hưởng tới hệ thống và quá trình thực hiện việc lập kếhoạch chiến lược của một tổ chức (ví dụ, khuyến khích nguồn sở hữu/tài trợ chochiến lược, các chính sách quản trị và kỹ thuật). Benchmarking chiến lược không phảilà một “thắng lợi nhanh chóng” nhưng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích lớntrong dài hạn, thường là thông qua một quá trình thay đổi triệt để.Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế phù hợp nhất với tổ chức của bạnNhững nguồn tài liệu về những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất đã được công bố làmột tài liệu có giá trị để phát triển những kinh nghiệm tối ưu trong nội bộ tổ chức củabạn, giúp bạ ...