Danh mục

Bốn cách bảo vệ dữ liệu

Số trang: 3      Loại file: doc      Dung lượng: 68.00 KB      Lượt xem: 5      Lượt tải: 0    
Thư viện của tui

Hỗ trợ phí lưu trữ khi tải xuống: 1,000 VND Tải xuống file đầy đủ (3 trang) 0
Xem trước 2 trang đầu tiên của tài liệu này:

Thông tin tài liệu:

Bốn cách bảo vệ dữ liệu Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhưng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúng và những hạn chế của từng cách. Bài này giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bốn cách bảo vệ dữ liệuBốn cách bảo vệ dữ liệu Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhưng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúngvà những hạn chế của từng cách. Bài này giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong Excel97 và 2000. Lưu ý: Những tính năng này không phải dễ dùng. Các tiện ích gỡ mậtkhẩu hiện có và bất cứ ai cố tình xem dữ liệu của bạn đều có thể làm được. Ngoạitrừ VBA trong Excel 2000 là có thể ngăn chặn những tiện ích gỡ mật khẩu. Bảo vệ ô. Mỗi ô đều có 2 tính năng chính: khóa (locked) và ẩn (hidden). Bạnkhông thể sửa đổi một ô đã bị khóa và nội dung của ô bị ẩn không xuất hiện trênthanh công thức khi bạn chọn ô đó. Theo mặc định, mọi ô đều có thuộc tính locked vàhidden. Thuộc tính locked và hidden không có hiệu lực nếu không bảo vệ bảng tính.Muốn thay đổi những thuộc tính này, hãy đánh dấu ô hoặc vùng bạn muốn, chọnFormat.Cells. Vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Protection rồi chọn Lockedhay Hidden. Những ô không khóa vẫn cho phép người dùng nhập dữ liệu vào cònnhững ô có công thức bị khóa và những ô khác thì giữ nguyên không thay đổi (nhưtiêu đề). Nếu không muốn cho người khác thấy công thức của bạn, hãy khóa và giấucác ô có công thức, kết quả của công thức thì thấy được nhưng công thức thì không.Muốn bảo vệ một bảng tính, chọn Tools.Protection.Protect Sheet để mở khung hộithoại Protect Sheet rồi đánh dấu chọn mục Contents. Bạn có thể nhập mật khẩu đểkhông cho người khác xem bảng tính của bạn. Các ô bị khóa trong một bảng tính đãđược bảo vệ không thể sửa đổi được và những thay đổi khác đối với bảng tính cũngbị vô hiệu hóa. Ví dụ, không ai có thể thêm dòng, cột, thay đổi độ rộng dòng, cộthoặc tạo biểu đồ.Hình 1: Công thức trong ô D3 dùng hàm SUBTOTAL để đếm số dòng hiển thị trongdanh sách AutoFiltered. Bảo vệ cửa sổ workbook. Lệnh Tools.Protection.Protect Workbook cho phép bạnbảo vệ bảng tính, khiến không ai có thể thêm, xóa các bảng tính hoặc thay đổi kíchthước, di chuyển cửa sổ workbook. Bảo vệ file workbook. Đây là cách để lưu một workbook theo cách phải nhập mậtkhẩu lúc mở hoặc lúc muốn sửa đổi nó. Với Excel 97, chọn File.Save As để mởkhung hội thoại Save As, sau đó nhấn Options để mở khung hội thoại Save Options.Với Excel 2000, chọn Tools.General Options khi khung hội thoại Save As xuất hiện.Nếu nhập mật khẩu trong trường ỏPassword to openõ, người dùng phải đưa đúngmật khẩu mới mở được file. Nếu nhập mật khẩu vào trường ỏPassword to modifyõ,người dùng phải đưa đúng mật khẩu mới sửa đổi được file. Nếu mật khẩu khôngđúng, file sẽ có thuộc tính chỉ đọc (read-only). Bảo vệ bằng VBA. Nếu workbook có macro VBA, bạn có thể dùng macro này đểkhông cho người khác xem hoặc sửa file. Nhấn - để kích hoạt cửa sổ VBEditor rồi chọn chức năng của bạn từ cửa sổ Project. Chọn Tools.VBA ProjectProperties. Nhấn mục Project, đánh dấu chọn kế bên mục Lock project for viewing vànhập 2 lần mật khẩu vào. Nhấn OK và lưu workbook.Đếm những dòng autofilter Khi dùng Hàm AutoFiltering của Excel, thanh trạng thái sẽ hiển thị số dòng thỏamãn điều kiện. Nhưng con số này thường bị biến mất. Làm sao có thể hiển thị nótrong khi làm việc? Hàm AutoFiltering giấu những dòng không thỏa mãn điều kiện bạn đưa ra. Sau khiáp dụng điều kiện, Excel hiển thị số các mẫu tin trên thanh trạng thái nhưng con sốnày biến đi khi thực hiện tính toán trên bảng tính. Muốn hiển thị số những dòng trongdanh sách AutoFiltered, hãy tạo một công thức dùng hàm SUBTOTAL của Excel.Thông số đầu của SUBTOTAL chỉ ra loại toán tử (số 2 hiển thị tổng số ô nhìn thấyđược trong một vùng). Hình 1 hiển thị một phần của danh sách có 3000 dòng từ dòng 6 đến 3006. Côngthức trong ô D3 là =SUBTOTAL (2,A6:A3006). Công thức này đếm số ô nhìn thấyđược trong vùng (ngoại trừ dòng tiêu đề). Khi thay đổi điều kiện tìm kiếm, kết quảcông thức sẽ khác đi. Hàm SUBTOTAL chỉ làm việc với AutoFiltering và outlining. Nếugiấu dòng bằng tay, kết quả sẽ không chính xác.Diễm TrangPC World Mỹ 12/1999Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vôhiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạncó thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác.Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Editcủa khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này,bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạnchọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn . Nhấn đúp vào một ôkhông chứa công thức sẽ chẳng được gì.Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng.Sau đây là cách thực hiện:1. Chọn bảng.2. Chọn Edit.Copy.3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.4. Chọn Edit.Paste Special.5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ. Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn. Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn -V hay-. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lầnvì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùnglệnh Paste.In theo số trang bạn cần Bạn có thể dùng tùy chọn in ấn Fit To của Excel để in bảng tính vào trọn mộttrang. Và bạn cũng có thể dùng tùy chọn này để in một bảng tính lớn vào số trang đãchỉ định. Ví dụ, muốn in một bảng tính có 10 cột và 250 dòng vào 2 trang giấy, thựchiện như sau:1. Chọn File.Page Setup.2. Dưới mục Scaling, đặt mục Fit To = 1 Pages Wide by 2 Pages Tall.3. Nhấn Print và OK.Dùng lệnh Goto Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này giớithiệu phương cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện nhưsau:1. Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ nà ...

Tài liệu được xem nhiều: