Bước đầu đánh giá vai trò của kiểm duyệt văn bản thông qua việc khảo sát một số lỗi trong văn bản hành chính

Thực tế cho thấy, có nhiều văn bản hành chính còn tồn tại lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày như phông chữ, cỡ chữ, chính tả.… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý và quản lý văn bản. Từ việc khảo sát và phát hiện những lỗi sai về hình thức trong một số văn bản hành chính, bước đầu đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bước đầu đánh giá vai trò của kiểm duyệt văn bản thông qua việc khảo sát một số lỗi trong văn bản hành chính Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 291 - 295 BƯỚC ĐẦU ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA KIỂM DUYỆT VĂN BẢN THÔNG QUA VIỆC KHẢO SÁT MỘT SỐ LỖI TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Vũ Thị Vân* Trường Đại học Khoa học - ĐH Thái Nguyên TÓM TẮT Thực tế cho thấy, có nhiều văn bản hành chính còn tồn tại lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày như phông chữ, cỡ chữ, chính tả.… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý và quản lý văn bản. Từ việc khảo sát và phát hiện những lỗi sai về hình thức trong một số văn bản hành chính, bước đầu đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành. Kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành không chỉ góp phần hạn chế những lỗi sai trên mà còn giúp cho công tác quản lý văn bản được đúng quy định. Từ khóa: văn bản hành chính, thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình, kiểm tra, kiểm duyệt. ĐẶT VẤN ĐỀ* Công tác quản lý văn bản từ lâu đã trở thành một phần công việc quan trọng, không thể thiếu của công tác văn thư lưu trữ. Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này và coi đây là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý Nhà nước. Từ năm 1963, Chính phủ đã ban hành Nghị định 142/CP trong đó quy định rõ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Đến 08/ 7/ 2004, sau 41 năm thực hiện, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 110/2004-CP thay thế cho Nghị định 142/CP về công tác văn thư và đến năm 2010, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. Trong thực tế, không cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nào hoạt động mà không có (diễn ra) việc soạn thảo, ban hành, chuyển, nhận văn bản. Nói cách khác, văn bản giấy tờ là công việc diễn ra hàng ngày, thường xuyên, gắn liền với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn bản giúp cho các tổ chức, đơn vị giao dịch, truyền tải thông tin, tổ chức quản lý, thể hiện cơ sở pháp lý... PHẠM VI NGHIÊN CỨU Trong những năm qua, đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu, trao đổi, thảo luận về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, điều đó * Tel: 0987 349900, Email: vandhkh@gmail.com góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ dần đi vào nền nếp, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính Nhà nước có hiệu quả...Tuy nhiên, qua thực tế công tác, tình trạng văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày còn khá phổ biến, do vậy, chưa phát huy được vai trò trong thực tiễn...Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi đề cập tới một khía cạnh trong công tác văn thư, đó là bước đầu đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt, kiểm tra văn bản hành chính (quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình,...) trước khi ký ban hành thông qua việc khảo sát, thống kê những lỗi sai thường gặp về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính để bạn đọc cùng trao đổi, bàn luận. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, THẢO LUẬN Tại sao phải kiểm duyệt, kiểm tra, văn bản trước khi ký ban hành? Trước hết, cần phải khẳng định, việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là việc làm cần thiết và bắt buộc trong công tác quản lý văn bản nói riêng và trong công tác văn thư nói chung của mỗi cơ quan, tổ chức. Vấn đề này được quy định cụ thể tại khoản 5, Điều 1 của Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 của Chính phủ như sau: 'Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình 291 Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật'. Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư và Quyết định số 2818/QĐBGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng quy định cụ thể về việc kiểm tra văn bản, đó là: ' Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chuẩn xác của nội dung văn bản. Thư ký của Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức văn bản theo đúng quy định' (Trích Điều 25). Văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/ 7/ 2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến cũng quy định rõ 'Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết”. Quy định về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 161/QĐĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 của Đại học Thái Nguyên quy định việc “kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” trong Đại học Thái Nguyên và các trường thành viên như sau: “1. Đối với văn bản của Đại học Thái Nguyên Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đại học Thái Nguyên. 2. Đối với văn bản của các đơn vị Lãnh đạo phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của đơn vị...' (Trích Điều 12) 292 96(08): 291 - 295 Như vậy, có thể khẳng định khâu rà soát, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là việc làm cần thiết và bắt buộc trong công tác quản lý văn bản. Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào, muốn thực hiện tốt công tác quản lý văn bản thì không được bỏ qua khâu, bước nào trong quy trình ban hành văn bản, đặc biệt là khâu kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành. Ngườ ...