Các cách tổ chức nhóm làm việc hiệu quả

Các khái niệm về nhóm làm việc Nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện. Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Các cách tổ chức nhóm làm việc hiệu quả Các cách tổ chức nhóm làm việc hiệu quả1. Các khái niệm về nhóm làm việcNhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện.Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đốivới một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. Tuy nhiên, ít có tậpthể nhân viên nào lại hội đủ điều kiện của nhóm, mà thông thường đó chỉ là các tổlàm việc.Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viênvà các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tấtnhiệm vụ của họ. Hình 1-1 minh họa sự liên kết giữa các thành viên trong tổ làmviệc tại phân xưởng chế tạo bản in. Ở đây, mỗi nhân viên thực hiện công việc củamình dưới sự chỉ đạo của nhà quản lý và chỉ có sự hợp tác giữa nhà quản lý vớitừng nhân viên riêng lẻ chứ không có sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau. Giữacấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo.Nhiều phòng ban hoạt động theo mô hình tổ làm việc này. Ở đây, mỗi nhân viên tựmình thực thi công việc dưới sự chỉ đạo của tổ trưởng hay nhà quản lý và thường íttương tác với các thành viên khác trong phòng ban. Thông thường, nhà quản lý sẽnói với các thành viên trong tổ làm việc: Đây là mục tiêu của phòng chúng ta vàđây là phần nhiệm vụ của anh. Nếu các thành viên thực hiện theo hướng dẫn, họsẽ đạt được mục tiêu đó. Cấp trên chịu trách nhiệm đưa ra mọi quyết định quantrọng và hợp nhất nhiều phần việc khác nhau của các thành viên. Còn trong môitrường nhóm làm việc thì những chức năng chủ chốt này do chính các thành viênthực hiện.Tổ làm việc có một số ưu điểm nhất định. Vì nhu cầu phối hợp trong tổ là rất nhỏnên (1) tổ có tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòngban, (2) nhiệm vụ được giao phó hợp lý và (3) nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầucần thiết để đạt được mục tiêu chung. Tuy nhiên, tổ làm việc theo kiểu truyềnthống cũng có một số nhược điểm. Đó là nhà quản lý phải mất thời gian tập hợpmọi thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết định. Hơn nữa, đôi khiviệc tập trung quyền quyết định vào một người duy nhất có thể là điều mạo hiểm.Trong khi đó, nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùngnhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợpnhững cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệmthực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau vàvới trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung, như được trình bày trong hình 1-2.Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phầnviệc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vàotrưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng nhưkhi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái vớitổ làm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhómphản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến nhữngquyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn.Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạonhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman đã kếtluận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự: Nhiệm vụ và ranhgiới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lýcác quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhómtrong một khoảng thời gian nhất định. Đây không phải là định nghĩa của tổ làmviệc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổlàm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổlàm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của Hackman, Nếu đượctriển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan. Nhưng sựnhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thựchiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là tráchnhiệm của cả nhóm.Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêutrên. Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia.Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ởmột điểm nào đó giữa hai thái cực này.Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợpTPHCM2. Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo (Phần 1)Bài này thuộc sự kiện/chuyên đề: Xây dựng tổ nhóm ảo( Bình chọn: 2 -- Thảo luận: 0 -- Số lần đọc: 841)Bạn là người thích hoạt động theo nhóm. Nhóm của bạn là nơi cho kết quả làmviệc cao, nơi bạn cảm thấy mình tràn đầy năng lượng. Bạn có thể học hỏi, trao đổikiến thức và kinh nghiệm và giúp đỡ các thành viên khác cùng tiến bộ. Bạn tìmthấy một nơi bạn dễ dàng bày tỏ và hỏi han những điều bạn khó nói với ngườikhác. B ...