Cách làm việc hiệu quả hơn trong Windows- P2

Tham khảo tài liệu cách làm việc hiệu quả hơn trong windows- p2, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách làm việc hiệu quả hơn trong Windows- P2Đổi tên file nhanh chóng. Bạn cần thay đổi rất nhiều filetrong Windows Explorer? Hãy chọn file đầu tiên trongdanh sách rồi nhấn F2 và điền tên mới. Khi thay đổi xong,nhấn Tab thay vì nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang filetiếp theo trong danh sách và tự động chọn toàn bộ tên fileđể bạn có thể chỉnh sửa luôn tên mà không cần phải nhấnphím Backspace. Tiếp tục nhấn phím Tab và bạn sẽ chỉnhsửa được cả một danh sách trong thời gian ngắn. (Xem thêmvideo Đổi tên nhiều file một cách nhanh chóng)Kéo vào Outlook. Trong Outlook, bạn có thể kéo bất kìmột mục tin nào tới các khu vực khác của chương trình.Sau đó, chương trình sẽ tạo ra một mục tin mới ở đó, vớithông tin đã được kéo giống như một phần của mục tinmới. Ví dụ, nếu bạn kéo một email vào nút Contacts, nó sẽtạo một contact mới cho người gửi, tự động điền mụcName và Email và đặt phần thân của message vào mụcNotes. Nếu kéo một liên lạc vào Calendar và bạn đã có thểtạo thư mời họp mặt, sẵn sàng gửi cho người này.Không nên thường xuyên kiểm tra email. Kiểm trathường xuyên sẽ khiến bạn mất tập trung và làm gián đoạncông việc của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sangmột khoảng thời gian khác bớt xao nhãng hơn: Cứ 10 – 15phút là khoảng thời gian đủ để bạn tập trung vào công việcnhưng cũng không làm mọi người khó chịu khi chờ bạn trảlời. Trong Outlook, kích Ctrl-Alt-S và chỉnh sửa số trong‘Schedule an automatic send/receive every __ minutes’để nhận email mới trong khoảng thời gian này.Tìm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổidòng tiêu đề là được. Chẳng có điều gì khó chịu hơn việcnhận một bức email quan trọng có có dòng tiêu đề “vô vị”,không có dấu hiệu gì của email quan trọng ví như “này”(Thậm chí dòng tiêu đề còn bị để trống). Một tiêu đề có ýnghĩa sẽ nâng cấp khả năng tìm kiếm cũng như giúp emailcủa bạn trở nên giá trị hơn. Trong Outlook, mở messagequan trọng ra, chọn dòng tiêu đề và điền một tiêu đề ýnghĩa nhất bạn muốn.Chọn nhiều file một cách dễ dàng. Sử dụng phím Ctrlhoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rấtkhó và còn xảy ra lỗi. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyêncần phải mở nhiều file cùng một lúc, hãy bật hệ thống hộpđánh dấu của Windows – nó sẽ giúp bạn chọn các file dễdàng hơn. Trong Windows Explorer, bạn có thể tìm thấycài đặt này dưới mục Organize > Folder and searchoptions > View. Kéo thanh trượt xuống dưới và chọn Usecheck boxes to select items rồi kích OK. Sau đó, khi muốnchọn nhiều file, folder, chỉ cần kích vào ô vuông bên cạnhthẻ Name là được.Sử dụng hệ thống phân nhóm của Outlook. Outlook chophép bạn quy ước màu cho các message, danh sách tác vụcác mục tin, lịch, và thậm chí là các liên lạc thành 6 mụckhác nhau. Chỉ vào một hệ thống và gắn màu cho chúng. Vídụ, màu đỏ dành cho công việc kinh doanh, xanh cho cácdữ liệu cá nhân. Hoặc, bạn cũng có thể quy ước màu chocác mục tin dựa theo mức độ khẩn cấp: xanh lá cây cho cácviệc “cần làm trong ngày”, xanh da trời cho “cần làm trongtuần” và vàng dành cho “cần làm trong tháng”.Nâng cấp tính năng ‘Send To’. Khi phải chuột vào mộtfile trong Windows Explorer, nhấn phím Shift trước khikích rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạtcác lựa chọn phụ, ví như chuyển file sang một folderthường được sử dụng.Sử dụng tính năng tìm kiếm folder của Outlook. Mặc dùhiện nay tính năng tìm kiếm dữ liệu và gắn chỉ số PC đã trởnên thông dụng, tính năng Search Folders trong Outlookvẫn có một chức năng. Đặc biệt, các folder này sẽ lưu lạibản copy của tất cả message dựa trên các rule bạn đã địnhtrước đó – ví như các message có từ khóa trong dòng tiêuđề hoặc được gửi/nhận từ một người nào đó – và các foldernày sẽ tự cập nhật khi có messeage mới. Nếu bạn thườngxuyên phải kiểm tra các thông báo từ một ai đó (ví như sếpcủa bạn hoặc khách hàng quan trọng), nhưng việc sắp xếpchúng vào folder cá nhân không hiệu quả với bạn, SearchFolders sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể cài đặtchúng qua New > Search Folders.Thay thế ‘Favorites’ của Windows Explorer. Kéo cácfolder lên trên cùng bên trái của màn hình từ Explorer rồisắp xếp chúng theo cách bạn muốn. Phải chuột và chọnRemove để loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không muốn.Cài đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trình email củabạn chưa có tính năng này, bạn có thể tìm kiếm chươngtrình lọc spam để dùng. Một lựa chọn tốt có thể là chươngtrình Cloudmark DesktopOneSử dụng máy tính của Windows 7. Bạn không phải tìmkiếm một trang web đặc biệt hoặc một chiếc máy tính cầmtay để giải các bài toán phức tạp. Tiện ích Calculator trongWindows 7 có khả năng mạnh mẽ hơn nhiều so với bềngoài của nó. Kích vào nút View để sử dụng các máy tínhkhác như Scientific, Programmer, và Statistics cùng vớidate calculator để tính ngày, bộ chuyển đổi và thậm chí là ...