Cách thức tiến hành một cuộc họp hiệu quả

Các cuộc họp là một trong những cách tuyệt vời để tổng hợp ý kiến, pháttriển các ý tưởng và quản lý các hoạt động nhóm, tuy nhiên việc trao đổi vớicác thành viên có thể dễ dàng thất bại nếu không có sự chuẩn bị và hướngdẫn đầy đủ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách thức tiến hành một cuộc họp hiệu quảCáchthứctiếnhànhmộtcuộchọphiệuquả Gửi email Bản in 04:00 PM - Thứ bảy,Mindtools 09/08/2008Các cuộc họp là một trong những cách tuyệt vời để tổng hợp ý kiến, pháttriển các ý tưởng và quản lý các hoạt động nhóm, tuy nhiên việc trao đổi vớicác thành viên có thể dễ dàng thất bại nếu không có sự chuẩn bị và hướngdẫn đầy đủ.Tầm quan trọng của sự chuẩn bịĐể đảm bảo các thành viên tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, tiến hànhcuộc họp của bạn bằng cách thiết kế thời điểm họp cho phép tất cả thànhviên tham dự thời gian cần thiết để chuẩn bị.Với thời điểm và địa điểm diễn ra cuộc họp, chuẩn bị trả lời tất cả các câuhỏi do các thành viên tham dự đặt ra. Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, đưara lịch trình cho cuộc họp, hoàn chỉnh tất cả các chi tiết lưu ý. Trong nhữngchi tiết lưu ý này, tóm tắt công việc và mục tiêu dự định của cuộc họp, và chiasẻ với các thành viên tham dự. Điều này cho phép tất cả thành viên chuẩn bịvà sẵn sàng tham gia cuộc họp nhằm giải quyết hiệu quả các vấn đề đặt ra.Sự thành công của cuộc họp phụ thuộc nhiều vào khả năng trình bày củangười chủ trì. Để làm tốt điều này, người chủ trì cuộc họp nên: Thống nhất lịch trình làm việc đến tất cả thành viên tham dự. • Tiến hành thảo luận và khuyến khích tất cả các thành viên tham gia. • Tốc độ công việc được tiến hành phù hợp – không quá nhanh hay qúa • chậm. Tóm tắt việc thảo luận và những ý kiến đề xuất ở thời điểm kết thúc • mỗi phần. Thông báo biên bản cuộc họp đến tất cả các thành viên tham dự. •Những hướng dẫn này sẽ giúp đảm bảo cuộc họp của bạn thành công và hiệuquả, song song bên cạnh đó còn có những hướng dẫn quan trọng khác bạn cầnbiết để đảm bảo chắc chắn cuộc họp và kỹ năng đàm phán của bạn là khảquan và sẵn sàng đệ trình lên Ban Giám đốc.Chủ trì cuộc họpViệc lựa chọn các thành viên tham dự là nhân tố đảm bảo cho sự thành côngcuộc họp. Đảm bảo tất cả các thành viên tham dự có thể đóng góp và lựachọn cách giải quyết vấn đề tốt nhất. Đảm bảo số thành viên tham gia tối đalà 12 người, tốt nhất là ít hơn, và đảm bảo các thành viên liên quan tham dựđầy đủ.Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, tập trung chỉ đạo để đảm bảo các ý kiếnvà ý tưởng của các thành viên được lắng nghe bằng cách chỉ đạo cuộc họp đểcác cuộc thảo luận diễn ra một cách thuận tiện, và sẽ không có những tranhluận cá nhân khác giữa hai người. Khi thời gian cho mỗi vấn đề tranh luậnsắp hết, bạn phải tìm cách dừng cuộc thảo luận lại, sau đó tổng kết các ýkiến một cách nhanh chóng và chuyển đổi qua các vấn đề khác theo lịch trìnhcuộc họp.Khi một vấn đề được giải quyết hoặc được thông qua, làm rõ ai là người chịutrách nhiệm cho vấn đề này. Tổng kết những công việc được giải quyết vàthể hiện trên biên bản cuộc họp.Phát hành biên bản cuộc họpBiên bản cuộc họp ghi chép các quyết định và các công việc được thông qua.Điều quan trọng, các biên bản này là tài liệu tham khảo chuẩn bị cho các cuộchọp kế tiếp.Cách thức phát hành biên bản cuộc họp phụ thuộc vào tầm quan trọng củavấn đề và ở đó việc ghi chép là quan trọng, vì vậy bạn cần các biên bản chitiết cuộc họp. Trong trường hợp khác, biên bản họp có thể là danh sách liệt kêcác quyết định được thông qua và người chịu trách nhiệm cho các quyết địnhđó. Tóm lại, các biên bản càng ngắn thì càng tốt miễn là các thông tin quantrọng được ghi chép đầy đủ – điều này giúp cho các biên bản được chuẩn bịvà phân loại một cách nhanh chóng và dễ dàng.Nếu người chủ trì cuộc họp có thể phát hành biên bản sau 24 tiếng đồng hồđặc biệt là nếu phát hành ngay trong ngày kết thúc cuộc họp, điều này tạo ấntượng rất tốt. ...