CEO giỏi phải biết quản lý thời gian

Bạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào? Đây là một câu hỏi đơn giản, nhưng nhiều nhà lãnh đạo, bao gồm cả tôi, nhiều khi lại không thể trả lời một cách chính xác. Lloyd Blankfien - CEO của Goldman Sachs, một trong những nhân vật quyền lực nhất Phố Wall chia sẻ kinh nghiệm quản trị bản thân như sau
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CEO giỏi phải biết quản lý thời gianCEO giỏi phải biết quản lý thời gianBạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào? Đây là mộtcâu hỏi đơn giản, nhưng nhiều nhà lãnh đạo, bao gồm cả tôi,nhiều khi lại không thể trả lời một cách chính xác. LloydBlankfien - CEO của Goldman Sachs, một trong những nhân vậtquyền lực nhất Phố Wall chia sẻ kinh nghiệm quản trị bản thânnhư sau:Bạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào? Một khi bạnđã xác định được các ưu tiên của mình, bạn cần kiểm điểm xemliệu bạn có đang sử dụng thời gian và cũng là tài sản quý giánhất của mình, để đạt được các ưu tiên đó hay không. Ví như,nếu 2 ưu tiên chính của bạn là phát triển nhân viên cấp cao vàmở rộng thị trường ra toàn cầu, nhưng bạn lại đang sử dụngphần lớn thời gian của mình vào các hoạt động trong nước vàcác vấn đề hành chính nội bộ. Đó là lúc cần thay đổi.Lloyd Blankfien - một trong những nhân vật quyền lực nhất PhốWallKhi các nhà lãnh đạo cuối cùng cũng theo dõi thời gian củamình thì họ thường ngạc nhiên với những gì họ nhận ra. Hầu hếtchúng ta đều bị các sự kiện không mong đợi và các xáo trộnhằng ngày làm cho trở nên thụ động, không thể chủ động thựchiện kế hoạch đã đề ra.Tôi đã khuyên nhiều nhà lãnh đạo theo dõi cách họ sử dụng mỗigiờ hằng ngày, và phân loại thời gian cho các loại hoạt động nhưphát triển kinh doanh, quản lý con người, và lên kế hoạch chiếnlược. Trong hầu hết mọi trường hợp, các kết quả của bài tập nàyđã gây ngạc nhiên, thậm chí là kinh ngạc – có sự không thốngnhất giữa các ưu tiên hàng đầu và cách sử dụng thời gian.Ví dụ, một vị giám đốc điều hành của một công ty sản xuất cỡvừa đã nản lòng vì ông làm việc 70 tiếng mỗi tuần nhưng dườngnhư không bao giờ theo kịp tiến độ. Cuộc sống gia đình của ôngbị ảnh hưởng, và ở nơi làm việc, ông thường không có thời giancho nhân viên của mình hay các khách hàng lớn.Tôi đã khuyên ông lùi lại và đánh giá lại cách ông quản lý thờigian từng giờ trong vòng một tuần. Chúng tôi ngồi lại để kiểmtra các kết quả và chú ý rằng ông đã sử dụng một lượng lớn thờigian để phê duyệt các chi phí của công ty, một vài khoản rất nhỏvào khoảng 500 đô - trong khi công ty có doanh số bán hàng 500triệu đô.Tại văn phòng của tôi, ông gặp khó khăn trong việc giải thích tạisao ông lại không phân công một phần trách nhiệm này cho cáccấp dưới. Hóa ra đây là hoạt động được để lại từ nhiệm kỳ trước- khi công ty có quy mô nhỏ hơn rất nhiều.Bằng cách giao việc phê duyệt các chi phí hoạt động dưới25.000 đô cho cấp dưới, ông nhận ra rằng ông có thể tiết kiệmđến 15 giờ mỗi tuần. Ông hết sức ngạc nhiên rằng mình đãkhông nhận ra vấn đề và thực hiện thay đổi đơn giản này sớmhơn.Cách bạn sử dụng thời gian là một câu hỏi quan trọng không chỉcho chính bạn mà cho cả đội ngũ làm việc cùng bạn.Giám đốc điều hành của một công ty dịch vụ chuyên nghiệp với300 nhân viên và tốc độc tăng trưởng nhanh đã nhận ra rằng, đểxây dựng công ty, các giám đốc cấp cao cần phát triển mối quanhệ chặt chẽ và thực chất hơn với khách hàng. Điều này đồngnghĩa với việc các nhà quản trị cấp cao cần nhiều thời gian ngoàivăn phòng hơn là dành cho các cuộc họp.Khi được hỏi cách sử dụng thời gian, vị giám đốc điều hành đãkhông thể trả lời. Sau khi theo dõi trong một tuần, ông bị sốc khinhận ra rằng ông đã dành một phần lớn thời gian cho các côngviệc hành chính liên quan đến việc quản lý công ty.Ông nhận ra, sự chú ý mà ông dành cho những vấn đề này đãkhông phản ánh được các ưu tiên của công ty và đã gửi mộtthông điệp sai cho nhân viên viên của mình. Ông lập tức thúc épchính mình để phân công một số lượng lớn công việc hành chínhcho cấp dưới, tăng lượng thời gian làm việc với khách hàng, vàtạo nên một hình mẫu sống động cho nhân viên của mình. Ôngchỉ đạo từng giám đốc cấp cao làm các bài tập phân phối thờigian tương tự, để đảm bảo rằng họ đang dành đủ thời gian chocác khách hàng.Đương nhiên, cách mà một nhà lãnh đạo sử dụng thời gian củamình còn tùy theo yêu cầu của công viêc, vốn phụ thuộc vàothời gian trong một năm, các thay đổi nhân sự, và các nhân tốbên ngoài. Điều quan trọng là dù bạn quyết định điều gì, việcphân phối thời gian cần là một quyết định sáng suốt phù hợp vớimục tiêu và các ưu tiên của công ty.Với áp lực vận hành một công ty, việc mất tập trung là điều dễxảy ra, vì vậy bạn cần hỏi bản thân câu hỏi này thường xuyên.Giống như khi bạn lùi lại và đánh giá một quyết định đầu tưquan trọng, bạn cần bình tĩnh đánh giá cách bạn đầu tư thời giancủa mình. ...